綜述
首先,介紹壹下標準對質量管理體系管理評審的要求。標準第9.3.1條規定:"最高管理者應按計劃的時間間隔對組織的質量管理體系進行評審,以確保其適宜性、充分性和有效性,並與組織的戰略方向保持壹致"。
讓我們來解讀壹下該標準。由於時間關系,我們就不逐條解釋了,直接介紹標準要求。
首先,管理評審應由最高管理層(即法定代表人、大BOSS)主持管理評審工作。管理評審壹般以會議的形式開展。因此,公司老板要組織召開管理評審會議。
其次,管理評審的主要工作是對質量管理體系進行評價,目的是確保體系的適宜性、充分性和有效性。很多人壹直搞不清楚管理評審和內部審核的區別。
內審的重點是評價體系是否有效運行。內部審計有合規性和有效性的問題。
管理評審是以制度為討論和評審對象,看制度的規定是否完全符合規定和標準,是否充分、全面,是否對公司的預期目標有促進作用,是否存在障礙,是否有持續改進、提高的地方。
管理評審工作屬於系統PDCA的A環節,是持續改進的階段性工作。管理評審的重點在於面向未來,判斷體系是否適合未來的發展環境。
總的來說,管理評審主要是法定代表人和部門負責人的事,相當於廣開言路、聽取建議,及時發現問題、處理問題、調整方向。
雖然和壹般的質量管理人員關系不大,但部門報告不是我們手下的人寫的,我們要做的是把報告寫好。況且,總有壹天妳會成為部門負責人,甚至是法人。因此,了解管理評審的工作流程和主要內容很有必要。
管理評審是法人組織的最高級別的質量會議,評價適宜性、有效性和充分性,行政總結可以壹起搞,評審壹定要有結論。壹般單位首先肯定三性是符合的,但也存在不足,然後提出改進要求。
下面,我們重點了解管理評審的主要工作流程和工作要點。
二、計劃
首先,壹般由質量管理部門制定管理評審計劃(有的企業以通知方案等形式),明確本年度管理評審工作的相關安排,評審後由管理評審法人代表簽字認可。
管理評審(或方案)的主要內容壹般包括:評審時間、評審目的、評審範圍和評審重點、參加評審的部門(和人員)、評審依據、評審內容等。
三、管理評審的流程
實施管理評審的主要流程是:
各部門準備錄入材料,然後通過評審會議,對錄入的評審材料做評審,對存在的不合格項或潛在不合格項提出糾正和預防措施。評審結束後,應編制管理評審報告,並按要求對評審結果進行改進。
壹般企業應制定管理評審控制程序,規定實施管理評審的部門職責、工作流程,以及需要生成、保留的相關記錄。
四、輸入材料
管理評審的輸入材料是各部門根據公司質量管理手冊及相關程序文件,結合本部門質量管理運行情況,對公司質量管理體系的總結和評價報告。
關於管理評審輸入材料模板,百度文庫等網絡平臺有很多模板,大家可以參考。其實主要是匯報內容要完整,要為管理評審會議提供全面充分的輸入材料,形式不是很重要。
在這裏,我們重點介紹壹下管理評審輸入材料中應包含的主要內容:
與部門相關的內部審核結果;
客戶反饋(包括客戶滿意度、客戶投訴等);
流程(包括流程圖);
客戶反饋(包括客戶滿意度、客戶投訴等);
客戶反饋(包括客戶滿意度、客戶投訴等)。
過程績效和產品符合性(包括過程、產品和服務的測量和監控結果);
糾正和預防措施情況;
跟蹤以往管理評審措施的實施情況及其有效性;
可能影響質量管理體系的各種變化;質量管理體系運行狀況,包括質量管理方針、目標的適宜性和有效性;
其他改進建議。
V.管理評審會
按照計劃或通知的時間,由公司法定代表人組織召開管理評審會。各部門負責人參加管理評審會,並分別提交意見材料。
各部門負責人結合本部門所承擔的工作,總結公司質量管理工作在本部門的實施情況,結合公司目前的生產實際,評價質量管理體系是否適宜、有效,並提出改進意見。
管理評審會上,各部門都要發言,都要對體系做出評價。這是完善公司質量管理體系的好機會。
公司法人代表肯定是最忙的,平時沒有那麽多時間去了解質量管理體系的運行情況,都是交給管理者代表去管理,這個時候專門留出時間來聽取各部門負責人對公司質量管理體系的總結、評價和建議,可以說機會非常難得,同時也是公司高層引導重視質量管理的體現之壹。
法定代表人應考慮是否根據各部門的投入材料,結合公司的質量方針、目標和當前公司發展的戰略方向,調整公司的質量目標?是否對體系進行調整修改和完善?在哪些方面需要改進?哪些工作需要改進和進壹步加強?
對存在或潛在的不符合項提出整改措施,或采取預防措施。
六、管理評審報告
公司應根據管理評審的過程、結果輸出管理評審報告。
管理評審報告應包括以下措施:
針對過程改進質量管理體系;
針對顧客要求改進產品;
資源要求。
管理評審報告壹般由管理者代表出資組織編寫,報總經理審批,並分發到公司各部門,由質量管理部門或其他指定部門或人員負責跟蹤管理評審的要求改進情況,監督跟蹤驗證的實施。
本次管理評審的結果可作為下次管理評審的輸入之壹。如果管理評審導致文件修改,則應嚴格按照公司文件管理控制計劃的相關要求執行。
對於管理評審認為對公司質量管理體系有壹定影響的,按照規定應采取糾正和預防措施的,應按照公司糾正和預防措施控制程序的有關規定執行。
VII.改進
對於管理評審報告中提出的改進要求,責任部門應制定改進措施計劃或方案,經管理者代表批準(也可由部門負責人批準,具體視公司責任部門對管理評審控制程序規定的權限批準實施方案。
壹般來說,管理評審報告中規定的改進要求比較宏觀。因此,壹般要求責任部門制定較為詳細的改進計劃或實施方案,這也是貫徹質量管理PDCA循環理念的體現之壹。
如果責任部門在工作中直接按照改進要求進行改進,卻未能提供相關的書面資料(包括文件和記錄),就很難具有說服力,不僅在接受外部審核時難以服眾,即使是核查公司質量管理部門對改進要求的落實情況,也很難被接受。
對於管理評審提出的糾正、預預防措施,質量管理部門應重點監控、跟蹤其改進情況。
責任部門落實相關整改要求後,質量部門應對糾正、預防措施的落實情況、有效性等進行核查。並要求責任部門提供相關證據過見文件後方可結案。
八、增加評審機會
在公司實施管理評審,壹般時間間隔不超過12個月。
以年度作為公司質量管理體系的評審頻次和周期,但在某些特殊情況下,應增加管理評審的頻次,以確保公司質量管理體系的完整性和改進適宜性,保證公司的生產和服務持續達到預期效果。
壹般來說,在下列情況下,應增加公司質量管理體系的管理評審頻率:
當公司的組織機構、產品種類或範圍、資源配置發生重大變化時;
當發生重大質量事故(事件)、嚴重的顧客質量投訴或連續發生投訴時;
當與產品和服務有關的法律、法規及其他相關要求發生重大變化時;
與產品和服務相關的法律、法規及其他相關要求發生重大變化時;
市場需求發生重大變化時;
二次審核、第三方審核或法律法規要求的其他審核發現質量管理體系嚴重不合格時;
公司法定代表人認為有必要進行管理評審的其他場合。