1、主體：制作行政執法文書的主體是行政機關及其執法人員，具有很強的法定性。
2、職權：行政執法文書是行政機關在行政執法過程中制作並使用。
3、內容：行政執法文書必須具有明確的法律依據。行政執法文書本身的存在、文書規格以及文書內容構成的設計，都有明確的法律依據。
4、程序、形式由行政機關統壹制定，壹經形成，認真、嚴格地遵守。
5、特定效力，即行政拘束力。
壹、行政執法文書的功能
1、主旨的鮮明性，文書格式都具有用途單壹的特點。
2、材料的客觀性，特別註意客觀性、準確性。
3、內容的規範性，事項要求齊全，書寫合乎規範；內容有統壹要求，具備相應的要素。
4、形式的程式性，結構固定化，用語規範化。
5、解釋的單壹性，做到語言確切，運用文字符合單壹解釋的要求。
二、行政執法文書格式使用說明
（壹）行政處罰案件立案審批表是執法人員發現違法行為後，向行政機關負責人報告立案時使用的文書。立案審批表由案件情況報告和行政機關負責人審批意見兩大部分組成。
報告人必須寫明當事人情況和基本的違法事實。立案時間以行政機關負責人在報告中簽署立案意見的時間為準。除按照《司法行政機關行政處罰程序》規定可以使用簡易程序的案件外，其他案件均應立案查處，適用壹般程序。
（二）詢問筆錄是執法人員為了搜集證據，向當事人或者案件的有關人員進行詢問時使用的文書，是認定案件事實的重要證據之壹。
因此，在使用詢問筆錄時，必須將被詢問人的姓名、地址等基本情況寫準確。詢問完畢，必須由被詢問人閱後簽字。被詢問人因不識字等原因不能簽字的，應要求被詢問人按手印。
（三）聽證權利告知書用於告知當事人有要求舉行聽證的權利。同時，告知當事人的違法行為，可能受到的行政處罰和放棄聽證權利的後果。
（四）聽證通知書用於通知當事人舉行聽證的具體時間、地點，並告知當事人有要求聽證主持人回避的權利。
法律依據
《中華人民***和國行政處罰法》
第壹條 行政處罰是指行政機關依法對違反行政管理秩序的公民、法人或者其他組織，以減損權益或者增加義務的方式予以懲戒的行為。
第二條 行政處罰的設定和實施，適用本法。_
第三條 公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，應當給予行政處罰的，依照本法由法律、法規、規章規定，並由行政機關依照本法規定的程序實施。第四條 行政處罰遵循公正、公開的原則。_
第五條 設定和實施行政處罰必須以事實為依據，與違法行為的事實、性質、情節以及社會危害程度相當。__
對違法行為給予行政處罰的規定必須公布；未經公布的，不得作為行政處罰的依據。__
實施行政處罰，糾正違法行為，應當堅持處罰與教育相結合，教育公民、法人或者其他組織自覺守法。