流程圖
過程描述
采購計劃:營業管理中心采購部根據各分公司的領料行為，綜合考慮總庫存、銷售預測等信息，生成缺貨信息。采購部根據缺貨信息選擇相應的供應商，生成“采購計劃”，並根據“采購計劃”下達“采購訂單”；或者根據庫存信息和銷售預測直接向供應商發出“采購合同”。
采購訂單:采購訂單可以根據采購計劃自動生成，也可以根據緊急缺貨情況手工維護。發出“采購訂單”後，處理並執行短缺信息和采購計劃。
采購訂單:采購訂單是根據采購訂單生成的，是貨物到達後開具的單據。“購票”的內容可以根據實際到達的內容進行修改；采購單也可以直接維護和生成，無需經過采購訂單。“進貨票”審核通過後，作為入庫驗收的依據。如果沒有被批準，將被退回，並修改或刪除“購買票”。
采購入庫單:采購入庫單由采購票單提取生成。對於沒有訂單的到貨情況，可以壹步到位，也可以通知采購部門補發訂單單，然後提取采購訂單或到貨單生成。
對於到貨數量與訂單不符的情況，可根據實際情況進行適當處理。如果到貨數量小於訂單數量，通常可以按照實際入庫數量進行驗收入庫。對於缺失的零件，可以要求供應商補貨並完成訂單，也可以不要求供應商補貨直接結案。如果到貨數量大於訂單數量，如果供應部門同意接收，可以入庫；如果其不同意接收，只能按照訂單數量接收，超出部分可以拒收。
1.1.1.2連鎖業務采購入庫流程
連鎖業務的集中采購流程如下圖所示:
n流程描述:
采購計劃:營業管理中心采購部根據各分公司的請購行為生成缺貨信息，並綜合考慮總庫存、銷售預測等信息，采購部根據缺貨信息選擇相應的供應商，生成“采購計劃”。
采購計劃生成後，根據供應商是否直接向分公司發貨來選擇。如果供應商將貨物配送到企業總部的物流中心，再由物流中心配送到各分公司，總部業務管理中心采購部根據采購計劃向供應商下達“采購訂單”；如果供應商直接將貨物配送到分公司，總部業務管理中心采購部會制定“集中采購計劃”。
供應商向總部物流中心發貨的采購流程:
采購訂單:總部業務管理中心采購部根據采購計劃制定生成采購訂單，可以根據采購計劃自動生成，也可以根據緊急缺貨情況手工維護。“采購訂單”發出後，處理並執行缺貨信息和“采購計劃”。
采購訂單:采購訂單是根據采購訂單生成的，是貨物到達後開具的單據。“購票”的內容可以根據實際到達的內容進行修改；采購訂單也可以不經過采購訂單直接維護生成。“進貨票”審核通過後，作為入庫驗收的依據。如果沒有被批準，將被退回，並修改或刪除“購買票”。
采購入庫單:采購入庫單由審批後的采購票單生成。對於沒有訂單的到貨，可以壹步到位接收，也可以通知采購部門補發訂單單據，然後提取“采購訂單”或到貨單生成。
對於到貨數量與訂單不符的情況，可根據實際情況進行適當處理。如果到貨數量小於訂單數量，通常可以按照實際入庫數量進行驗收入庫。對於缺失的零件，可以要求供應商補貨並完成訂單，也可以不要求供應商補貨直接結案。如果到貨數量大於訂單數量，如果供應部門同意接收，可以入庫；如果其不同意接收，只能按照訂單數量接收，超出部分可以拒收。
供應商向總部物流中心發貨的采購流程:
集中采購計劃:營業管理中心采購部根據采購計劃制定集中采購計劃，與供應商確定采購數量和單個產品的價格。“集采計劃”生成並審批後，根據供應商供貨的品種和門店收貨的品種進行分配，分配結果作為供應商發貨和分公司收貨的依據。
“集采計劃”包括壹次執行、多次執行和日常分配三種類型。
壹次性執行:制定壹個采購計劃，壹次性執行完就完成了，不能重復。通常用於供應商分銷非常規品種；
多執行:制定分階段采購計劃。在這個階段，供應商可能需要多次向分公司(分公司)發貨，但每次分公司執行前，總部都要發出采購指令(總部可以多次參考這個計劃，分公司會對這次進行確認)。這種配送壹般用於周轉較快的供應商直接配送貨物。
每日配送:制定每日(或固定周期)的計劃，配送到分公司(分店)。計劃形成時，可以對分公司(分店)形成驗收單，發貨驗收單可以在分公司執行無數次，直到總部報表結束。
采購計劃分配:生成“集采計劃”後，根據各分公司的請購單信息或庫存信息，將集采計劃分解為供應商需要向各分公司直接配送多少，再將采購計劃分解到各分公司。
