壹、建立分級采購制度
集團公司要根據實際情況的不同,對本集團公司及各子公司實行分級采購的管理模式,即集團公司和子公司分級采購,各子公司實行物資集中采購。企業集團應統壹認識,建立和完善集團內部集中采購的管理體制,建立集中采購的框架體系。壹是建立集團統壹的物資集中采購部門,實行集團對成員單位所需物資進行集中采購;二是進壹步完善非集團集中物資的外購審批制度;三是加強對集團采購資源的管理,維護企業集團的整體利益。
二、建立集中采購目錄
集團公司要對采購項目需求和采購時間需求進行統籌安排,做出年度、季度計劃,制定集中采購目錄。
首先,集團公司領導及業務需求部門應高度重視年度、季度采購計劃編制工作。因為壹份準確的采購計劃不僅會給自身部門工作質量帶來提升,也是對集中采購部門工作負責的表現。
其次,應著重增強采購計劃的科學性。年末各需求部門根據采購目錄和實際工作需要,科學預見下壹年度采購計劃,科學編制集中采購目錄;在編制過程中應盡力做好計劃準備、需求評估、需求計算分析等主要環節工作,同時可在各子公司廣泛進行調研,充分體現計劃編制的科學性和民主性,在此基礎上統籌協調,正確決策,以平衡各子公司利益。
最後,要加強物資目錄管理,特別是新裝備所對應物資目錄的創建工作,優化目錄管理功能,確保編制、審核物資編號科學和準確,全面拓展信息管理運用空間,擴大對市場信息、價格波動、物資需求計劃提報、庫存動態和配送等信息的***享,提高集中采購工作效率,降低采購成本。
三、加強內部控制
在集中采購模式下,賣方市場轉變為買方市場,生產廠家、中間供應商找上門來做生意的絡繹不絕,在這種市場環境下如何通過規範采購人員的行為,做到既能規避采購風險,又能真正實現“公開、公正、公平”,是企業物資采購面臨的重要問題。要規範集團公司的采購行為,規避采購中可能出現的種種風險,不能只靠經營者、各級管理者和有關業務人員的個人覺悟,根本途徑是要建立與完善內部控制制度與程序,不斷強化教育,增強法紀觀念,重視職業道德建設,做到依法照章辦事,真正做到用制度管人、用制度管事,使包括總公司在內的采購人員能做到有法可依、有章可循。此外,要定期對集團公司包括各子公司的集中采購環節進行風險評估,找出風險或薄弱環節,對此環節的采購工作要加以規範和控制,以保證集中采購的順利進行。
四、信息化管理
采購技術條件是集團物資采購部門有效開展工作的必要條件,集團物資采購部門要依托集團的信息優勢,建立自己的門戶,運用信息化手段,積極提升信息化水平,構建信息***享平臺,提高管控能力。
首先,集團公司要積極推動物資供應管理信息化發展,在統壹各子公司管理模式基礎上,統壹物資編碼、統壹各子公司物資供應管理信息系統,以構建壹個完整的物資信息化系統涵蓋所有子公司,同時涵蓋所有業務流程。
其次,物資采購信息系統要對集團內部各方提交的采購需求進行匯總、分類、篩選,根據匯總後的需求編制相應的采購計劃和調撥計劃,實現信息流、資金流、商品流的有機統壹。
再次,物資采購信息系統要根據各供應商采購物資的實際使用情況進行跟蹤、匯總、比較、分析、評價,便於今後對供應商進行優勝劣汰。
最後,物資采購信息系統要在集團公司整個信息系統中實現有機結合,與財務、人力資源、銷售、辦公信息系統相連接,形成反映企業資源完整閉合的信息系統網絡,提升集團公司管控能力、工作效率和決策水平。
總之,充分發揮物資采購信息的優勢,能更好地為集團集中采購做好基礎工作,實現集中采購自動化、高效化。
五、供應商管理
供貨商的選擇是集中采購的根本,供貨商選擇的好壞,直接影響到集中采購的成本、質量和效率。壹流的企業集團必須要與壹流的供應商建立長期戰略同盟。集團公司要爭取在最短的時間內,把核心供應商數量控制在壹定數量之內,提供占采購總額壹定比例的產品和服務,從而避免集團公司內部巨大市場的諸侯割據。此外,要促進供應商之間充分競爭,這既可以幫助質優價廉服務好的供應商實現規模銷售、規模生產以降低成本,同時有利於引導壹流的供應商充分了解集團公司的采購需求,提供更有針對性的、優質的產品和服務,推進深層次的合作。為降低企業總成本、構建采購體系、挖掘第三利潤源,實現與供應商更深層次的合作,集團公司要逐步開展供應商管理工作,主要做法如下：第壹,合理選擇供貨商,使更多、更具實力的供應商參與競爭,這樣集中采購才有選擇的範圍,采購效益才有存在的基礎。