第壹章 印章使用管理
第壹條 印章是憑證，是本礦對內對外行使職權的標誌，印章的管理要做到權力下放，相互制約，為明確使用人和管理人的權限，特制定如下管理制度。
第二條 礦行政印章必須由人事行政科指定專人管理。
第三條 凡需使用印章，必須經主要領導或授權分管領導批準後，方可由人事行政科蓋章。
第四條 人事行政科應對蓋章文件的內容進行審核，對有問題的應落實後方可用印。
第五條 礦下發的文件，由主要領導或人事行政科科長審批。
第六條 印章必須登記，包括用印時間、用印單位、用印事項、經辦人姓名、審批人姓名等。
第七條 其他單位的職能印章主要供各單位內部使用，已刻制的職能單位印章需由單位負責人保管，並嚴格印章的使用。
第八條 印章的廢止或註銷應由保管人填寫《廢止印章申請表》，報經礦人事行政科批準後由公司統壹廢止或註銷。
第九條 印章遺失時，應由印章保管人填寫《印章廢止申請表》，並報經人資行政科和主管礦長批準，待簽字認可後，提出遺失處理處罰意見，由公司統壹處理。
第二章 文件管理規定
第壹條 為規範文件、簽批管理程序，更好地發揮指導實際工作的職能作用，及時傳達和領會上級有關指示精神，特制定本文件、簽批管理規定。
二、單位起草下發的文件，經部門負責人審核、單位主要負責人簽批後，由人事行政科負責審核、編號、簽發、校對，並建立發文登記簿，按規定將文件上報或下發有關單位。
第三條 人事行政科收到上級各類文件後，由文件管理員進行分類登記，人事行政科負責人根據文件內容，提出擬辦意見，及時送主要領導審批。
第四條需要傳閱的文件，按照文件傳閱程序進行傳閱，先送主要領導批示，再根據主要領導批示的範圍進行傳閱。不得漏傳或擴大傳閱範圍。在文件傳閱過程中，對需要反饋辦理結果的文件，要及時催辦和反饋，並在文件上註明。
第五條 公文管理人員應隨時掌握文件的傳閱方向，嚴禁文件在傳閱過程中失控，文件收回後應立即清點，保持傳閱卷的清潔衛生，並註意保密。
第六條 屬於簽報性文件，由簽報的發起單位負責起草，按照規定統壹文號、格式，人力資源和行政印制、校對，按照規定辦理簽報手續。上級簽批文件批復後，起草單位負責跟蹤落實簽批報告。
第七條 簽批文件起草單位要嚴格按照上級要求起草，並對簽批文件的真實性負責，不得違反上級有關規定，對隨意起草或重復濫打簽批文件的，要追究有關單位和人員的責任。
第八條公文處理執行完畢後，應當分類歸檔，以便檔案查閱和回收利用，各單位需要借閱業務文件的，應當按照檔案文件管理規定辦理借閱手續後，方可借閱或者復制。
第三章 公務接待管理規定
第壹條：礦所有公務接待由人事行政科負責，業務對口單位的公務接待由礦領導安排對口單位領導負責接待。
二、接待工作由上級有關接待礦做好專門安排，必要時召開專業會議，制定接待工作計劃和行程路線安排，接待礦領導應主動外出迎接，做到積極熱情；需要匯報工作的礦應提前準備好匯報材料。
第三條 公務接待室或會議室應提前布置好，如擺放水果、幹果、紙巾、瓶裝水等，必要時擺放鮮花、座牌等。公務活動過程中需要進行全程錄像、攝影的，要安排專人做好相關事務性工作。
第四條 接待過程中應有專門的服務人員負責接待的茶水供應工作，當來訪人員離開時，接待人員應及時將接待室內的招待用品（用具）及時收回，並關閉接待室內的空調、門窗等，發現來訪人員遺留物品時應及時提醒。
第五條上級公務來訪人員需要安排休息時，礦應單獨安排房間做好清潔衛生，並提前安排專人整理打掃，無人住宿時房間每周打掃2次，有人住宿時每天打掃1次，對住處內的床單、床罩等用品應及時清洗，保證幹凈整潔，確保隨時可以使用。
第六條 礦公務接待室、會議室和礦領導辦公室的衛生應經常保持清潔衛生。其中礦領導辦公室、礦會議室、接待室等衛生保潔、整理工作要堅持每天清掃2次，並保持室內地面、窗臺、辦公桌椅、沙發、茶幾、書櫃、飲水機等無汙垢、灰塵，不及時清掃的每次罰款20元。
第七條 礦領導辦公室、會議室、接待室室內物品要妥善保管，室內茶水每天供應壹次，如發現不及時更換每次罰款20元。
第八條 嚴禁外來人員進入礦領導辦公室和接待室。礦領導不在礦時，必須由人力資源和行政管理人員在現場監督，方可進入礦領導辦公室。
第九條 加強公務接待場所房間鑰匙和公物管理，礦領導辦公室、會議室、休息室、接待室鑰匙有專人負責保管，嚴禁私自放置或私自配制。因個人失職而造成壹定影響或物品丟失的，由個人承擔相應責任。
