采購部門的職責
在企業內部，采購部門應該是壹個分工明確、職責明確的關鍵部門，負責采購維持企業運轉所需的各種物資和服務。我們以制造企業為例，討論壹下采購部門的組織結構和工作職責。
在大公司中，采購組織結構復雜，在不同的企業中，采購部門負責人的職位也不同。比如部門領導的頭銜有首席采購官、副總裁、部長、總監、經理等。，而具體從事采購業務的崗位有主管、高級采購、采購員等。
為便於描述，本文只采用兩種采購職責，即采購經理，即部門的領導，以及采購員，即部門的基層員工，負責具體采購活動的實施。
1.采購經理
作為部門主管，采購經理負責戰略制定和規劃，其主要職責如下:
(1)根據歷史銷售數據，結合新產品引進和老產品退出的計劃，以及企業未來的發展規劃，制定下壹財年的采購計劃。根據公司每年的銷售額，基本可以算出采購金額支出。
(2)維護現有供應商關系，保證穩定供應。現有供應商的財務狀況是否健康，關鍵原材料尤其是市場供應緊張的供應商之間的關系必須維持。供應鏈的穩定是公司業務發展的基礎。
(3)開發新的供應商，不斷尋找更具成本效益的潛在供應商。在保證穩定供應的前提下，適時開拓新的供應渠道。采購可能覺得老供應商合作愉快，沒必要花更多的精力去發展新的供應商，但是我們需要從兩個角度考慮。
首先是優勝劣汰，讓供應商永遠保持競爭狀態，流水不腐。其次，購買時要有風險防範意識，不能把雞蛋都放在同壹個籃子裏。新冠肺炎疫情對我們是壹個警告。
如果主要供應商都集中在同壹個國家或地區，壹旦這個地區發生重大災難，采購方的損失可能是巨大的。
(4)供應商合同管理，定期與現有供應商審查價格，制定年度降價計劃。
(5)對現有供應商的供貨業績、原材料質量、成本進行審核，制定供應商評分機制，作為供應商綜合業績的考核依據。供應商評價不是單個采購方的說法，需要綜合交付業績和產品質量，可以用權重打分法看全局。
(6)積極了解市場價格和發展趨勢，獲取最新的原材料價格指數，在保證質量的前提下降低采購成本。采購經理需要關心各種國際地緣政治和國內民生。可以說他們什麽都關心。
(7)負責本部門員工的管理，制定職業發展培訓計劃，評估員工績效。帶出壹個優秀的團隊，制定接班人計劃，也是管理者的必修課。
(8)協調內部和外部供應商之間的溝通。多溝通，善於溝通，才能在采購經理的崗位上遊刃有余。
2.買方
負責更多工作的是操作層面，這可以包括以下內容:
(1)創建新的供應商信息和新的采購原材料主數據信息。
(2)采購的原材料價格應定期維護和更新。
(3)根據需求和庫存情況，制定采購計劃。
(4)創建采購訂單並將其發送給供應商。
(5)確認交貨日期，跟蹤訂單的交貨情況。
(6)解決訂單交付差異問題。
(7)監督供應商的交貨表現，收集相關數據，並向上級主管報告交貨中的任何異常問題。
(8)安排並跟蹤供應商的付款。
采購部門如何轉型？
1.觀念的改變
在壹般企業中，產品和服務的價值有65%來自於其供應商，因此采購部門在公司中非常重要。傳統上，節約成本是采購部門的首要目標，但在未來，采購部門將擴展其職能，以幫助公司提高經營業績和促進創新。
采購領導者將積極采用新興技術，制定清晰的數字化戰略，重構采購模式，從而推動這種轉變。在這種變化的推動下，采購部門將重新思考整個部門的組織結構、采購活動、資源配置和相關技能。
在傳統的組織結構中，業務部門認為采購是執行層面的活動，沒有戰略影響力，所以總是在提出采購需求後通知采購部門執行既定計劃。
隨著市場競爭環境和業務的發展，這種觀念也需要改變。業務部門需要與采購部門緊密合作，以實現更好的績效。
在傳統模式下，采購員支持業務部門開展端到端的專業活動，如采購、品類和供應商管理、制定采購策略和與供應商談判。
在供應商管理中，采購員只能手動尋找供應商，通常需要采購員的協助。采購員只能從價格、質量、交期等角度管理供應商，靜態評估供應商風險，很少主動更新評估結果。
在合同管理中，買方采用手工制作和執行流程，缺乏集中的文檔管理崗位，有時采購替代後會丟失電子合同文檔，難以保證供應商遵守合同。
轉變觀念後，采購員需要與業務部門緊密合作，將核心采購、簽訂合同和供應商管理活動整合到供應鏈活動中，以更好地滿足客戶需求。
同時，買家也將更積極地參與產品設計創新，與R&D、產品設計和供應商壹起開發新項目。購買者將與業務團隊更緊密地合作，他們的重點將是從內部和外部信息系統的豐富數據中獲得洞察力。
2.技術革新
根據SAP Performance Benchmarking進行的壹項調查，采購部門將52%的時間花在交易活動上，如對賬和合規性審計。這樣的工作不僅費時費力，而且純粹是反應式的，不能解決采購管理的根本原因。
未來，企業將實現大部分交易活動的自動化，比如使用機器人流程自動化對采購金額高、需求相對穩定的原材料自動下單，從而釋放人力資源，將員工從枯燥的重復性工作中解放出來，專註於能夠為企業創造更高價值的工作崗位。
最終采購部門的運營成本會降低，為公司貢獻更多的價值。根據麥肯錫的壹項研究，從源頭到支付的過程中，60%很可能是完全或大部分自動化的，由此帶來的成本節約占總節約的3.5%。
在數字采購活動中，人工智能和區塊鏈將用於起草合同，並為采購決策提供指導。采購部門將使用預測分析技術來提高采購支出的可見性，這有利於做出采購決策。
采購部門可以使用集成的分析功能和儀表板來突出供應商的實際表現，並從不同的維度預測潛在的風險，以改善整體供應商管理流程。
通過采用數字合同，采購部門可以提高與供應商談判的質量、透明度和速度，加強合作，還可以減少企業對供應商合規性的擔憂。
在數字化時代，隨著各種新技術的出現，采購部門將利用RPA、區塊鏈、機器學習等技術，提高事務性活動的效率，降低人力運營成本，拓展業務創新思維，為企業創造更多價值。