公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規範格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。
◆怎樣理解公文的基本含義：
1.公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。
2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。
3.公文是具有法定效用與規範格式的文件材料。
4.公文是辦理公務的重要工具之壹。
◆公文產生的必要條件是什麽：
具有法定地位的機關或組織在行使職權和實施管理的公務活動中，必然會產生體現自身意誌的文件材料，這是公文形成的必要條件。
◆比較文書、文件、公文三個概念的異同：
1.“文書”可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書。還可以指壹種職業、壹種職務名稱。
2.“文件”從廣義上說同文書壹樣，但從狹義上說，主要是指機關、組織制成和發布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。
3.“公文”特指各機關單位為辦理公務而形成的文件材料。
◆公文的主要特點是什麽：
1.公文有法定的作者。
2.公文有法定的權威。
3.公文有特定的效用。
4.公文有規範的格式。
5.公文有規定的處理程序。
◆機關公文的作用表現在哪些方面：
1.領導與指導作用。
2.行為規範作用。
3.傳遞信息作用。
4.公務聯系作用。
5.憑據記載使用。
◆為什麽要給公文分類：
由於公文所反映的社會現象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率的進行，就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。
◆常見的公文分類方法有哪些：
1.從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件。
2.從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。
3.從公文的秘密程度和閱讀範圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。
4.從公文制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件(法律文件、法令文件、行政法規與規章文件)、行政文件、黨的文件。
5.從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規範性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。
◆公文的名稱是怎樣確定的：
壹份公文的名稱並不是隨意確定的，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。
◆我國現行的黨政機關公文常用種類有哪些：
1.<國家行政機關公文處理辦法>規定公文文種為12類13種：(1)命令(令)、(2)議案、(3)決定、(4)指示、(5)公告、通告、(6)通知、(7)通報、(8)報告、(9)請示、(10)批復、(11)函、(12)會議紀要。(1993年11月21日)
2.<中國***產黨機關公文處理條例>規定黨的機關公文種類主要有14種：(1)決議、(2)決定、(3)指示、(4)意見、(5)通知、(6)通報、(7)公報、(8)報告、(9)請示、(10)批復、(11)條例、(12)規定、(13)函、(14)會議紀要。(1996年5月3日)
◆什麽是公文寫作：
是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和願望的寫作活動。
◆公文寫作的組織可分哪幾種形式：
1.由壹人準備、選取材料並構思布局直至擬寫成文。
2.由多人***同討論、構思和準備材料，最後由壹人執筆起草。
3.由起草小組***同醞釀，多人分工執筆，壹人統稿貫穿成文。
◆公文的質量主要體現在哪些方面：
主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面：
1.在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。
2.在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規範。
◆公文寫作有哪些特點：
1.被動寫作，遵命性強。
2.對象明確，針對性強。
3.集思廣益，群體性強。
4.決策之作，政策性強。
5.急迫之作，時限性強。
6.講究格式，規範性強。
◆簡述公文寫作的基本要求：
1.要保證公文內容在政治上的正確性。
2.要實事求是，在業務上符合客觀規律。
3.在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯。
4.公文起草要符合統壹規定的體式與程序。
5.要註意選用書寫的載體材料與字跡材料。
◆公文寫作的步驟是什麽：
1.明確發文主旨。
2.收集有關材料。
3.擬出寫作提綱。
4.認真起草正文。
5.反復檢查修改。
◆公文的修改要抓住哪些主要問題：
1.關於主題的修改。
2.關於觀點的修改。
3.關於材料的修改。
4.關於結構的修改。
5.關於語言的修改。
◆簡述公文寫作人員加強素養修養的重要性：
公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是壹項政治性和政策性都很強的工作。公文寫作的好壞，不僅直接關系到公文效用的發揮，也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。
◆簡述公文寫作人員加強素養修養的內容：
1.政治素質好。
2.有壹定的政策理論水平。
3.熟悉業務和機關工作情況。
4.有較寬的知識面。
5.有較好的文字功底。
◆簡述公文寫作人員加強素養修養的途徑：
1.完善自我，勇於創新。
2.博覽群書，增長知識。
3.深入實踐，勤學苦練。
◆什麽是公文體式：
是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。
◆為什麽公文要有壹定的體式：
主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率並為公文處理工作提供方便。
◆什麽是公文文體：
是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。
◆公文文體在表達方式有哪些特點：
表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標誌。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點。
