GSP是英文Good Supply Practice的縮寫，意即良好的供應規範，是控制醫藥商品流通環節所有可能發生質量事故的因素，從而防止質量事故發生的壹整套管理程序。GSP管理作為藥品銷售企業在未來幾年內的重點已經受到越來越多的關註，《千方百劑醫藥管理系統》提供包括藥品管理、醫藥器械管理和庫房管理等方面與日常經營業務密切聯系的近五十種報表。《千方百劑醫藥管理系統》系統將進、銷、存與GSP管理進行了結合，所有進、銷、存業務都進行了GSP流程控制，所有與進、銷、存相關的GSP報表都可以自動生成。在《千方百劑》系統設置的錄帳設置中，可以對GSP進行設置，即可以選擇“GSP流程設置”，也可以選擇“業務單據自動生成GSP報表”。下面將以進貨管理、銷售管理、銷售退貨管理和藥品養護管理為例對GSP流程控制進行說明： 5.11.1 進貨管理GSP流程藥品的進貨管理是藥品經營企業質量過程控制的第壹關，也是確保企業經營行為合法性、保證藥品經營質量的關鍵環節。按GSP流程控制的進貨流程為：采購計劃－>采購合同－>購進記錄表－>藥品到貨請驗單－>藥品質量驗收記錄－>入庫通知單－>采購入庫單草稿過帳。1.1.首營審批首營企業指購進藥品時與本企業首次發生供需關系的藥品生產或經營企業。壹個企業確定為首營企業後，必須在“基本信息－>往來單位”中的首營企業標記前打勾。然後進入首營企業審批表中進行首營企業的審批工作。首營品種指本企業向某壹藥品生產企業首次購進的藥品，包括新產品、新規格、新劑型、新包裝。如果確認該藥品為首營品種則在基本信息中，在該藥品的首營藥品前打勾。進行了首營品種和首營企業認定的藥品和企業，在錄入采購計劃前，為了了解供貨企業的合法資質和質量保證能力，保證所購進藥品的質量及合法性，必須經過首營品種和首營企業的審批，否則將無法制定采購計劃和采購合同。質檢部門填寫藥品相關資料，並根據該藥品的相關資料提出意見，同時采購部門、業務部門、質管部門及分管經理或總經理進行審核、簽字，填寫審核人後，最終點擊審核按鈕，通過審批。首營企業的審批過程相似。如果是長期的往來單位，則要簽定質量保證協議，明確有效期；如果是短期的往來單位，不需簽定質量保證協議。2.2.采購計劃藥品購進計劃是業務經營活動的重要內容，企業應認真研究市場需求的各種信息，緊密結合企業管理實際，按照從實際出發，遵循市場經濟規律、提高企業經濟效益的原則，科學合理地制定購貨計劃。購進計劃按照企業經營管理的需要，壹般按年度、季度、月份編制。進入“采購進貨計劃”界面，錄入計劃采購藥品的數量及進價，確認後由質管、財務、業務及總經理確認並簽字審核，點擊審核計劃後，該計劃即制定完成，審核後的采購計劃將無法修改。錄入采購計劃時可自動記憶該藥品上壹次的采購價及采購單位，只需在錄入計劃前將“顯示最近進貨單位及價格”選項打勾即可。采購合同將按不同供貨單位自動生成。3.3.采購合同進入采購合同界面如下，首先可點擊單據右上角的“選單”按鈕，根據已經制定並審核的采購計劃制定采購合同：4. 購進記錄表采購合同制後即進入采購流程，GSP規定購進藥品應有合法票據，並按規定建立購進記錄，做到票、帳、貨相符。購進記錄由業務購進人員根據采購合同，在確定具體業務購進活動後所作的記錄。進入界面後，通過調單按鈕可調出采購合同的數據。業務員簽字並審核後進入下壹流程。5. 