開票出庫莫盲從
銷售開票出庫，是不少醫藥企業的基本作業流程之壹，也是許多醫藥ERP系統的基礎流程。因此，不少ERP供應商在兜售其軟件時，壹般都會強調其流程的合理性與適用性，但醫藥企業也不能盲隨別人的開票流程。
在我國醫藥商業行業中，壹家排名前十位的大型藥企，其銷售開票出庫流程如下“開票員開票→ERP系統鎖庫存並發出揀貨指令→倉庫揀貨→倉庫復核→倉庫確認、系統減庫存”。該流程被支持的理由是：倉庫揀貨後，由復核人員復核；如果發現揀貨無誤，系統再減少庫存。這種模式可以實現由倉庫完全對出庫結果的準確性負責，如果揀貨不準確，復核人員可以在ERP系統減庫存之前進行批號調整、臨時損益操作等庫存動態調整工作，進而實現出庫結果的完全準確。
由於流程可對出庫的準確性負責，江蘇某企業也曾壹度照搬該作業流程，結果帶來了始料未及的銷售損失。原來，當時該藥企有種品牌藥非常暢銷，其競爭對手也有該品種，但是價格略高。為了實現搶先銷售，其競爭對手向江蘇該企業訂貨，向其全部采購該品牌藥；但是又借口資金不到位，要求江蘇這家藥企暫停送貨。於是，這批藥被其ERP系統鎖住，實物也暫存在藥品倉庫待運。結果幾天後，競爭對手要求退貨：原來他們利用市場緊俏之機搶先將自身的該品牌藥高價銷售掉後再退貨，導致江蘇這家藥企喪失了銷售機會。
該案例看似是壹個普通的商業銷售案例，但卻暴露了這種作業流程的先天缺陷。實際上，經過筆者在數十家醫藥企業驗證，醫藥企業最嚴謹、科學的銷售出庫流程應該如下“開票員開票、ERP系統鎖庫存→系統自動減庫存、並發出揀貨指令→倉庫揀貨→倉庫復核”。
入庫流程有講究
與銷售開票出庫流程對應的，就是藥品驗收入庫流程了。在行業內，壹般有兩種藥品驗收入庫流程，國內另壹排名前十的醫藥企業采用的是如下作業流程“實物到貨→采購員在送貨單上簽名→倉庫實物質量驗貨→倉庫實物數量驗貨→驗收員錄入並打印入庫通知單→倉庫保管員實物收貨並簽收→驗收員系統操作增加庫存”。說實話，筆者第壹次得知某新開辦藥企仿照該藥品驗收入庫流程時，就認為該流程過於復雜，必定會出紕漏。後來，這家新開辦藥企果然是邯鄲學步，自食其果。
由於企業是新開辦的，因此，江蘇某藥企就不假思索的照搬了上述作業流程，但是對其中的若幹細節卻鉆研不深，因此開業不久就發生了極大的問題。某天，北京壹家藥廠委托壹個貨運公司給江蘇這家藥企送貨，等到達江蘇時，運輸商已經層層分包給個體運輸戶了。這家送貨的私人小老板按照該藥企的規定，找到采購部采購員簽字（確認是其采購的貨）；結果等送貨單被簽名後，該個體運輸商也不到倉庫，直接開著車把貨拉走了。因為他認為，該藥企已經將貨品簽收，采購部與倉庫相離也較遠，他可以將貨物“黑”下來。
此事發生後，藥廠、運輸公司、該商業藥企互相扯皮，最後又鬧到法院；雖然此事最後得到解決，但是三方都付出了不小的代價。其實該現象之所以發生，就是因為江蘇這家新開辦的藥企盲目學步，但卻缺少別人成套的管理制度和手段去補充流程中的不足，自然會自食惡果。據說該藥企開業後半年不到的時間內，又發生了多起數量驗收和質量驗收人員因分工不合理吵架、驗收通知單錄入人員錯錄來貨信息、倉庫保管員抱怨無法及時確認藥品在ERP系統中庫存增減情況等，結果該流程在企業開業8個月不到的時間內被廢除。
其實，筆者認為，無論何種作業流程，都切忌照搬，而是應根據自身企業的發展階段和實際狀況進行設計，否則都無法達到預定效果。