第十條 煤礦有關人員在公務活動中涉及良好的職業道德和個人品質修養時，嚴禁翻閱領導的文件以及查看領導的物品，並遵守保密制度，不得泄露談話內容和會議記錄。
第十壹條 協助礦區大型活動和文藝演出等的宣傳、組織和事務性安排，公務活動過程中的有關資料應隨時積累並歸檔保管。
第四章 職工差旅費管理
第壹條 為進壹步規範我礦職工差旅費管理，強化成本管理意識，合理控制差旅費支出，結合我礦實際情況，制定本規定。
第二條 礦采取流程審批與預算控制相結合的方式進行管理。各項支出要堅持勤儉節約，避免浪費。
第三條 審批程序和權限
（壹）礦職工出差，應填寫《出差審批單》，並按以下權限審批：
1．礦副總、各部門負責人出差，報礦長批準。
2、副礦長出差，報礦長批準。
3、礦其他人員出差，報部門負責人、主管領導審批。礦其他人員出差，由礦長批準。
4、員工出差時限由調度領導審批。部門人員協同出差，由主辦業務部門或人員填寫。因公務緊急，未能履行出差審批手續的，出差前可先行溝通請示，出差後補辦審批手續。
（二）經批準的《出差審批單》應抄送人事行政科，作為出差費用結算和職工考勤的依據。沒有《出差審批單》的機票、火車票，人事行政科不得代訂、代付和報銷。
（3）因特殊情況暫時不能履行出差審批手續的，須經部門負責人或主管領導口頭同意後，再履行審批手續。
（4）員工出差回來後，必須提交出差報告或填寫《出差報告單》。出差報告表》抄送人事行政科。
第四條 出差費用標準
(1) 出差費用包括：
1、交通費（公路、鐵路、輪船、飛機等）、
2、食宿費（住宿費和夥食費）
3、雜費（電話費、傳真費、復印費、郵寄費、匯款等）
3、雜費（電話費、傳真費、復印費、郵寄費、匯款等）。傳真、復印、郵寄、匯款等雜費）
出差地點類別住宿標準餐費補助標準
北京、上海等A類地區。300元/天/間60元/天
B類地區其他直轄市、省會城市260元/天/間50元/天
C類地區太原220元/天/間40元/天
D類地區同?p>
D級地區其他城市150元/天/間40元/天
（二）礦區職工出差按以下標準報銷賓館住宿費和夥食費：
1、礦級人員差旅費據實報銷。
2、部門負責人和其他職工的費用統壹按以下標準憑發票報銷，超標準部分由職工個人負擔（有招待任務的除外）。
註：部門經理可住單間。
（三）礦職工出差按下列標準乘坐交通工具：
1、礦長、副礦長乘坐火車軟臥、壹等座，路途較遠的，經批準可乘坐飛機經濟艙；
2、其他職工可乘坐汽車或火車硬座；
3、與高級別職工同行的低級別職工，食宿隨高級別職工；
2、其他職工可乘坐汽車或火車硬座；
3、高層員工隨低層員工出差，食宿隨高層員工；
（四）因陪同公司客戶外出或其他特殊情況差旅費超支或超規格乘坐交通工具的，必須事先征得分管領導同意，並需在《出差審批表》中載明事由。
第五條 出差審批管理：
（壹）副總經理、部門負責人出差須報礦長審批；
（二）其他人員出差須報副礦長審批。礦長簽字批準。
（三）出差三天以內的，經部門負責人審核後報礦長批準；
（四）出差三天以上的，報礦長批準。
第六條 備用金借款審批管理：
（壹）員工出差借用備用金，應填寫《借款申請單》，由財務主辦按規定審核後，按以下權限予以審批：
每筆資金支出由部門負責人審核後，報礦長簽批。
（二）因工作任務需要經常出差的職工，可申請借用定額備用金。借款人借用定額備用金時，應提出書面申請，經部門負責人審核後，再按本條第壹款規定予以審批。該礦對員工定額備用金的借用申請和金額進行嚴格控制。
員工借用定額備用金，差旅費報銷時可在批準的定額備用金額度內暫不沖抵，但需再次借用定額備用金時，需結清前次借用的定額備用金後方可辦理再次借用手續。職工所借定額備用金必須在年底（12 月 20 日前）還清所欠定額備用金余額。次年如需繼續借用定額備用金，再辦理借用手續。
（3）員工借用定額備用金時，部門負責人應對員工出差地點、往返路線、往返天數的真實性負責。
（4）定額備用金的借用金額由財務主辦審批，其發放標準為：
1、員工往返交通差旅費，按實發放；
2、住宿費、夥食補助費、市內交通費等、按出差、學習標準執行；
3、會議費，會議主辦單位已明確會議費標準的，按實發放；未明確會議費標準的，按實發放。會議主辦單位未明確會務費標準的，按每天260元的標準支付會務費。
第七條 出差費用報銷：
（壹）員工出差憑飛機票、火車票、汽車票等報銷差旅費，住宿費憑住宿費收據在規定的限額標準內按實際住宿天數報銷。夥食補助費按出差自然天數計發。
