電子合同系統是指具備締約人身份認證、合同電子簽名、合同存儲與調用等功能以實現在線訂立電子合同及處理的信息系統,即電子合同訂立系統。
因此,壹款優秀的電子合同系統,需具備以下幾個功能:
1、實名認證
實名認證是電子合同系統中最為核心的重要環節,通過實名認證技術可確保電子簽章使用者的真實身份,避免簽章被人冒用、濫用的隱患。
2、電子簽章管理
電子簽章管理功能包括電子簽章的制作、授權、使用、撤銷、管理、維護等壹系列操作。
3、文檔在線編輯
電子合同系統具有強大的在線編輯功能,用戶可在線自由編輯各類文檔、電子合同、合作協議、公告通知等內容。
4、電子合同簽署
電子合同編輯完成後,用戶即可在線發起電子合同簽署,簽約方實名認證並使用電子簽章進行簽署,壹份電子合同就簽署完成了。
5、合同管理
合同管理功能可以協助企業管理所有與合同相關的文件,如合同原稿、合同變更文件、合同附件等,並且支持合同分類歸檔,在線查詢及下載等功能。
6、法律服務
壹般情況下,第三方電子合同系統可提供出證服務,為用戶提供證據鏈,證明用戶簽署的電子合同未被篡改,有效防止抵賴。
要判斷第三方電子合同系統提供的電子簽名是否是《電子簽名法》規定的“可靠的電子簽名”,壹般可以從三個方面來判斷:
1、可靠的電子簽名屬電子簽名人專有;
2、簽署時數字證書是由電子簽名人控制;
3、簽署後要運用可信時間戳等相關技術實時加固數據,確保電子數據無篡改。
我平臺電子合同系統就做到了這三點:
①CA機構頒發CA證書/公安部eID認證系統:采用國家機構認證技術,確保電子合同簽署主體真實身份;
②防篡改技術:采用國際通用哈希值技術固化原始電子文件數據,輕松識別文件是否被篡改;
③第三方取時技術:精確記錄簽約時間。
此外,我們還需對第三方電子合同系統的產品及平臺的信息安全進行考量。如電子合同系統的穩定性、數據的安全性等。這就涉及到第三方電子合同系統的資質問題,資質欠缺的第三方電子簽名平臺在保障電子簽名的合法性方面是有所不足的。從保障電子簽名的法律效力而言,第三方電子簽名平臺應該具備這樣幾項資質:公安部信息安全等級保護三級或者更高級別認證、工業和信息化部的可信雲服務認證、ISO27001認證。