首先，創建壹個主控文檔。將視圖切換到大綱視圖，輸入文檔和每個子文檔的標題，並在鍵入每個標題後按Enter。此時，word2000用內置的標題樣式“Title 1”來格式化標題。然後根據文章的需要給每個標題分配壹個標題樣式(比如標題1，標題2...).可以直接拖動標題前面的“+”或“-”，也可以使用工具欄上的“左箭頭”和“右箭頭”來調整標題的級別，左邊表示升級，右邊表示降級。如圖1所示。
圖1
之後，將標題創建為子文檔。在大綱中，選擇要作為獨立子文檔的標題和字符，然後單擊工具欄上的“創建子文檔”按鈕。word將創建多個子文檔，並以每個標題作為名稱。例如，通過選擇部分1.1、1.2和1.3的文本來創建子文檔，從而生成三個新文件。在展開子文檔之前，文件顯示為超鏈接，展開之後，您可以瀏覽整個文檔，如圖2和圖3所示。
這樣，當主控文檔折疊或恢復“普通”視圖時，您可以通過單擊超鏈接來編輯子文檔，對子文檔的任何更改都會反映在主控文檔中。
我們還可以將現有文檔插入主控文檔。具體方法是將鼠標插入已有文檔的位置，單擊大綱工具欄上的插入子文檔按鈕，在文件名框中輸入要添加的文件的名稱，這樣就可以在主控文本中看到新添加的文檔。
圖2
圖3
同時，主控文檔還可以幫助工作組成員同時處理存儲在網絡上的主控文檔，主要是設置文檔的安全性。如果有人正在處理子文檔，它將為您和其他人鎖定。您只能查看子文檔，並且不能修改它們，除非此人將其關閉。如果要防止未經授權的用戶查看或更改主控文檔或子文檔，可以打開文檔並指定壹個密碼來限制對文檔的訪問。具體方法是:保存主控文檔時，另存為，在彈出的對話框中選擇“工具-通用選項”，輸入密碼即可打開修改，只有有密碼的人才能訪問和修改文檔。或者，您可以設置壹個選項以只讀方式打開文件。
使用主控文檔的主要優點是:可以將整個文檔作為壹個整體來處理，如建立目錄、索引、超鏈接、排列頁碼、添加頁眉、頁面角度等。，而且可以分成幾個部分，每個部分都可以在不影響全局的情況下單獨編輯，讓用戶對整個文檔的結構了如指掌，操作起來得心應手。