集采計劃分配是對單個訂單采購的貨物進行分配。根據對每個分支的分配，將有三種狀態:正在處理、已完成和已超過。正在處理中:表示集中采購計劃中預購的貨物還沒有全部發放，還有壹部分剩余；完成:是指集中采購的貨物的全部配送；超發:指配送的貨物數量超過集采計劃的數量。各種狀態系統會用各種顏色代碼表示，只是起到提醒操作員註意的作用，不會影響分配結果的執行。
集采計劃分配可以將集采計劃中的所有貨物分配後保存，也可以只保存分配後的分配結果。
需要修改分配的結果。如果采購入庫單沒有完成，可以修改分配結果，重新分配。
通過系統可以查看發放結果:采購數量、已分配數量、可分配數量等信息。
供應商直配單:根據采購計劃配送，生成供應商直配單，作為各分公司接受供應商貨物的憑證和供應商的發貨指令憑證，成為供應商直配分公司和分公司收貨的憑證。
分公司到貨驗收:分公司根據自己的《驗收單》——《供應商直配單》，對供應商實際交付的貨物進行驗收，確定品種和數量。
對於到貨數量與“供應商直接配送清單”不壹致的情況，分公司可根據實際情況進行適當處理。如果到貨數量少於供應商直配單上的數量，可以按照實際數量進行檢驗收貨。對於缺失的部分，可以要求供應商補貨完成訂單，也可以直接結案，不要求供應商補貨。如果到貨數量大於供應商直配單上的數量，如果供應商部門同意接收，可以入庫；如果不同意接收，則只能按照供應商直配單上的數量接收，多余部分可以拒收。
1.1.1.3流程優化
采購業務流程壹般經過訂單、到貨開票、質量驗收、入庫等階段。為了對采購業務進行管理和監控，需要在相關節點增加壹個審計控制環節。采購流程環節過多，影響采購業務效率，可能會延誤正常的采購入庫業務；雖然流程過少簡單，提高了業務效率，但容易出現采購漏洞，供應商選擇、產品規格、價格、數量的合理性難以控制。因此，每個企業都需要根據自己的實際采購業務情況和信息系統，制定適合自己企業的采購業務流程，滿足工作效率和管理控制的需要。
用友時空KSOA系統可以為企業制定個性化的采購業務流程，可以針對不同的供應商和實際業務共存多種采購業務流程，幫助企業優化業務流程。比如采購業務可以通過采購短缺計劃、采購計劃、訂單下達、訂單審核、收貨、結算完成；也可以通過采購計劃、訂單、結算、入庫完成采購業務。在訂單階段，監控點由系統設置，系統完成對采購商品數量和價格的監控。在入庫階段，對貨物進行檢驗，不合格的貨物拒收，合格的貨物入庫。還可以通過壹步入庫完成采購業務，等等。
1.1.1采購計劃管理
為了使采購行為更加科學合理，減少人為因素，防止缺貨和積壓現象，需要利用信息系統的實時數據采集和統計，及時了解庫存周轉率、藥品銷售趨勢、各單位藥品庫存狀況、藥品庫存結構等信息，以及市場銷售缺貨信息，生成缺貨計劃，並據此制定和實施采購計劃，及時補充庫存藥品，優化庫存結構。
采購(缺貨)計劃主要根據兩種情況生成:
n手動登記缺貨信息:銷售人員在接客戶訂單、開票過程中發現缺貨時，及時登記缺貨信息；銷售人員事後的反饋和登記；供應商提供的新產品的註冊；
n系統自動計算生成:采購計劃主要根據現有庫存、全月平均庫存、庫存下限、分公司申請等指標計算生成；或者根據現有庫存、銷售預測、分公司調撥單、產品ABC分類等信息；用戶可以用低於線下的庫存來彌補線上的代，彌補日常的銷量，彌補合理的庫存，彌補日均的銷量。他們也可以利用用友時空KSOA系統的平臺工具，制定適合自己企業的個性化采購計劃模型。
采購計劃生成後，選擇供應商並下達采購訂單。采購訂單下達後，采購計劃的執行完成。
采購計劃的生成和執行反饋，可以解決采購員查詢庫存商品不方便、采購品種結構不合理、缺貨信息傳遞不及時等問題，為采購員提供及時準確的補貨信息。
1.1.2采購業務管理和監控
為了實現對采購業務的管理和監控，可以通過多種方式實現，如在采購計劃、訂單、到貨開票、結算等業務節點增加審核環節，人工監控采購業務，防止出現漏洞；也可以通過在系統中設置監測點進行自動監測；或者，通過人機結合的方式對采購業務進行管理和監控。
n從源頭制定計劃和管理監控。通過庫存狀態的系統分析和銷售缺貨信息的人工收集，生成缺貨計劃，並根據缺貨計劃制定采購計劃，增強采購的計劃性和時效性，避免商品采購數量不合理，解決缺貨和積壓現象；
