考試資料
秘書三級技能壹般出題範圍
壹、秘書三級比較容易出情景題的範圍有：
1、簽字儀式
2、引導會議
3、商務旅行
4、工作計劃
5、市場調查報告
二、比較容易出實務擬寫題的範圍有：
1、招標書
2、開業典禮。準備工作的9項要寫全;參加典禮的四類人要指出;典禮的7項步驟要寫全。
3、信息發布會，準備工作的8項要寫全
4、工作計劃
5、辦公用品采
6、辦公耗材庫存
7、辦公環境管理
8、信息開發中的剪報。要寫出定義、特點、優缺點和步驟
9、信息編寫。要寫出定義、要求、步驟和類型
傳真機日常使用常識
壹、使用環境
傳真機要避免受到陽光直射、熱輻射及強磁場、潮濕、灰塵多的環境或是接近空調、暖氣機等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機應暫停使用並且要拔去電源及電話線以免雷擊造成傳真機的損壞。
二、放置位置
傳真機應當放置在室內的平臺上，左右兩邊和其它物品保持壹定的空間距離，以免造成幹擾和有利於通風，前後方請保持三十厘米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。
三、不要頻繁開關機
因為每次開關機都會使傳真機的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內元器件提前老化，每次開機的沖擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。
四、盡量使用標準的傳真紙
請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成打印質量不佳，保存時間更短。而且記錄紙不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色?造成復印或接收的文件不清晰。
五、不要在打印過程中打開合紙艙蓋
打印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋。如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時打開或關閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
六、定期清潔
要經常使用柔軟的幹布清潔傳真機，保持傳真機外部的清潔。對於傳真機內部，除了每半年將合紙艙蓋打開使用幹凈柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭打印頭外，還有滾筒與掃描儀等部分需要清潔保養。因為經過壹段時間使用後，原稿滾筒及掃描儀上會逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養壹次。當擦拭原稿滾筒時，壹樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機器中。而掃描儀的部分，如CCD或CIS以及感熱記錄頭，就比較麻煩，因為這個部分在傳真機的內部，所以需要工具的幫忙。壹般來說會有壹種清理工具，沾了酒精以後，由走紙口送入傳真機，進行復印功能時，就可以清潔掃描儀玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙去擦拭。
部分例題
背景說明：妳是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要妳完成的幾項任務。
壹、 便 條
鐘苗：
江蘇遠洋公司副總經理等五人將於9月25日至28日來我公司進行考察，請妳按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成後交我審閱，待批準後再去相關部門交辦具體適宜。
謝謝。
行政經理 蘇明
2003年11月21日
參考答案：
1、說明接待計劃的三項內容：
(1)接待規格
(2)日程安排
(3)經費列支
2、人員安排中計劃中應寫明
(1)主要陪同人員
(2)主要工作人員
(3)住宿地點、標準、房間數量
(4)宴請時間、地點、標準、人數
(5)會見、會談地點、人數、參與人員
3、日程安排計劃：
(1)日期、時間、地點
(2)活動內容
(3)陪同人員
4.接待經費計劃(列支)：
(1)工作經費
(2)餐飲費
(3)住宿費
(4)交通費
(5)參觀費
(6)其他不可預見費用
二、備忘錄
發自：行政經理 蘇明
發給：秘書 鐘苗
日期：2003.11.21