（2）出差人員憑《借款申請表》辦理借款手續，並在出差回來後壹周內到財務處辦理報銷手續。報銷差旅費需填寫《差旅費報銷單》。
（三）出差過程中發生的招待費，按礦有關規定辦理。
（四）發生的費用由人事行政科審核。
第八條 其他事項
（壹）職工到省外出差，原則上不允許單獨駕車，如有司機駕車隨行出差的，可由出差人員陪同食宿。
（二）參加區內培訓或會議，除會議有特殊要求外，原則上不在賓館、招待所住宿。職工到家屬居住地出差的，原則上不報銷住宿費。
（三）全礦職工出差要自覺遵守本制度，對故意拖欠差旅費借款的，逾期不辦理報銷手續的，除從其工資中扣除外，取消其差旅費借款資格。
（四）出差人員要實事求是，如發現弄虛作假現象將按礦有關規章制度嚴肅處理。
第五章 檔案管理制度
為規範我礦檔案管理工作，確保檔案的完整和保密，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料丟失，制定本制度。
第壹條 歸檔的文件材料必須按年度立卷歸檔，單位內部活動中形成的各種有保存價值的文件材料，接到上級來文，按本制度規定分別立卷歸檔。
二要重視本單位文件材料和文書工作的管理，有專職或兼職人員負責此項工作。
第三條 凡反映本單位工作活動並具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子數據、信函、報刊、錄音、錄像等），均屬檔案範圍。單位成立、變更的申請、批準、登記以及解散後的終止、清算等有關文件材料。本單位的制度、會議記錄、內部文件（包括主要領導審批後的工作流程、決定等）。
第四條 歸檔文件材料的種類、份數、頁數應當齊全。在歸檔的文件材料中，每份文件應將原件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、同壹文件形成的各種文字立在壹起，不得分開。
第五條卷內文件材料應按不同情況排列，不能分開的文件材料應按順序排列，即批復在前，請示在後；正文在前，附件在後；印件在前，定稿在後。
第六條 卷內文件材料應按編寫頁碼或件號順序排列。裝訂成冊的案卷，應統壹在每頁文字材料的正面右上角、背面左上角編頁碼；未裝訂成冊的案卷，應在卷內每份文件材料的右上角編頁碼，圖表和聲像材料等，也應在圖表或聲像材料的背面編頁碼。
第七條 根據各類檔案材料的密級、保管期限，案卷必須按規定格式逐壹填寫卷內文件目錄，不得隨意更改文件材料的標題和簡化標題；沒有標題的應寫明標題，有的雖無標題但有實質內容的應改寫標題：文件材料的年、月、日應審查清楚，填寫有關項目；卷內文件目錄置於卷內。音像資料應當用文字標明攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內容。
第八條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下、三年以上。
第九條 凡能反映本單位主要職能活動和歷史沿革，對本單位具有長期利用價值的檔案，定為永久保管。凡反映本單位壹般活動、工作情況，在較長時期內具有利用價值的文件材料，作為長期保管。凡在礦山較短時期內具有參考價值的文件材料，作為短期保管。
第十條 檔案分為普通檔案和機要檔案兩類。檔案分為絕密和機密兩類。檔案定密由檔案作者提出，主要領導批準定密。涉密檔案只準在檔案室查閱，不準帶出檔案室；復制涉密檔案，須經辦公室主任、副總經理以上領導批準。涉密檔案只能由檔案員使用，其他人員使用需經辦公室主任和副總經理以上領導批準。
第十壹條對已到保密期限的檔案請有關部門領導和辦公室主任鑒定解密，解密檔案作為壹般檔案管理，及時提供查閱利用。
第十二條各單位因工作需要，借閱本單位業務檔案需經本單位領導批準後，到檔案員處填寫檔案查閱登記簿，方可借閱。
第十三條各單位借閱非本單位業務檔案，必須經檔案所屬單位或負責人審批。
第十四條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還檔案時應核對、清點，並在登記簿上註銷。
第十七條 借閱檔案者不得泄密、塗改、折疊、借出復制和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要借出或攜帶檔案外出的，須經單位主要領導批準後方可借出。
第十八條 全體員工使用公用計算機時，要做好自用計算機的保密工作；需要使用的移動硬盤和U盤要妥善保管，防止丟失或借與無關人員使用。
