供應鏈管理涵蓋廣泛,包含了采購、制造、物流、分銷等環節。整個供應鏈流程中,各環節涉及大量簽署需求,例如:采購合同、生產制造合同、銷售合同、物流運輸合同、提貨單、出入庫單、銷售訂單、物流對賬單、財務對賬單等。
而隨著整個行業發展,紙質單據簽署在供應鏈電子化管理閉環中的脫節也導致效率、風險的增加,合規有效的電子合同簽署管理成為供應鏈管理提速、降險、控本的趨勢。
以下為供應鏈管理中,電子簽署與合同管理電子化的典型應用場景:
1、招標、投標文書:
傳統的招投標中,對供應商的選擇需要經過嚴格的招標、投標、開標、評標與定標等程序,涉及眾多紙質文件:招標公告、招標文件、合同條款、澄清說明、電子開標記錄、補充文件等。流程繁瑣、效率低。
通過電子合同與數字簽章模式投標流程:安全、合規、高效
2、采購、供貨訂單:
如果采購過程采用紙質文件,則需要雙方多方面對面簽署或者快遞簽署,影響簽約時效;如果采用傳真、郵件的方式,再涉及大宗交易時,這樣的簽約方式顯然不能解決後續的存證固化的問題;另外當遇到采購談判中原材料價格上漲下跌,供應商和采購雙方協調還會出現時間上的延遲。
使用電子合同簽約可以實現完全的線上電子化交易,采購商可在線向供應商發起上述各類合同文件簽署鏈接,通過短信或者郵件推送到供應商的智能終端設備,確認合同無誤即可快捷簽署,整個過程只要幾分鐘!
3、物流、配送單據:
原料運輸或產品確認采購後即進入物流、配送環節。在這個過程當中,物流單據需要有制單、打單、配送、簽約、回收,執行等專人維護的流程,並且容易出現錯配、漏配等情況,且紙質單據管理麻煩。且供應鏈物流公司在運輸過程、貨物的交接中容易出現意外狀況,而傳統協調方式並不能很好解決這樣的情況。
但是通過電子合同可以實現物流單據的線上生成,物流人員或客戶可以在手機上查看物流單據內容,後臺管理物流合同和單據。另外契約鎖支持各種表單參數模版設置,實時根據業務數據和企業管理流程環節,對接簽署過程。有效提升效率、壹定程度上調度運輸流程,實現及時有效溝通。
由上可見,供應鏈管理,能夠大大提升企業的效率和效益,讓企業的上下遊、組織與組織之間的協同更加高效。而電子合同則能為整個供應鏈交易過程提供更為安全的交易方式,並且從供應鏈中所涉及的合同簽訂環節把控線上簽署,節省線下簽署耗費的時間和精力,從安全交易入手縮短整個供應鏈鏈條的交易時間。幫助企業打通供應鏈管理中計劃、采購、制造、銷售的各個環節的在線簽署,實現合同文件的雲端管理。