食品進貨臺賬應該包含“驗收”和“入庫”兩方面的內容。基本上是由驗收記錄和入庫臺賬兩本記錄構成，有的地方會把出庫臺賬和入庫臺賬合並為出入庫臺賬。具體格式與填寫方法如下：
驗收記錄
應該包含進貨日期、品名、生產批號、保質期、規格與數量、供貨商及聯系方式、驗收的項目、驗收的結論、驗收人等等信息。可以參考下圖制作記錄表單。
出入庫臺賬
應包含出、入庫日期、品名、規格、生產批號、保質期、單位、出入庫數量、結存數量、供應商、收（發）貨人、驗收人等等信息。可以參考下圖制作記錄表單。
註意事項
1）食品添加劑的驗收記錄與出入庫臺賬應該單獨制作。
2）合格證明文件應該是：生產商生產許可證、營業執照，經銷商流通許可證、營業執照，第三方檢驗報告，當批產品出廠檢驗報告；如果是進口原料，應該有衛生證書；如果是生鮮肉類，應該有檢驗檢疫報告；如果是大賣場或者超市自己購買的，應該有發票或者小票。