當組織中的任何業務部門需要從外部供應商處獲得貨物/服務時，采購周期就開始了。因此，采購流程的第壹步涉及識別和整合組織內所有業務部門的需求。這將提供對支出領域和類別的可見性，以便通過支出分析確定可節約成本的領域。
步驟 2：確定和評估供應商名單
壹旦業務部門確定了其需求，下壹步就是確定能夠提供貨物/服務的潛在供應商名單。這壹過程包括簡單的網絡搜索，或通過結構化措施（如 RFP、RFQ 和 RFI）。
這壹過程的目的是評估相關供應商。評估指標包括定價、服務質量、行業聲譽和認可度、保修和擔保條款以及客戶服務。
步驟 3：與選定的供應商談判合同
在選定的供應商滿足企業要求後，合同流程就開始了。對於任何企業而言，簽訂合同都是創造最大價值和促進買方與供應商合作的關鍵步驟。這壹過程包括評估定價結構、工作範圍、條款和條件以及交貨時間等關鍵因素。通過詳細的合同分析和談判，可以深入了解更多節約成本的機會，包括動態折扣。
步驟 4：提出采購請求和下達采購訂單
在公司與供應商敲定合同後，下壹步就是提出采購請求（PR）。
壹旦 PR 獲得批準，財務團隊就會向供應商發出采購訂單 (PO)，其中記錄了 PO 編號、付款條件、供應商信息和其他信息。
步驟 5：收到發票後完成付款流程
供應商收到采購訂單後，將發送壹張發票，說明所要求的貨物/服務的價格。壹旦組織獲得采購訂單並開具發票，采購團隊就會對其進行匹配，以確保質量和數量。
根據企業與供應商之間確定的付款條件，在交貨前或交貨後付款。
第 6 步：接收和審核交付的所需貨物/服務
根據付款和合同條款，供應商提供貨物/服務。收到貨物後，公司應進行審核，以確保供應商符合質量要求。
第 7 步：妥善保存發票記錄
收到貨物後，作為最佳做法，必須有效保存所有發票，以跟蹤企業內部的支出和各類支出。
總結
與過去的流程相比，采購已成為企業不可或缺的長期戰略。然而，隨著采購流程變得越來越復雜，許多組織已采用現代采購軟件來簡化雜亂的采購流程並保持其透明度。
使用可靠的采購管理軟件（如 8Manage SRM），您可以簡化采購流程，加快采購效率，並更好地控制和監控采購生命周期的每個階段。