內容： 公司成立的開發部近期有5名員工要出差，請妳幫開發部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結算的'步驟，我看過後再交給他們參考執行。
參考答案：
我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟是：
1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況並親自簽字。
2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意並簽字批準。
3、壹種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款;壹種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。
4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。
5、商務工作結束，申請人應將發票附在?出差報銷單?後面，並親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和?報銷單?後，方可返還現金。
6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準後，超出的部分才可得到報銷。
三、便 條
鐘苗：
壹些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件櫃中壹放了事，沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規範合理，請妳擬寫壹份有關信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由妳向員工作介紹。
行政經理 蘇明
2003年11月21日
參考答案：
1、登記：
(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。
(2)登記分為兩種類型：
①總括登記，對存儲信息按批分類登記
②個別登記，按信息存儲順序逐件登記
(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。
2、編碼：
(1)編碼要求;編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。
(2)編碼步驟;分析所有預編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數碼的位數
(3)編碼的兩種方法：
①順序編碼法：按信息發生的先後順序或統壹標準編碼
②分組編碼法：利用十進位阿拉伯數字，按後續數字來分別信息的大、小類。
四、單項選擇題
1、例：某公司每天要用去2包A4復印紙?供應商從訂貨到送達需要4天時間，,最小庫存量是10包，那麽該公司A4復印紙的再訂貨量應是( )包。(選自2006年11月四級秘書試卷(機考)單項選擇第67題)
A.14包 B.18包
C.22包 D.26包
解析:可用計算法。按再訂貨量公式計算:重新訂購量(再訂貨量)日用量?運送時間+最小庫存量。答案B為正確。
2、例：在會議文件審核修改之後，要由( )進行終審。(選自2006年11月三級秘書試卷(筆試)單項選擇第47題)
A.主管秘書 B .主要領導或主管領導
C.主要領導或主管領導 D .辦公室主任
解析：可用常識法。在我國政治體制中，能夠決定?召開會議?和?終審?的只有單位負責人，四個選項中除?主要領導或主管領導?外，其他均無此權力。答案為B。
3、例：當上司確定出訪後，秘書要在出發前做好充分的準備工作，這包括( )等方面的準備。(選自2006年11月二級秘書試卷(筆試)單項選擇題第64題)
A.思想、組織、物質和資料 B.思想、物質和資料
C.環境、組織、物質和資料 D.物質和資料
解析：可用邏輯聯系法。上司出訪要做多方面的準備，大多數考生選擇B項。其實，秘書為上司出訪要做的事情很多，大到制訂出訪方案，小到?針頭線腦?,考慮要周到細致。A項答案才是正確的。
五、多項選擇題
1、影響接待規格的因素有( )。(選自2006年11月四級秘書試卷(筆試)多項選擇題第96題)
A.對方的要求
B.對方與我方的關系
C.突然的變化
D.上壹次的接待標準
