壹、電子發票對醫院財務工作的影響
電子發票在使用期間給醫院財務工作帶來諸多積極影響,首先,電子發票在應用的過程中借助網絡技術,從開具到傳輸都極為方便,由於其內部的多項信息可儲存在網絡系統中,因而還帶有便攜性特征,在使用電子發票後,我國每年大約可節約2000億張紙張,重量約1150萬噸,不但保護了環境,也節約了多類資源。具體來說,運用電子發票可有效改善醫院財務工作的效率。基於當前多數醫院的信息化水平較高,采用電子發票後,其內部信息會自動儲存在網絡系統中,可根據需要進行分析、整合與匯總,避免了財務人員的二次參與,降低因人為要素而產生的誤差,有效改善工作效率。其次,電子發票的使用還能優化交易程序。當發生商業交易後,電子發票可立即達成,借助短信、微信或郵箱購買方可迅速查看,防止遺失等不良現象的出現。比如,當病人在掛號區或交款處完成交款後,運用電子發票可使該程序更為優化,保障交付款或財務工作的流程。最後,若采用紙質發票,當購買方出現遺失後會浪費更多的時間尋找,也給生活帶來諸多不便;而醫院內部的財務工作也會因核算不明而影響其工作狀態與效果,電子發票則可有效規避該問題,管理人員只需定期檢查網絡系統,並保證其正常運轉,則電子發票中的各項數據都不會遺失,財務核算工作也會更加有序。
二、采用電子發票給醫院財務核算工作帶來的問題
由於醫院的經營活動較多,采用電子發票可極大方便相關工作,但在應用過程中也會帶來些許問題,對醫院財務工作可能產生不利影響。
其壹,當前電子發票的普及率仍然不高。雖然醫院的活動業務較多,但部分供應商,如技術服務、試劑耗材或設備等方面在其各自的領域有著對應資質,當其采用招標采購入圍後,具有開設電子發票的相關權限,但部分企業只擁有紙質發票的權限。多數傳統類型的財務報銷其審核方式仍為紙質票據,此類票據即使轉化為電子發票,還需在其打印後實行人工審核,進而完成結算報銷工作,因此,相關部門應增加電子發票的普及率,要增加設備供應商拿到開具電子發票資質的數量,使此類形式應用地更為廣泛。
其二,部分電子發票還會發生重復報銷的情況。相較於紙質發票,電子發票的獲取較為簡單,即下載與打印,在傳統模式中財務人員審核票據較清晰,但當前電子發票存有重復性,則財務人員難以仔細甄別,且會耗費大量的時間與精力,也加大了票據重復的概率,由於電子發票帶有重復打印特征,可能會產生惡意報銷現象,也嚴重影響了醫院財務工作的正常進展。
其三,電子發票還存有安全問題。若購票人從正規渠道取得,該電子發票則為真實票據,原因在於其已由稅務機關完成核驗,但相較於紙質發票,電子發票中的數據信息更易篡改,在進行篡改後即使查驗該發票其結果也無濟於事,因而較難把控電子發票的安全性。此外,電子發票中的數據信息全都儲存在網絡系統中,醫院雖能利用多種信息技術手段提升內部系統安全,但若發生意外狀況或系統出現崩潰都可能出現信息遺失,給電子發票信息帶來些許安全隱患。
三、醫院財務精細化核算中采用電子發票的實際應用
(壹)財務管理系統
1.合理設立醫院財務管理流程
醫院財務傳統報賬流程為當發生經濟業務時,報賬人會立即整理發票並粘貼,待傳遞到負責人手中後其負責審批簽章,待完成此項工作後報賬人會將其傳遞到財務部門繼而開展審核工作,並繪制記賬憑證,從而實行報賬資金支付。基於當前傳遞發票的形式為手工,報賬人會因為某壹、兩項的報銷內容不符合規定或手續不全而進行多次傳遞,該方式不但額外占用了財務人員的時間,還極大損耗傳遞人員的精力,無謂地消耗人力資源,且嚴重減低財務部門的結算效率,阻礙醫院財務核算工作的正常進行,因此,引入電子發票成為當前醫院財務管理工作的必然選擇。通過對電子發票的使用可有效改進傳統報賬流程,管理人員可將電子發票與財務管理體系有效連接,在電子發票中財務人員可直接看到其內部信息,如發票付款、金額與品名等,並自行組成記賬憑證,不僅極大縮減了工作流程,還使該項財務工作變得更為有序、簡潔[1]。
2.電子發票的實際運用方式
