對項目變更管理的回應

任何成功的項目變更管理都包括兩份文件：項目變更請求和項目影響聲明。1.項目變更申請項目經理必須關註項目中的每壹個變更，客戶提出的每壹個變更申請都必須記錄在案並歸檔。項目團隊必須向客戶提供壹份標準化的變更申請表。只有當項目團隊清楚地了解了變更請求，項目團隊才能進壹步評估變更的影響（其中項目團隊應考慮客戶的滿意度），並最終決定是否接受變更請求。2.項目影響聲明針對變更請求的文件是項目影響聲明，它是項目經理針對變更請求提供的糾正措施選項清單。申請人負責選擇最佳方案。PIN 文件描述了項目經理提供的可行方案以及每個方案的利弊，並可能包括對最佳方案的建議。最終決定應由申請人做出。針對不同的情況，也有不同的項目變更控制方法：情況 l：績效保持不變當績效固定時，成本可視為時間的函數。值得註意的是，在目標時間內完成項目的成本往往高於預算成本，這可能是由於為了在目標時間內完成工作而增加了資源或加班，而由於時間延誤而增加的加班導致總成本逐漸增加。當績效固定時，有四種基本情況：1) 可能需要額外資源，這通常會使成本迅速上升。2）工作範圍可能會重新界定，不改變項目績效要求的工作可能會被取消。3）為了平衡項目成本或加速關鍵路徑上的某些活動，有效資源可能會被轉移到進展緩慢的工作上。4）計劃的變化可能會使某些工作從按順序執行變為並行執行，這種變化也可能導致資源的重新分配。情況 2：成本固定當成本固定時，績效可能是時間的函數，績效水平也往往決定是否改變項目的時間進度。如果成本固定，項目經理應首先仔細檢查項目合同。合同必須明確規定所要求的績效水平，並說明包括哪些內容，不包括哪些內容。密切關註因客戶需求變化或額外要求而產生的成本，有助於降低成本超出計劃的可能性。由經驗豐富的人員簽署的合同將確保被缺乏經驗的項目經理忽略的成本也包含在合同中。要將所有費用都納入合同，必須進行謹慎而有技巧的談判。經常被忽視並可能導致成本增加的常見問題有1) 過分詳細的報告。2）不必要的文件。3）多余的成本、時間和項目進度文件。4）項目使用了錯誤的合同類型。在固定成本約束下，為了滿足約束條件，通常首先要犧牲績效。然而，如果為了滿足某些未指定的要求（如長期維護）而必須犧牲這些性能，那麽這種方法的改變在項目的整個生命周期中都可能是潛在的危險。從長遠來看，性能的降低實際上會增加而不是減少成本。因此，項目經理及其助手應確保對性能的任何變化，以及相應的成本變化進行充分的分析和理解。情況 3：時間固定在時間固定的情況下，成本會隨著績效的變化而變化。在目標成本下，如果績效可以保持在 100%，承包商可能會要求降低績效，以保證項目如期完成。此外，還會產生額外的成本，這意味著業績的下降意味著客戶方信譽的下降，也會對公司今後的商業行為產生影響。在大多數情況下，按計劃完成項目非常重要。例如，在飛機生產中，發動機交付後，飛機發動機底盤尚未完工，就會耽誤發動機制造商和飛機制造商的工作，最終影響客戶。由於產品生產的延誤，會導致這三個方面的重大損失。這不僅會影響公司未來的生產，還會給客戶留下不好的印象。在商業世界裏，聲譽不佳的公司往往不受歡迎。有時，即使假設時間是固定的，但在不給客戶造成任何不便的前提下，實際情況往往有變動的余地。當整個大型項目（妳的項目只是其中的壹個子項目）進度落後，而客戶對妳的單獨項目沒有準備時，就會出現這種情況。時間因素的另壹個方面是時間變化的 "預警"。這種做法通常可以降低客戶因時間變化而產生的成本。在項目開始前和進行過程中，詳細的進度計劃和跟蹤、項目團隊成員之間的密切協調以及進度計劃的實時處理，都能確保時間變更盡早告知客戶，確保雙方能夠以壹致的方式平衡時間、資金甚至技術和性能問題。客戶希望的另壹件事是，當進度計劃發生變化時，能有壹份很好的進度報告，這樣客戶就能對進度計劃的變化有充分的了解和準備。情況 4：沒有固定的約束條件另壹種常見的情況是時間、成本和績效都不固定，即成本和時間可以在不同的績效水平上取得平衡。承包商有不同的成本路徑來達到預期的時間和性能約束，而最終路徑的選擇取決於承包商願意承擔的風險大小。在項目生命周期的任何階段，都有必要進行不斷變化的平衡分析，平衡分析的準則在整個項目生命周期中都可能發生變化，時間、成本和性能約束的相對重要性在整個項目生命周期中也可能發生變化。在項目的早期階段，成本可能還沒有累積到重要的程度。另壹方面，項目的績效可能被過分強調，有時甚至比進度更重要。當項目接近尾聲時，人們開始關註成本約束，特別是如果項目利潤是公司的主要收入來源的話。此時，績效和進度對項目完成的影響將被放到次要位置。無論如何，壹旦確定了項目變更的目標，下壹步就是分析和選擇可行的替代方案。對替代方案的分析應包括對項目成本、時間和績效目標變化的準備，以及對所需資源、總體進度和支持每種替代方案所需的項目計劃變化的分析。下壹步是高層領導發揮作用，與項目經理和職能經理合作選擇備選方案，目標是最大限度地減少對項目的總體影響。這種影響不僅要從短期財務結果的角度來衡量，還要從長期戰略和市場條件的角度來衡量。這壹步驟應包括以下內容：1）準備壹份正式的項目變更報告，其中包括要實現的變更的工作範圍、進度和成本。2）構建壹個決策樹，其中包括成本、工作目標和進度，以及對每種方案達到決策點的成功概率的估計。3) 向內部和外部項目經理提供幾種備選方案及其各自的成功概率。4) 利用管理壹致性選擇適當的完成策略並加以實施，同時假定項目經理不會堅持完成不可能完成的任務。最終確定變革計劃還需要進壹步的工作。許多公司利用檢查表來制定評估測試變更計劃的準則，並評估未來可能出現的問題。以下問題是核對表的壹部分：1）其他項目是否受到影響？2）之前的任務是否要求重復工作？3）維修（和/或）保養是否變得更加困難？4）今後還會有額外的任務嗎？5）項目團隊成員將如何反應？6）對項目生命周期有何影響？7）項目的靈活性是否降低？8）對關鍵員工有什麽影響？9）對客戶有什麽影響？應評估未來所有潛在問題的可能性和嚴重性。如果問題發生的概率或問題嚴重性的概率很高，變更計劃設計就應采取適當措施降低問題發生的概率。內部制約因素，如人力、物力、財力、管理、時間、政策、質量和變更要求等，都可能在項目生命周期內造成問題。資金、完工日期和負債等外部約束也會影響項目的靈活性。