解析:可用設例法。如A項,對方的要求也許是沒有道理的,顯然這項被否定了;如B項，假設對方的來訪事關重大或我方非常希望和對方發展關系，再假設是上下級關系，往往以高規格接待;如C項，假設總經理突然接到壹個緊急會議通知，他可委派其他人來完成接待工作，雖使接待規格降低了，但也屬正常;如D項，假設某醫藥公司副經理接待某藥廠藥品推銷員，這也屬正常。以此假設的例子，答案為BCD。
2、例：在確定會議住宿地點之前，應隨意抽查( )的設備。(選自2006年 11月四級秘書試卷(筆試)多項選擇題第87題)
A.壹個商務間
B.壹個雙人房間
C.壹個單人房間
D.壹個套房
解析：可用詞語分析法和詮釋法。可以抓住題幹中的?會議住宿地點?來作出選擇。A項不能作為?住宿?之用，其他選項均與?住宿?緊密相關，答案為BCD。此題也可用類比法BCD選項為?住宿?類，A項則不是。
3、例：填寫介紹信可以用( )。(選自2006年11月四級秘書試卷(機考)多項選擇題第102題)
A.毛筆
B.鋼筆
C.圓珠筆
D.鉛筆
解析：可用經驗法。凡是有壹點生活和工作經驗的考生做本題並不難，即使不去專門記憶這些技能知識，只要根據平常的生活經驗也能找對答案。AB項為正確答案。
4、例：在多邊性商務活動中，人們經常采用的禮賓次序是：按來賓所在國或地區名稱的拉丁字母順序排列( )。(選自2006年11月三級秘書試卷(筆試)多項選擇題第97題)
A.按報到時間順序排列
B.按來賓身份排列
C.按與東道主的關系遠近排列
D.不排列,隨便坐
解析：可用綜合交叉法。先用邏輯分析法，如C項顯然不符合事實邏輯，應當排除。D項是壹種常用禮賓次序的方法。答案為ABD項。
補充說明
考試時間
2016年上半年秘書資格考試時間為7月2日，具體時間如下：
08：30 ~ 10：00 理論知識考試
10：30 ~ 12：30 專業能力考核
14：00 ~ 15：30 涉外秘書英語考試
綜合評審時間由省級鑒定中心確定
考試科目
秘書考試分成2門，即理論考試和實操考試。理論考試全部為客觀題，內容涵蓋:職業道德、基礎業務，考試時間為1.5個小時。實操考試全部為主觀題，內容包括工作要求，案例分析，考試時間為2個小時。案例分析部分播放錄像;涉外秘書考生加考外語，包括選擇、填空、翻譯、寫作等題型(包括聽力)。參加秘書二級考試的考生還需進行綜合評審(業績評估手冊)，采用筆試答辯的形式，包含商務溝通，辦公室管理，常用事務文書，會議與商務活動，信息與檔案五個模塊的能力評估。
考試常見誤區
壹是不熟悉秘書職業標準。1999年9月，勞動和社會保障部頒發了秘書職業標準，規定了秘書考核的要求、內容和方法。有的人自以為學過壹些秘書課程，做過幾年秘書工作，而不去了解標準所規定的考核科目、內容和要求。不按標準準備，盲目應試，結果落選。
二是對考試教材不做全面復習。考試教材對各級秘書的考核科目、範圍都作了明確的規定，知識涵蓋面也較廣，題目也出得較細。但有的人強調內容多，工作忙，不肯下功夫全面復習。在知識測試中，面對50道選擇題、20道判斷題和6道問答題，茫無頭緒，錯漏甚多。
三是不會掌握考試重點。勞動和社會保障部為考生應試編印了壹本《考試指南》，列出了各科考試的重點--鑒定點，以便考生重點復習。但有的人對應試內容只滿足於有壹個粗略的了解，未能掌握知識的重點和操作的程序，答題時內容不全，程序混亂。
四是迷信前期考過的試題。每期考試的題目都是有變化的，前期考過的題目只可作為考生熟悉題型參考內容之用。但有的人心存僥幸，不學習教材和指南，只背誦前期考試試題的答案，應試時遇到考試內容和題型變化，即感束手無策。
五是不會綜合運用。秘書考試題目，如寫作題、情景題等都需要考生運用學過的知識和技能，結合工作實際進行回答。但有的人只會背誦現成的答案，不會綜合分析，試卷答非所問。
考試形式
秘書職業資格考試時間為180分鐘，考試程序依次為職業道德考核、情景錄像筆試、書面筆試，考核時間分別為30分鐘、60分鐘、90分鐘。考試形式如下:
1.書面應答:考生對標準化書面試卷上的問題在答題卡上作答，題型分為單選題、選擇題兩種題型。
2.情景模擬:考生根據所觀看的情景錄像，就書面問題進行筆答;均有兩段錄像，每段錄像考15個知識點。
3.任務解決:考生對書面提出的工作任務進行書面回答。
4.綜合測試:涉外秘書的英語考試包括聽力題、選擇題、寫作題。
5.業績評估:專家對考生提供的個人工作業績記錄進行綜合評審。
另外，在工作要求上，本標準對國家職業資格五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書的能力要求依次遞進，高級別涵蓋低級別的要求。
分數級別
試卷滿分為100分，考試***分三個級別:不及格拆除、及格、優秀，及格分數線為60分。
千裏之行，始於足下。希望大家都能取得滿意的成績。