藥品實庫存管理知多少

隨著醫院改革的不斷深入，藥品管理作為醫院管理的重要組成部分，也面臨著嚴峻的考驗。為了更好地適應現代醫院管理和財務管理的需要，我們采取了藥品實庫存管理模式。通過該模式，有效地將醫院藥品管理提升到壹個新的高度。這不僅有利於醫院加強在業內的競爭優勢，還能有效提高自身形象，產生良好的社會效益，為醫院日後的進壹步發展奠定良好的基礎。 1 藥品實庫存管理的概述 1.1 藥品實庫存管理的兩個關鍵藥品實庫存管理是壹個新鮮的概念，沒有成形的道路可供參考。經過長期調研和深入研究，筆者認為藥品實庫存管理關鍵在於兩點：第壹個關鍵點是“實”，所有藥品數據都要明細化，每個藥品的進銷存都必須相符，所有藥品都實行數量與金額相結合的管理方法。所有數據都實現電腦信息化處理，在網絡系統中實現資源***享，保持數據口徑的壹致性。第二個關鍵點是“管理”。先進的管理理念能節省醫院的人力、物力和財力。因而如何管理與維護，甚至更進壹步的開發是實庫存管理是否健康發展的必要保障。 1.2 藥品實庫存管理的三點目標醫院實行藥品實庫存管理有三點目標。這三點目標是藥品管理中的難點，但同時也可以解決許多醫院***同面臨的問題。（1）通過實庫存管理，可以增強藥房的自我監督功能。采用實庫存管理後，每天都可以進行盤點，通過計算機系統可以很方便地查詢每壹個藥的理論庫存是多少。少壹粒、多壹粒或錯發壹粒藥馬上在日報表中體現，而且能定位到是在哪壹貨櫃哪壹種藥在哪些環節上出了問題。（2）實現藥品實庫存管理後，為藥劑科與財務科的藥品收支數據核對提供了方便，公藥支出數據更加準確明細。（3）實庫存管理的實施，使工作流程更加簡捷，有利於各部門日常工作的順利開展和管理，藥房的發藥差錯率也會大幅度的降低，更重要的是大家增強了工作責任心。 1.3 藥品實庫存管理的采取辦法醫院實行藥品實庫存管理，必須要因地制宜、實事求是地改進和優化以往的工作流程。不但要改變工作人員的觀念和工作習慣，而且還要考慮藥品實庫存管理的可行性、科學性和潛在的影響。 2 藥品實庫存管理的前期工作藥品實庫存管理的前期工作包括：（1）得到醫院IT部門和相關科室的有效支持。如數據的采集、程序的編制、業務流程的改變。（2）按照方案的需要，調整相關流程。如公藥領藥流程、藥房發藥流程等。（3）按照方案的需要，重新編制新的報表。這些表既要符合實庫存管理的需要，又要跟醫院的實際情況相結合，因此需要仔細推敲。（4）建立確認發藥的制度，引入在途藥品的概念。（5）設立藥品的三級庫房管理制度，完善公藥管理。（6）結合藥品實庫存管理的需要，完善退藥退費制度。（7）制定規範的藥品信息維護制度。由專人負責諸如貨櫃碼、分類碼、藥品編碼等基本信息的維護。（8）確立崗位責任制度和崗位分離制度。藥品采購員不得兼任藥品管理員；藥庫管理員不得兼任藥房管理員；藥庫制表員不得兼任藥庫、藥房的管理員；財務處的現金出納、銀行出納、往來賬管理員不得兼任藥品會計；藥劑科正、副主任應分別對藥品款的支出和藥品入庫進行監審負責等。 3 藥品實庫存管理的核心內容藥品實庫存管理是壹項系統的工程、嚴謹的課題，壹定要循序漸進，穩步推行。實庫存管理所衍生的關鍵名詞是實庫存管理的核心內容，如確認發藥、公藥、三級庫房藥品管理等。這些名詞可能是新生事物，是整個實庫存管理的縮影。 3.1 確認發藥（私藥）藥房確認發藥分住院和門急診兩部分：（1）住院病人確認發藥是指住院藥房根據各病區發送的醫囑進行確認記賬，核對後發放藥品，自動減少庫存並在HIS系統中形成住院藥品收入，此流程稱住院藥房確認發藥；（2）門急診病人確認發藥是指門急診各藥房根據收費處的反饋信息（或醫生工作站形成的電子處方）進行確認，核對後發放藥品，自動減少庫存並在HIS系統中形成門急診藥品收入，此流程稱門急診藥房確認發藥（見圖1）。總之確認發藥是以病人個體為發藥對象，這部分數據都可以形成藥品收入，與收費管理科的藥品收入相符。確認發藥是藥品實庫存的重點之壹。 3.2 公藥公藥是相對前面所講的私藥（也就是確認發藥）而言，與確認發藥有本質的區別。公藥是以科室部門為發藥對象。公藥不能作為藥品收入，它只可能包含在治療收入、檢查收入等其他非藥品收入之中，如血透打包收費等情況。但大多數公藥直接用於消耗，如消毒劑等。行政管理部門、後勤部門、病區、大部分醫技部門領用的藥品都是公藥。公藥是科室直接成本的重要構成部分，對藥品核算以及藥品收入核對有著很大影響。 