供應商的信用管理。通過系統管理供應商許可證的期限和經營範圍，對近效和過期的許可證進行預警和攔截，避免采購不合格商品；
n在流程中增加審核環節和管理控制。審計人員可以通過審計接口直接查詢歷史采購價格，調取采購商品的存貨賬戶，查看存貨數量和歷史采購情況，從而對采購業務進行審計；
通過系統控制采購數量和價格。通過系統中的設置，可以以色標或彈出對話框的形式提示或攔截不合格的采購價格；對於線上采購數量超過庫存的業務，也可以通過色標或彈出對話框的形式進行提示或攔截；
n庫存預警和報警提示。對於積壓的商品，系統可以通過警示燈和滾動條進行警示，避免重復購買。
1.1.3采購退貨業務流程描述
根據GSP管理的規定，需要根據GSP退貨通知單操作退貨業務，整個操作過程經過退貨開票、審核、GSP註冊、退貨發貨等業務環節。
采購退貨業務流程圖:
過程描述
當倉庫中的商品按合同或協議約定退貨時，營業管理中心采購部對可退貨商品進行整理匯總後，與供應商協商按約定退貨。
采購退場票:供應商同意退貨後，營業管理中心采購部開具“采購退場票”。采購退場單可以直接提取采購入庫單生成，也可以手工維護。
購買出境票的審核:業務審核中心根據協議約定的內容對購買出境票進行審核，如果審核不通過，則返回業務管理中心對購買出境票進行修改和刪除。審核通過後，進入采購，退出倉庫。
采購退場發貨確認:所有復檢通過後，物流中心與供應商辦理退貨手續，從系統中調取“采購退場單”進行“采購退場發貨確認”。
退貨出庫業務核算後，生成相關的商品賬戶和業務往來賬戶。
根據企業的實際業務需求，可以使用用友時空KSOA系統提供的平臺工具修改業務流程，滿足企業的業務管理需求。
1.1.4采購返利價格管理
當采購價格不同時，根據差額結果直接為供應商開具采購價格退款單，並對原采購價格和現采購價格進行確認和調整。
進價退款單生成並確認後，系統會調整庫存商品和往來賬戶的金額，庫存商品金額不變。
n會計處理流程圖:
n流程描述:
采購退款價格表:商品核算中心可根據采購訂單與實際結算價格的差異，直接提取采購入庫單或手工選擇退貨來維護采購退款價格表。
采購退款價格表審核:審核采購退款價格表的數量、單價、金額等內容。如果審核不通過，則退貨，並修改和刪除采購退款價格表。如果審核通過，則進入下壹階段的采購退款價格執行單。
采購退款價格執行單:供應商審批采購退款價格單後，可以通過采購退款價格執行單提取采購退款價格單，或者直接選擇有退款價格的商品來確認采購退款價格。
貨位商品賬頁:商品核算中心確認采購退款價格核算後，系統將調整貨位商品賬頁的庫存成本和出庫成本。
采購往來賬頁:商品核算中心確認采購退款價格記賬後，系統根據退款價格金額生成采購往來賬頁。
1.1.5采購和采購會計管理
1.1.5.1集采采購核算管理
集中采購是指連鎖總部以集中方式向供應商采購商品，供應商將商品分發給各連鎖分店的采購行為。
n集中采購采購核算處理流程圖:
n流程描述:
集中采購計劃:營業管理中心采購部根據分公司庫存、分公司請購單、總部庫存等綜合信息制定“集中采購計劃”，與供應商確定單個產品的采購數量和價格。
供應商直配單:集采計劃生成後，根據各分公司的請購單信息或庫存信息，分解成供應商需要多少直接配送到各分公司，采購計劃分解到各分公司，生成供應商直配單作為各分公司將接受供應商貨物的憑證，形成對供應商的“發貨指令憑證”，成為供應商直接配送分公司，分公司收貨的憑證。
集采分公司驗收單:分公司根據自己的“驗收單”——“供應商直配單”對供應商實際交付的貨物進行驗收，確定品種和數量，通過系統提取“供應商直配單”，生成“集采分公司驗收單”，經確認入賬後生成商品賬，作為往來賬確認的依據。
貨位商品賬頁:分公司從集采分公司簽到單提取供應商直配單確認記賬後，系統生成貨位商品賬頁。
集采供應商交易確認:業務結算中心從集采供應商交易確認單中提取集采分公司回單，確認與供應商的交易，並生成采購往來賬頁面。
集采分公司交易確認:對於需要進行往來賬戶管理的分公司，業務結算中心通過集采分公司交易確認單提取需要進行往來賬戶管理的分公司的集采分公司回單，與分公司進行交易確認，生成分公司往來賬戶頁面。
1.1.6采購退貨的會計處理