◆公文文體在語言運用上有哪些特點：
由於公文具有很強的政治性、政策性和現實效用性，所以公文運用語言應當做到：
1.準確。準確是公文語言的主要特征和基本要求。
2.簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，做到“文約而事豐”。
3.莊重。莊重就是指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。
4.得體。得體就是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進壹步促進使受文對象產生與行文目的壹致的心理效應。
◆什麽是公文的構成要素：
壹份完整的公文是由壹些規定的數據項目構成的，如發文機關版頭、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等。這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。
◆公文構成要素的指定項目和選擇項目各有哪些：
1.指定項目。是用於在每壹份公文的文面上規定必須填寫的數據項目。它由公文管理標記（包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記）、發文機關版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等項目組成。
2.選擇項目。是用於供選擇填寫的數據項目，可根據公文文種的需要選擇填寫。它由簽發人、題註、主送機關、無正文說明、附件說明、註釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關和印發說明等項組成。
◆什麽是公文的書面格式：
是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。
◆公文的書面格式在文面上分成哪幾個部分：
在文面上壹般可分為文頭、行文和文尾三個部分。
◆公文的文頭、行文和文尾三個部分各有哪些數據項目：
1.文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項。
2.行文部分包括公文標題、題註、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、註釋及特殊要求說明等項。
3.文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。
◆發文字號的作用是什麽：
1.統計發文的數量，便於公文的管理。
2.在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。
◆公文標題是怎樣構成的：
由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確，簡要的概括和提示。這三個組成部分，壹般都要求寫完全，但也有省略的。例如：
1.省略發文機關名稱的。
2.省略事由的。
3.機關名稱和事由同時省略的。
◆為什麽要正確選定公文的主送機關：
公文的主送機關壹定要選準，這是公文發出去以後能否得到及時處理的壹個關鍵問題。
◆公文的主送機關壹般有哪幾種情況：
1.上級領導機關對下級發出的公文，其所屬的下級機關單位都負有貫徹執行公文的責任。
2.下級機關向上級領導機關發出的請示或報告等上行公文，壹般都只有壹個具體的主送機關，不要多頭主送。
3.直接向社會公眾發布的公文，公文的主送機關就不必填寫。
◆簡述公文正文的結構：
1.導語：依據式、目的式、原因式。
2.正文主體。
3.結束語。
◆簡述公文正文的寫作要求：
1.內容要符合黨的路線、方針、政策和有關規定，符合國家的法律、法規，提出新的政策規定要註意保持連續性，提法要同已公布的文件相銜接；
2.所反的情況、問題、數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法，要切合工作實際，切實可行。
3.內容涉及的有關部門要經過協調會商，取得壹致意見。
4.在文字表達上概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規範，正確使用標點符號。
◆公文標註主題詞的作用是什麽：
1.可以準確簡要地概括文件的主要內容。
2.可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利於提高整個機關的辦事效率，尤其是大型數據庫使用主題詞效果更為明顯。
3.有利於文書檔案管理的規範化、系統化、科學化。
◆主題詞的標註應當註意哪些問題：
1.必須在公文主題詞表中選用主題詞。
2.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用。
3.壹份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對壹個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。
4.在公文上標註主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。
5.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。
◆簡述公文的排版形式：
公文的排版形式，是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。
◆簡述公文的裝訂要求：
公文壹律左側裝訂。壹般采用線裝、釘裝或膠粘的辦法。裝訂時，文件頁碼要折疊整齊，認真編排，註意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件裝訂在壹起，並在正文末尾註明各附件的標題；如不能裝訂在壹起的，應在附件的首頁上註明文件的文號，與主件同時報送。
◆比較公文的正本、副本與存本的異同：
正本、副本與存本的文字內容是壹樣的。正本是根據已經簽發的定稿制發的正式文件，壹般蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署；副本是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本，主要供傳閱、參考和備查之用。存本是留在機關的除草稿、定稿以外的印制本，只是作為查考之用。
◆什麽是公文的行文規範？它包括哪幾個方面：
按照壹定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規範。公文行文規範的內容包括行文關系\行文方向與方式以及行文規則三個方面。
◆校對公文各有哪些要求：
1.必須以原稿為準。
2.原則上應當實行雙人對制。
3.發現的錯字、漏字等，須以醒目的色筆和統壹的校對符號標明。
4.校對完畢後，應對文件的格式、文頭文尾等作全面復查。