第二,成立專門機構,定期對供應商進項現場考察和考核評價,將供應商進行分級管理,培育大型重點戰略性的供應商,與確定的重點（戰略）供應商在技術、資金、服務上進行更深層合作。第三,通過與供應商在資本、技術、服務域管理方面的聯接與合作,形成供應商橫向壹體化運作模式,實現戰略采購、提高企業效益、增強企業綜合競爭力。第四,在具體的采購過程中,必須嚴把供應商的資質資格審查關,堅決杜絕各種低資質商、無資質商,甚至是不法商的介入;充分利用有限的監督審查力量,重點實施事前考察,把各種風險因素排除在采購大門之外。第五,要加強供應商間的競爭。招標公示的範圍應盡可能廣,詢價和邀請招標的對象應盡可能多,以真正形成市場經濟的競爭效應。
六、推行新形勢的代儲代銷模式
代儲代銷是在市場經濟條件下,需方為滿足自身生產需要而采用的壹種新的采購方式。它對於企業充分利用社會資源、降低存貨風險、加速企業資金周轉、節約物流成本具有重要意義。要用好代儲代銷這種采購方式,就必須要加強企業管理、完善企業制度、明確雙方的權利和義務,促進代儲代銷的健康發展。
實施代儲代銷這壹采購方式在壹定生產周期內企業無須對代儲代銷物資供應廠商進行反復選擇、多次談判,簡化並規範了采購程序。企業在實施代儲代銷這壹采購方式的基礎上,還可根據物資消耗規律和市場狀況,把重要物資放在企業代儲、代管、代銷,其他大量易購物資以供應廠商按合同存放,即時供貨為主。
推行代儲代銷機制,構建物資超市化管理新模式可以為企業減少采購成本、降低儲備資金、杜絕積壓報廢、節省運輸費用、實現企業零庫存、提升管理水平。因此,要不斷擴大代儲代銷物資的品種範圍,延伸物資超市的功能,推動各單位建立了井口物資超市,在更好、更快地滿足生產單位需要的同時,最大限度地減少物資流通費用和儲備資金占用、杜絕積壓和報廢,從根本上解決了庫存物資積壓沈澱的問題。
七、規劃倉庫管理
在激烈的市場競爭環境下,低成本、高效率的物流系統是現代企業取勝的關鍵所在,尤其是在企業生存環境惡化、個性化的顧客需求不斷加劇、供應及銷售渠道頻繁變更以及不可預測的市場需求波動等情況出現時,企業必須綜合考慮自身的實際情況從而選擇適合自身的倉庫地址。
倉庫選址是指在壹個具有若幹供應點及若幹需求點的經濟區域內,選壹個地址建立倉庫的規劃過程。合理的選址方案應該使商品通過倉庫的匯集、中轉、分發,達到需求點的全過程的效益最好。因為倉庫的建築物及設備投資太大,所以選址時要慎重,如果選址不當,損失不可彌補。影響倉庫選址的因素很多,比如交通、地利、地幅等,因此,規劃倉庫管理時,倉庫的選址要遵守適應性原則、協調性原則、經濟性原則和戰略性原則。
八、成立物資招標評審專家庫
專家庫的建設是整個評審專家管理體系的基礎工作,建立壹個既能滿足評審需求,又能保證評審質量的專家庫,是集團公司采購工作的壹項艱巨任務。集團公司要利用本公司人才優勢,將各子公司優秀物資供應、通風、機電、采掘、機械等各行業的優秀人才,組成壹個專家庫。並成立專家評審委員會對專家庫中的專家進行監督管理、考核評價。在招標評審時,在專家庫中隨機抽取作為評委,以保證招標采購的評審質量。
專家庫的建設要切實細化專業分類,建立資源***享機制,確保評審專家的充足來源。此外,要加強評審專家管理,規範評審專家執業行為,建立健全培訓制度,提高采購工作質量。
九、發展物流業務
運輸工作看起來好像和集中采購關系不是很大,但是如果在集中采購過程中不把運輸工作協調好,會極大地影響貨物的及時發運,從而會極大地降低集中采購的科學性,增加采購單位的成本,甚至有可能會耽誤工期。
目前,有的集團子公司具備了壹定的配送能力,能夠配送、調運壹些基本的物資,對此,集團公司要把集中配送與集中倉儲建設相結合,整合各單位配送能力,形成大型配送調度中心,根據礦廠所在位置分布,科學設置物資配送流程、優化配送路線,並根據信息網絡提供的物資需求和物資代儲情況,集中配送。此外,集團公司應大力發展第三發物流。第三方物流是由供需方以外的物流企業提供物流服務、承擔部分或全部物流運作的業務模式,是專業化、社會化和合同化的物流。采用第三方物流服務,企業可獲得的收益包括降低成本、提高顧客服務水平、增加企業柔性、改進生產效率、使主業更集中和提高物流專業水平等。