3.3 三級庫房藥品在實際工作中，為了方便病人和工作的需要，有些醫技部門，比如麻醉科、手術室、放射科、同位素室等，他們領用的藥品中私藥和公藥都有，因此這些科室的藥品管理難度比較大，因而我們建議采用三級庫房管理，每月進行盤點，制作進銷存月報表，並要求細分公藥和私藥。這也是藥品實庫存的重點。三級庫房管理的啟用，使醫院的藥品收支統計、公藥數據統計更加完整、準確，對整個醫院的藥品收支核對起著承上啟下的作用。詳細住院流程見圖 3.4 藥品實庫存管理衡等式第壹個實庫存衡等式是進銷存衡等式。藥劑科各部門實行獨立統計、分級管理、統壹核算的管理制度。實庫存報表的關鍵在於發出藥品的數據要準確。以前這部分數據大多數靠手工，而且重復統計或遺漏時而發生，甚至根本無從下手。藥品實庫存管理的實施，要求所有藥品數據實現電腦信息化處理，數量與金額有機地結合，並實現信息***享。這樣，每個藥房到月底結賬後，在操作平臺上都自動形成相關數據，而且符合以下進銷存衡等式：期初數據±調價盈虧+進貨數據-發出數據±報損報益數據=賬面理論數據（式1）賬面理論數據-實際盤點數據=盤點損益數據（式2）各藥庫、藥房、三級庫房的月報表都遵循上述公式。進銷存衡等式是實庫存報表的基礎。而實庫存方案也是圍繞衡等式和報表的內容充分展開，因而進銷存衡等式是實庫存管理的精髓。第二個實庫存衡等式是藥品收支核對平衡式。具體公式如下：藥房確認發藥門急診收入+三級庫房藥品門急診收入=HIS系統藥品門急診收入（式3）藥房確認發藥住院收入+三級庫房藥品住院收入=HIS系統藥品住院收入（式4）藥房確認發藥藥品收入+三級庫房藥品收入=HIS系統藥品收入（式5） HIS系統藥品收入+公藥=醫院藥品支出數據（均按售價）（式6）其中公藥的數據包括三級庫房的公藥數據。上述公式都建立在實庫存管理模式的基礎上，只要某壹流程出了問題，就會導致公式不平衡。 4 藥品實庫存管理的關鍵流程實庫存管理是壹項新生的管理理念，是壹項嚴謹的課題，因而我們必須按照管理的需要，改進或優化以往的工作流程，改變工作人員的工作思維，培養新的工作理念。（1）藥劑科各部門、三級庫房啟用新的實庫存報表。（2）藥庫管理。實庫存管理要求藥庫每壹個藥品的進藥數據、發藥數據必須輸入電腦，形成電腦明細化數據，並自動在電腦上增減庫存。目前，藥劑科基本取消了手工統計，並實現藥房對藥庫的網上申領，使藥庫、藥房每壹個藥品的出入庫數據同步相符。（3）藥房管理。藥房實庫存報表的內容大同小異，以住院藥房為例，也是分進、銷、存三個部分八項內容，全部采用售價金額進行核算。住院藥房向藥庫領藥實行網上申領，數據保持同步。其次對三級庫房的發藥，實庫存管理要求三級庫房向住院藥房領藥也要實行網上申領，但由於進展的關系，我們還沒有推廣。原則上不主張跨藥房發藥。（4）三級庫房管理。三級庫房管理的基本內容類同藥房管理。（5）公藥的管理。在醫院藥品流程中，我們為了方便實庫存管理的流程，特意虛設了公藥藥房。其實就目前實際情況來看，我們還沒有足夠的條件來單獨設立公藥藥房。因而，住院藥房、門診藥房、中藥房承擔了發放公藥的業務，其他藥房壹般情況下不得隨意發放公藥。我們建議采用定量管理、定期盤點、網上申領的管理方式。（6）重新建立對口發藥制度，不得跨藥房發藥、不得無反饋信息發藥。（7）藥劑科必須與收費管理科***同制定退藥制度，並實行假退藥的工作方式。假退藥制度適應兩種情況：第壹種，適用於同壹發票既有藥品又有非藥品項目，而病人只退非藥品部分。第二種，急診費用轉入住院、急診醫保小發票轉入急診留觀等情況（都要求輸入明細項目並能單獨統計），院方消化為收費管理科內部轉賬行為。（8）實行藥品實庫存管理，在財務上要求采用權責發生制的會計原則，並要求所有相關科室的統計時間與藥劑科保持壹致。如規定三級庫房、各藥房的盤點時間。（9）設置藥品的貨櫃碼和分類碼。（10）藥房各部門向藥庫領藥時，應填制限量領藥單。關鍵在於控制數量。（11）最佳庫存量管理。要用最少的資金盤活整個醫院的藥品供給，減少盲目的資金占用量。確定最佳庫存量可參照如下恒等式：最佳庫存量＝每次進貨量/2+最低儲備量（式7）最低儲備量=平均進貨周轉天數×日平均消耗量（式8）每次進貨量<最低儲備量（也可按實際情況討論決定）（式9） 5 實庫存管理的考核藥品實庫存管理是壹種科學、先進的藥品管理理念，也是所有醫院夢想創導的管理模式。醫院全面推行實庫存管理以後，會產生很大的經濟效益，人力成本會逐步下降，資源分配更趨合理。由於數據得到了詳細歸集，對相關科室和各藥房，乃至整個藥劑科都可以進行科學的考核。根據考核對管理工作的不足進行改進，並逐漸完善。