醫院財務管理體系中運用電子發票,其實際使用方式可分為三種,第壹,電子發票可連接稅務系統,借助OCR識別技術能準確獲取發票號碼與發票代碼,由國家稅務總局的管理系統開展驗證工作,其能生出正確的發票信息,財務人員可對兩張發票進行詳細比對,進而確認發票信息的真偽。第二,醫院內部管理人員還能建立電子發票系統數據庫,其內部包含著完整的發票信息,在進行票據報銷時可開展票單的自檢比對,從發票代碼到發票號碼,避免出現想避稅而引發的惡意退票行為,在完成數據對比後重復報銷問題也可有效消除。第三,醫院內部還需設置網絡結算報銷體系,工作人員應借助二維碼技術,將物聯網內部的藥品試劑耗材或設備設定相應數據信息,依照UDI識別技術財務人員可精準識別其設備對應的信息,在開展報銷活動時從發票內部提取其全部資料,如設備名稱、付款信息等,並產生記賬憑證。采用電子發票能有效改進財務核算的各項工序,使該工作更為精細化,管理人員應借用多種信息技術,有效降低電子票據可能出現的問題。
(二)電子檔案
1.電子發票的使用形式
電子發票也能運用到醫院的電子檔案中,醫院內部含有檔案信息系統,在進行信息審核的過程中,電子發票將與入賬憑證、報銷憑證***同轉化為信息資料並錄入到信息管理體系內。醫院在接收發票時,當前只有部分大型供應商具有電子發票的開具資質,小型業務企業大多以紙質發票居多,由於醫院含有較多經營活動,電子發票與紙質發票的數量都較多,財務核算與管理人員應采用科學方法來提升電子發票的應用效率。
壹方面,在整合電子發票的過程中財務人員要精準讀取其內部的關鍵信息,並將其轉變成報銷單據的信息,進壹步簡化報銷填單流程,既增強了報銷填單的準確性,又節省了員工時間,改善其工作效率。另壹方面,在處理傳統紙質發票時,工作人員可借助虛擬打印技術將紙質文件改變成影像,在進行提單審核時可直接運用影像形式,以信息存儲的方式將其帶入網絡系統內,這樣不僅可以增強電子檔案的保存效率,也能有效改善紙質發票的保存效果。
2.電子發票的運用範圍
由於電子檔案系統帶有開放權限,針對報銷部門,為避免重復報銷現象的出現,財務管理人員應及時看到報銷狀態的變化,因而要利用查驗系統對電子發票的內部信息進行鎖定與歸集,只有掌握了報銷動態後,才能有效遏制多種不良現象,電子發票的使用範圍才會更加廣泛。而對於供應商來說,借用電子檔案系統中的數據信息能及時看到藥品承兌進度與設備分期支付的實際狀況,電子發票的運用效果可更加顯著。在醫院管理部門來看,基於電子檔案內部的信息管理系統較為專業,數據信息則是有效提取後進行的匯總分類,電子發票中的各項數據指標更為清晰,既能提升財務核算效率,還能為此後的各項經濟決策提供數據支撐,強化了電子發票的適用範圍[2]。
(三)大數據分析
當前醫院的財務管理工作正朝著精細化方向發展,並依照不同業務類型提取對應性數據,從而為醫院管理人員提供更加合理、科學的決策。
首先,隨著大數據技術的廣泛運用,財務人員需將該技術與電子發票巧妙結合,並用其開展財務分析、指標考核或數據信息的分類統計等,由於電子發票的運用背後隱藏著大數據,不但能展示出大數據的事實性,還能夠精準地預測未來經濟的發展方向與業務發展趨勢。其次,基於醫院較多的經營活動,其可采用物聯網技術,電子發票還能與物聯網技術結合,使管理人員科學掌控各類經營活動的具體流程,在管理此類發票的過程中看到所有的醫療物資產品的實際業務流程,如訂單、發貨、開票、應用與結算等,通過多環節管控,促進了財務核算的管理水平。最後,在提供優質的醫療服務方面,醫院管理人員也可有效結合大數據技術與電子發票,當病患者入院或出院時,采用該項技術能讓患病家屬及時掌握患者的身體狀態,了解當前治療效果,同時,醫護人員借助大數據內的信息也能得到最新情況,進而提供更加針對性的服務,進壹步提升醫院競爭力,促進其經濟效益。
結語
綜上所述,隨著科學技術的快速發展,醫院財務核算工作也更為精細,在應用電子發票的過程中出現些許問題,財務核算人員應不斷優化內部管理系統,改善電子發票的運用方式,運用更為科學的方法讓其與財務核算相結合,從而逐步完善醫院財務工作,不斷提升其服務質量與管理水平。