到貨請驗單藥品到達倉庫後，由倉庫管理人員填寫“藥品到貨請驗單”，通知質檢人員，對藥品進行入庫質量驗收。該單據信息直接由上壹流程“藥品購進記錄表”中的數據自動生成，進入菜單後雙擊藥品名稱即可。到貨請驗單中填寫藥品的實際批號及效期信息，經過簽收人簽字及審核後，數據自動進入下壹流程――“藥品質量驗收記錄”。6. 藥品質量驗收記錄質量檢查人員根據到貨藥品的數量及實際情況對藥品進行質量檢驗，並根據藥品數量及企業規定進行藥品抽樣檢查；對有些藥品按規定還必須進行針劑澄明度檢查，檢查完成後填寫相關報表。質量檢驗人員根據實際檢查的結果填寫“藥品質量驗收記錄”，並確定合格藥品及拒收藥品。在上述界面可按實際檢查情況記錄合格藥品及拒收藥品的數量，同時質檢人員簽字並進行審核，審核後，合格藥品信息自動生成“入庫通過單”並進入入庫流程；而拒收藥品將自動生成“拒收報告單”，等待處理。7. 入庫通知單經過“藥品質量驗收記錄”確認並合格的藥品，自動生成“藥品入庫通知單”（如下圖），倉庫管理人員根據入庫通知單中的數量，對入庫的合格藥品進行帳、實檢查並確認簽字、審核後自動生成采購入庫單草稿。采購入庫單草稿過帳後，系統數據發生變化，藥品的采購入庫流程全部完成。5.11.2銷售出庫流程按流程控制，藥品銷售出庫的工作流程是：銷售出庫單草稿－>出庫復核記錄－>－>銷售臺帳－>銷售出單業務草稿過帳。進行藥品銷售出庫時，首先由業務部門根據按近效期的藥品先出庫的原則，錄入銷售出庫單。單據錄入完成後，系統提示必須存入業務草稿，同時自動生成壹張“藥品出庫復核記錄”。該“出庫復核記錄”經質檢人員簽字、審核後，自動生成“銷售臺帳”。經過“出庫復核記錄”審核後，業務草稿中銷售出庫單左上角會出現“審核完成”字樣，該單據可以進行過帳，過帳後系統數據發生改變。至此整個業務流程處理完成。5.11.3藥品在庫養護藥品的養護即根據藥品的儲存特性要求，采取科學、合理、經濟、有效的手段和方法，通過控制調節藥品的儲存條件，對藥品儲存質量進行定期檢查，達到有效防止藥品質量變異、確保儲存藥品質量的目的。1.1.庫存藥品養護檢查記錄進入“庫存藥品養護檢查記錄”界面，點擊添加按鈕後，彈出“養護條件”選擇窗口，系統會根據相關條件按倉庫、藥品類別、劑型、藥品到效日期、上次養護日期等條件自動生成庫存藥品養護檢查記錄清單。倉庫管理人員根據“庫存藥品養護檢查記錄”中的藥品進行倉庫藥品的養護，並填寫養護報表。對於有些藥品還應進行針劑澄明度檢查，檢查後填寫相關報表。2.2.藥品質量復檢通知單藥品的各項養護工作內容都應圍繞保證藥品儲存質量為目標，以保證在庫藥品的儲存條件，對藥品進行定期質量檢查，當發現有質量問題的藥品時可進行復檢，並打上“停售復檢”標誌。在藥品養護中打上“停售復檢”標誌的藥品會自動生成藥品質量復檢通知單和藥品停售通知單，該批號藥品進入復檢流程，同時停止銷售。3.3.解除藥品停售通知單藥品經過復檢後，如果產品合格則打上“復檢合格”標記，同時養護員、復檢員對檢驗結果進行簽字認可，審核後，系統會自動生成該批號藥品的“解除停售通知”，則該批號藥品停售解除，藥品可以進行正常銷售。如果經復檢不合格的藥品應進入不合格藥品的處理流程。若接到上級主管理部門通知，還可以對某壹批號藥品直接進行停售，只需要直接填寫藥品停售通知單即可
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