首先，預訂艙位
1).在收到市場部的寄售信息和業務聯系單後，首先要核對業務單是否與客戶的寄售單要求壹致，信息是否齊全。訂艙位前，壹定要仔細閱讀客戶的托運單，檢查貨物是否有危險，重量和尺寸是否適合客戶要求的櫃型，特別註意客戶的特殊要求(如船舶證書、信用證、裝船日期、出發碼頭、無艙期或裝載要求等。).如果是特殊貨物，首先要詢問貨物的特性(如超重貨物、食品、冷藏貨物、危險品等。)從客戶處打電話給船公司確認貨物托運是否可以接受，如果可行，填寫委托書向船公司訂艙位，並註明相關特殊事項。如果船公司不接受，應註明原因並退回市場部。
2).註意船公司是否接受貨代訂單或做電放，使用的代理是否經過代理操作確認；所有業務訂單必須由營銷人員簽字才有效，否則不予預訂；對於緊急訂單，如果直接打電報給運營部預定艙位，必須確認營銷人員的許可，但要盡快補上業務訂單；
3)黃埔地區訂艙原則是在壹個工作日內及時向船公司索要訂艙確認或放紙。如果船公司艙位不足，應及時向市場部反饋，以便與客人協商另作安排。在深圳訂艙位時，要考慮船公司的開船日期和客人提出的拖航時間，以督促深圳公司向船公司索要集裝箱放行紙，如遇艙位緊張，盡快反饋給市場部，做出新的安排；
4).收到船公司的集裝箱放行單後，要將集裝箱放行單上安排的船公司、集裝箱類型、集裝箱數量、目的地、裝船日期等信息與客人的原始訂艙單進行核對，確認完全準確無誤後才能進行後續操作。如發現集裝箱離型紙有誤，應立即書面通知船公司更改，並要求其提供新的集裝箱離型紙，直至完全正確；如果從同行處預訂艙位，在向客人傳遞S/O時註意擦除同行的電話和傳真，避免泄露；
5).客戶的任何要求和保證都要寫下來並蓋章，避免以後無憑無據的糾紛。