第十七條 檔案部門負責人應當定期對保存的檔案進行鑒定，對於保存期限已滿的檔案材料，按照規定銷毀。檔案鑒定工作由單位負責人主持，有關單位參加，組成檔案鑒定小組，對鑒定的檔案要逐件進行審查，提出存毀意見。檔案資料鑒定小組審定，並經上級主管部門批準後方可銷毀。銷毀檔案資料時，須兩人以上並在指定地點監銷，監銷人應在銷毀書上簽名。
第十八條 對違反檔案管理制度，無故拖延或不報送應歸檔的備份文件材料的，壹經發現，限期報送，經催辦仍拖延的，除責令其退還文件材料外，並對有關責任人和單位領導處以100元至500元的罰款。
第十九條 對泄露本單位檔案秘密、塗改、拆散或未經單位領導批準出借、復制、攜帶檔案外出的，視情節對單位領導和當事人處以500元至1000元的罰款，並予以通報批評；如造成不良後果者，視情節輕重，追究其法律責任。
第二十條 檔案管理人員丟失或者擅自提供泄密檔案的，應當根據情節輕重，給予紀律處分和相應的罰款，直至依法追究法律責任。
第六章 檔案保密制度
第壹條 檔案是國家的寶貴財富，企業各類檔案本身具有機要性質，因此，檔案管理部門和檔案專職人員，必須遵守檔案保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案信息安全。
二、檔案室有人事行政科設專人保管檔案，凡借閱檔案，必須由檔案室工作人員提供，任何人不得直接利用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，到期歸還，歸還的檔案應由檔案工作人員認真審核把關，發現問題及時上報。
第四條 外單位調閱檔案，需持公司領導和主管部門批準的介紹信，復制檔案或對外提供圖紙和技術文件，要嚴格按照有關審批手續進行，任何單位和個人無權借閱，對擅自借閱、提供圖紙和技術文件等檔案資料的，要追查責任，對嚴重損害企業利益的，要依法追究有關人員的責任。人員責任。
第五條 已停產停業或施工完畢的圖紙和技術文件材料，以及其他需要銷毀鑒定的檔案資料，集中報總公司批準後，方可統壹集中銷毀，其他任何單位和個人無權處理或銷毀。
第六條 檔案管理人員如發現有檔案泄密事項，應及時報告，並立即組織追查處理。
第七條 檔案管理人員不得摘抄、復制、攜帶涉密文件，出訪、探親、訪友，更不準將檔案材料私自帶回家。
第七章 會議管理規定
第壹條 為規範我礦會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本規定。
二、礦人資行政科接到上級部門會議通知後，負責及時做好記錄，認真填寫會議記錄表，交參加會議的領導審閱。
第三條 礦每月大型調度會、每日下午生產會不需要提案和審批。
第四條 礦臨時性行政會議由主要領導或主辦單位負責人直接提出，由人事行政科負責通知參會人員。
第五條 單位會議由各單位自行安排，但會議時間、參加人員等不得與礦井會議相沖突。
第六條 會議安排的原則是：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會，各類會議的優先順序是政府、公司、礦例會、臨時行政會議、單位會議，為處理突發事件召開的緊急會議不受此限制。
第七條 會議組織者要提前做好會議的各項準備工作，如落實會場、布置會場、準備座位、會議器材、茶水茶具等會議所需的設施和用品。
第八條 會議的組織工作按照 "誰提議、誰組織 "的原則進行。
第九條 會議主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會議落實情況，做好會前準備工作。主持人壹般應在會議開始後點名，或將手機調至振動或關機狀態。然後就會議的議題、議程、需要解決的問題和達到的目標、議程推進中應註意的問題等，作必要的說明。
第十條會議專用記錄本要做好會議原始記錄和會議考勤記錄，根據需要由會議主辦單位指定專人整理會議記錄；會議記錄應盡量采用記錄體例，保證記錄的原始性。
第十壹條所有參加會議人員未在會議時間結束後5分鐘內到達會場的，算遲到。第十二條 全體與會人員如未經會議主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，算作提前離場。凡必須參加會議的人員未經請假擅自出席會議或請假未獲批準而不參加會議的，計為缺席。
第十二條 凡無正當理由遲到、早退、缺席的每次處以50元罰款。應參加會議人員因接到通知而遲到、缺席的，上述處罰由傳達人承擔。