1.1.6.1集采退貨核算管理
n集采退貨會計處理流程圖:
n流程描述:
集采采購退場單:連鎖分支機構根據需要退貨的品種和數量開具集采退場單，可以提取原始采購入庫單生成，也可以手工選擇退貨進行維護。
集采采購退場單審批:業務審批中心可以對集采采購退場單進行審批，審批不通過則返回連鎖門店，對集采采購退場單進行修改和刪除，然後進入集采采購退場單的下壹環節進行確認。
集采退場單:連鎖門店提取審批後的集采采購退場單，辦理向供應商退貨手續，生成集采退場單並確認記賬。
貨位商品賬:連鎖門店辦理退貨出庫手續，集采出口出庫單確認記賬後，系統自動生成貨位商品賬頁面，沖減庫存商品的數量和金額。
集采供應商交易確認:業務結算中心從集采供應商交易確認單中提取集采退場出庫單，分次進行確認記賬。
采購往來賬頁:業務結算中心從集采供應商交易確認單中提取集采退場出庫單，經過多次確認記賬後，系統生成與供應商的采購往來賬頁。
集采分公司交易確認:對於需要與分公司確認退貨往來賬的情況，業務結算中心會從集采分公司交易確認單中提取集采退場出庫單進行確認記賬。
分公司往來賬頁:業務結算中心從集采分公司業務確認單中提取集采退場出庫單，經過多次確認記賬後，系統生成與分公司的分公司往來賬頁。
1.1.7采購結算管理
采購結算是企業非常重要和敏感的管理環節。這不僅涉及到供應商的誠信，也涉及到企業內部管理的嚴謹性。如何在企業可控的工作環境下，公平公正地完成采購結算，是很多企業關註和不斷探索的焦點。
針對企業結算的重點，用友時空KSOA系統可以根據用戶的實際結算需求，制定個性化的采購結算方案，幫助企業科學合理地進行結算，保護企業信譽，防止結算過程中跑、冒、低、漏的發生。
n采購結算業務流程圖1-入(出)倉前結算:
n流程描述:
采購單:供應商供貨到貨或發生采購退單時，業務管理中心會開具“采購單”或“采購退單”。相關文件審批通過後，按照與供應商的約定提前結算。
采購票逐條結算:業務結算中心根據與供應商的協議，通過“采購票逐條結算”功能提取已審批的采購票或采購出口票進行結算，確認後記賬生成相關賬頁。
貨位商品賬戶頁面:采購單逐條結算後，物流中心提取采購單或結算核算後的采購退場單，對采購入庫和采購退場進行確認核算後，生成貨位商品賬戶。
n采購結算業務流程圖2-收貨後結算(發貨):
n流程描述:
預付款登記:對於需要預付款的采購項目，財務部門付款後，通過系統登記預付款，登記預付款金額，與供應商結算時，通過采購調配結算單調配預付款。
采購結算計劃的制定:默認情況下，用友對KSOA的采購結算計劃是基於先進先出的原則，根據當前未結算的收款和商品庫存，計算當前應結算的總金額，並按采購訂單的順序上報，程序給出建議。策劃師可以根據用友時空系統給出的建議和實際情況進行分析判斷，最終確定壹個采購結算方案。時空購結算計劃的計算模型可以定制，與用戶現場確定需求，更貼近用戶的計劃需求。
采購計劃審批:采購結算計劃形成後，必須提交公司相關部門或人員審批。系統只允許執行已批準的計劃。
采購混合結算:在采購結算單中，可以根據采購計劃進行結算、根據采購訂單結算、混合結算等。
根據采購結算計劃結算:通過采購調配結算單調用采購結算計劃中的結算計劃與供應商結算；
按金額結算(不勾兌):參照結算時雙方往來賬戶余額，設置不與商品、單據明細等條件勾兌的結算限額；
自動調配:結算時，根據當前余額設置結算限額，系統根據單據中填寫的“應付抵銷”金額，在未結算商品明細中進行金額分配。
按單據勾兌:選擇要結算的單據，填寫結算金額，系統自動在單據包含的商品明細中進行分攤；
按明細勾兌:選擇任意要結算的明細，填寫具體結算金額，系統根據填寫的金額進行結算；
按商品勾兌:指定需要結算的商品，根據應付商品明細表中填寫的金額進行結算；
按銷售結算:結算時，根據供應商貨物的銷售情況，分析可以結算的明細數據，進行結算。根據供應商貨物的采購數量和庫存余額，計算銷售出庫數量作為結算依據。
預付往來賬頁:對於有預付款的采購行為，在采購混合結算中進行預付款登記和預付款結算後，記錄在預付款往來賬頁。
采購往來賬戶頁:相關采購結算單登記記賬後，在采購往來賬戶頁調整對應的往來賬戶。