用Access打開校友記錄的數據庫文件，選擇包含校友信息的“學生”表，然後右鍵選擇“導出”命令。
在打開的對話框中，將保存類型更改為Microsoft Excel 97-2003 (*。XLS)，然後輸入文件名，並單擊導出按鈕。稍後，您將獲得壹個標準的Excel工作簿文件。註意:在Access程序中，還可以方便地將數據庫表導出為VF DBF文件、Paradox數據庫文件、文本文件等格式供調用。用Excel打開導出的文件，刪除不需要的列，只保留姓名和電子郵箱所在的兩列，然後保存，最後將文件上傳給領導審核。
第二，使用AccessToExcel來幫助
如果妳不熟悉Access數據庫的操作，沒關系。妳可以使用免費軟件AccessToExcel來幫助妳。AccessToExcel，顧名思義，就是將Access數據庫轉換成Excel工作簿。安裝運行Access ToExcel，點擊窗口左上角導出Access數據庫文件左側的Access圖標，在打開對話框中選擇要轉換的MDB文件，打開數據庫文件。提醒:軟件自帶獲取Access數據庫密碼的功能，但是算法不夠全面。如果無法獲得要打開的數據庫的密碼，會彈出提示。請在“訪問數據庫密碼”中手動輸入。點擊右側“數據庫操作”選項卡下的“獲取數據庫”按鈕，數據庫中的表名會在稍後顯示在“表名列表”下。
從列表中選擇要轉換的表格，然後單擊“獲取字段列表”按鈕。表格中的字段方便地列在窗口的左下方，不需要的字段前的復選標記被刪除。然後點擊“瀏覽數據”按鈕，查看是否為最終必選項。
切換到“導出數據”選項卡，單擊“選擇導出文件”按鈕，並輸入要導出的最終EXCEL文件名。點擊“導出”按鈕，導出進度將顯示在窗口底部。完成後，在彈出的對話框中點擊“是”立即保存。這樣就獲得了所需的Excel文件。用Excel打開導出的文件，可以發現只有選中的字段。與直接導出相比，AceeToExcel導出的表格前面會增加壹個標題，如果不需要可以在Excel中去掉。