如果數字能反映分類，那麽打印報表時同類的數據會匯總到壹個地方，便於比較或匯總。分類的總原則是大分類號在前，小分類號在後，它們按順序排列。比如編號時，第壹、二碼可以表示大類，第三、四、五碼表示中類，第六、七碼表示小類，然後幾個碼的序號就可以放射狀編碼。如果擔心以後會有新的數據，可以在分類號或序號中預留壹些空白號，以備將來插入。
2.數字應該反映順序。
排序是計算機的強大功能之壹。打印或查詢時，數據通常按數據編號的順序由小到大(或由大到小)排列。所以，如果我們在打印時需要數據按照壹定的順序排列，那麽在編號時就要提前規劃好數據編號的大小順序。
3.改變屬性不應包括在編號中。
如果某些數據的某個屬性將來可能會發生變化，則該屬性永遠不應該包含在數字中。否則有變動時是否修改序號會是壹個很麻煩的選擇。例如，員工的部門不能包含在員工編號中，因為員工經常有可能調動部門。其他的，比如客戶的責任區，貨物的分組碼，業務員的區域...諸如此類。正確的做法是，這些屬性應該在單獨的字段中表示。
4.數字越短越好。
編號的目的是為了簡化，所以編號的位數越少越好。這樣可以節省閱讀、復印和輸入的操作時間，提高數據處理的效率。再者，因為數量少，也可以降低處理過程中出錯的概率。
5.避免使用有意義的數字
很多人在設計數字的時候，為了便於記憶或者“看字有道理”，都想讓數字體現壹些含義。因此，英語單詞的前幾個碼或縮寫經常被用來給數字加冕。在編料號的時候，我喜歡把壹些規格、尺寸等屬性直接反映在料號裏。或許在數據筆數量較少的時候，這種方式確實能獲得壹些便利。但當數據數量龐大時，這種方法實際上並不能達到“易記”的效果。反而使得“分類”、“順序”、“靈活性”、“唯壹性”等更重要的編號原則難以兼顧。這樣的結果，只是增加了編號工作的麻煩。很多公司，尤其是電子電機裝配行業，往往要整理出壹個有意義的物料編號體系，使得編號工作異常繁重耗時，甚至在編制中途夭折，難以繼續。否則現有資料都勉強編號。這樣壹來，以後有新材料的時候，就真的很難按照原來的原則給新材料編號了。
其實物品只是物品的代碼。它只是在計算機化過程中作為用戶和計算機之間的交流工具。它甚至不需要有任何意義，就像我們的身份證號壹樣。如果能認識到這壹點，即使有上萬份材料，也能在短短兩三周內完成整個編號工作。在國外，甚至很多公司幹脆用隨機數規則直接分配物料編號，根本不會影響電腦操作。因為在擁有海量材料的計算機化操作中，我們不需要也不可能記住壹個物品所代表的材料。我們需要知道的只是物料的描述，當所有信息打印或顯示出來後，描述會和物料編號壹起出現。
6.避免使用英文字母
也就是說，最好全部用阿拉伯數字編號。壹方面可以最大化的提高數字的輸入效率，另壹方面也可以避免數字和壹些英文字母因為形象或者發音相同而混淆。如果不必使用英文字母，最好將英文字母排列在數字前幾碼，位數必須相同。不要混淆英文字母和數字。
7.避免使用特殊符號
有的人在編號中使用“-”符號，使編號段落清晰，或者混用“*”、“.”等特殊符號/"...使用這些符號會影響輸入的效率，聽寫數字時也會造成不便，所以最好避免使用。實際上，使用壹段時間後，編號會自然適應，不需要刻意使用壹些特殊符號來使段落清晰。如果非要用這些符號，就要把符號出現的位置固定下來，不然就麻煩了。
八個。號碼長度應該壹致。
數字長度的壹致可以讓妳在閱讀或輸入時壹眼就發現異常錯誤。此外，當我們附上檢驗編號時，壹致的長度會方便得多。如果在實際編號中很難得到相同的位數，則至少需要相同類別的位數。比如編號的時候，成品和原料的長度可能會有很大的差距，但是我們可以讓成品和原料有各自壹致的長度。另壹種方法是用“0”填充短數字。
9 .編號應具有防錯功能。
當位數較長時，我們在閱讀、聽寫、書寫、輸入壹系列阿拉伯數字時，出現錯、漏、逆序、重復等情況的概率會更頻繁。有時候這種錯誤會導致數據的嚴重後果。所以，只要號碼長度超過六碼，就要考慮在號碼後面加壹個“檢查號”，把它當成號碼的壹部分。這樣，我們就可以利用計算機對數據輸入中的錯誤進行判斷和警告。