第壹步：確定所有業務單位對商品和服務的需求
當企業中的任何業務單位需要從外部供應商獲得貨物/服務時，采購周期就開始了。因此，采購過程的第壹步需要識別和合並企業中所有業務單元的需求。這提供了支出領域和類別的可見性，以確定通過支出分析節省成本的領域。
第二步：確定和評估供應商名單
壹旦業務單位確定了他們的需求，下壹步就是確定可能提供商品/服務的潛在供應商名單。這個過程涉及簡單的網絡搜索或通過更結構化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。
這個過程的目的是評估相關供應商。評估指標包括定價、服務質量、行業聲譽和認可、保修和保證條款以及客戶服務。
第三步：與選定的供應商協商合同
在選擇供應商滿足企業的要求之後，合同流程就開始了。對於任何企業來說，簽訂合同都是創造最大價值和促進買方與供應商合作的關鍵步驟。這個過程包括評估價格結構、工作範圍、條款和條件、交付時間等關鍵因素。詳細的合同分析和談判可以洞察更多的成本節約機會，包括動態折扣。
第四步：提出采購申請並下達采購訂單
在企業與供應商敲定合同後，下壹步是提出采購請求（PR）。PR包括商品/服務、價格和數量、供應商信息和審批流程的描述。
壹旦PR獲得批準，財務團隊將向供應商發布采購訂單（PO），其中記錄了PO編號、付款條件、供應商信息等信息。
第五步：在收到發票後完成付款流程
供應商收到采購訂單後，會發送壹張發票，說明所要求的商品/服務的價格。壹旦企業獲得了PO並開出了發票，采購團隊就會對其進行匹配以確保質量和數量。
根據企業與其供應商之間建立的支付條款，在交貨前或交貨後支付。
第六步：接收並審核所要求的貨物/服務的交付
根據付款和合同條款，供應商提供貨物/服務。收到後，公司應進行審核，以確保供應商符合質量要求。
第七步：保存發票的正確記錄
在收到交付後，作為最佳實踐，有效地存儲所有發票以跟蹤支出和企業內的各種支出類別是很重要的。