◆怎樣理解公文立卷和案卷的概念：
1.公文立卷，是將已經辦理完畢的文件組合成案卷。
2.公文立卷，是將有壹定查考利用價值的文件組合成案卷。
3.公文立卷，是按文件在形成過程中的內在聯系和壹定的規律組合成案卷。
4.通過公文立卷所組成的案卷是文檔檔案的基本保管單位和統計單位。
◆公文立卷的意義是什麽：
1.能夠保持文件之間的歷史聯系，便地文件的查找利用。
2.可以維護文件的完整與安全，也便於文件的保管。
3.為檔案工作奠定了基礎。
◆為什麽說公文立卷是機關文書工作與檔案工作的”結合部”：
因為它既是公文處理工作的最後壹道程序，又是檔案工作的起點。
◆公文立卷的組織工作包括哪些方面：
1.建立和健全文書部門立卷制度。
2.正確選擇公文立卷範圍。
3.確定公文立卷範圍。
◆簡述”文書部門立卷制度”的優越性：
1.可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和文書處理過程的長處，便於提高案卷質量和立卷工作的效率。
2.可以有效地避免和防止文件的散失，有利於文件材料的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
3.文書部門可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便。
4.按年底集中歸檔，並且確保案卷質量，從而促進機關檔案室工作，提高檔案管理水平，更好地機關工作服務。
◆什麽是公文立卷的範圍：
就是確定機關工作活動中形成並處理完畢的文件材料哪些應該立卷，哪些不應該立卷。
◆掌握公文立卷範圍要抓住哪兩個主要條件？為什麽：
1.應該立卷的文件材料的範圍。
2.不需要立卷歸檔的文件材料的範圍。
◆簡述公文立卷的原則：
保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便於保管和利用。
◆簡述公文立卷的要求：
1.必須保持文件之間的歷史聯系。
2.應當區分文件材料的保存價值。
3.應當使立成的案卷便於保管和利用。
◆什麽是公文立卷的基本方法：
1.根據文件的特征組卷。
2.六個特征在組卷時的靈活運用。
3.適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。
◆什麽是公文立卷的”六個特征”？
1.問題特征。
2.時間特征。
3.文種特征。
4.作者特征。
5.地區特征。
6.通訊者特征。
◆公文立卷要做好哪些方面的準備工作：
1.預編立卷類目。
2.平時歸卷工作。
◆平時歸檔主要有哪些方便的工作：
1.註意做好文件材料的收集工作。
2.對已經歸檔的文件材料，要進行定期檢查和調整。
3.事先預編的立卷類目，不可能完全適合實際形式的文件，在平時歸卷的過程中要註意調整修改。
4.對於已經閉幕的會議，已經辦結的專案等，不可能再有聯系密切的文件產生，可以確定組卷的，也可以進行平時立卷。
5.由於各種原因壹時不便歸檔的文件，可單獨設立壹個卷夾，註明”待歸文件”，用來暫存這些文件，待有了明確的辦法以後，再進行處理。
◆什麽是案卷組合？為什麽說它是公文立卷工作中的壹個重要環節：
簡稱組卷，是指機關文書部門或業務部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等壹系列工作。
◆卷內文件排列與編號應該註意哪些問題：
1.卷內文件排列。具體排列的方法有以下幾種：
1)按時間先後排列。
2)按作者-時間排列。
3)按問題-時間排列。
4)按地區-時間排列。
5)按通訊者-時間排列。
6)按姓氏筆畫或拼音字母的順序排列。
2.卷內文件的編號。要註意以下幾點：
1)凡是裝訂的案卷，應統壹在有文字的每頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。
2)卷內文件編號的範圍只限於卷內有文字頁面的文件材料。
3)編號應當先用鉛筆，以區別於原有文件上的號碼。
◆為什麽說擬寫案卷標題是文書檔案人員的壹項基本功：
因為案卷標題是案卷封面上最重要的項目，也是以後編制檔案檢索工具的主要依據。
◆案卷標題的結構是怎樣的：
通常由文件作者、問題、名稱三個部分組成，中間用”關於”、”的”來連接。
◆擬寫案卷標題應當註意哪些問題：
1.要註意政治上的正確性。
2.要註意文字表述簡練通順，概括準確。
3.要註意案卷標題的基本結構要力求完整，合乎語法，標點正確。
◆為什麽要對案卷進行編目：
案卷編目 是進行手工檢索的基本條件，也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。
◆案卷編目的主要內容是什麽：
1.填寫卷內文件目錄。
2.填寫卷內備考表。
3.填寫案卷封皮。
◆簡述案卷裝訂的必要性：：
案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和防止散失，便於保管和利用。
◆簡述案卷裝訂的具體要求：
整齊、牢固、不影響閱讀。
◆怎樣對案卷進行排列與編號：
1.案卷的排列。
1)將壹個組織單位的案卷先按保管期限分開。
2)案卷排列可以在條款排列的基礎上適當地進行調整。
3)上級機關、本機關、下級機關所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進行排列。
4)壹些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。
2.案卷的編號。具體編法是將本機關壹年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期、短期和副卷編制統壹的案卷順序號。
◆為什麽要編制案卷目錄：
案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。
◆編制案卷目錄的方法：
1.由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然後由檔案室匯總編排卷號、編制正式的案卷目錄。
2.由機關檔案室通盤組織，指導各部門的公文立卷人員統壹分類、編排卷號、直接編制案卷目錄。
◆編制案卷目錄應當註意的問題是什麽：
1.案卷目錄與案卷封皮的項目內容要壹致，如發現有不準確的地方要隨時改正。
2.將歸檔時的案卷順序中的永久、長期、短期三種保管期限案卷及副卷分別填寫。
◆簡述文件檢索工具的作用：
用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。
◆簡述文件檢索工具的編制方法：
1.文號索引。又叫文件作者目錄，它是以文號編排為主的。
2.文件分類目錄。又叫文電綜合分類目錄，它以壹個全宗機構壹年立成所有案卷的卷內文件目錄為對象。
◆什麽是”歸檔”：
公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為”歸檔”。
◆歸檔制度包括哪些主要內容：
1.歸檔範圍。
2.歸檔時間。
3.歸檔要求。