1.英語詞典的定義
2.秘書的角色
壹般來說，秘書的角色定位應該是輔助職能。幫助主管處理所有內部和外部事務成了秘書的職責。壹般的公司或者事業單位，因為傳統背景的原因，秘書的職位不是那麽確定。秘書除了自己的主管之外，還與其他部門的業務人員有著非常密切和重要的關系，形成了縱橫交錯、錯綜復雜的人際關系。所以他的工作範圍是秘書和參謀，工作領域不能正確劃分。因此，漸漸地，現代工商秘書演變成了名副其實的“商務秘書”或“公關秘書”。
3.秘書工作的性質
秘書的工作主要是協助主管進行工作的細節。想想壹家大公司的董事長或壹個組織的負責人。如果他們每天早上都要拆信、打信、歸檔、接電話，他們將沒有時間從事高層次的商業活動和計劃。所以，必須有壹個助理來處理這些辦公室事務。這個助理是秘書。
秘書工作的主要功能是輔助功能，這是其主要意義之壹。秘書工作的另壹個重要意義是管理。對於許多秘書來說，秘書工作的經驗是壹個主管的重要壹步。因為秘書經常幫助主管處理與主管有關的業務，對主管的工作有壹定的整體了解，可以學習如何指導、監督、計劃和處理問題，熟悉公司的政策。因此，秘書工作也是管理人才的培養搖籃，原因有二:
(1)秘書熟悉人事、業務、流程、管理等內部運作。
(2)秘書熟悉公關、協調、營銷等外部運作。
4、秘書的日常工作
早上的準備工作
上班前的準備——快速愉快地出門
(1)早上早起——洗得幹凈又快。
(2)適度運動
(3)營養豐富的早餐——保持充沛的體力。
(4)衣著大方，化妝適度
(5)以輕松愉快的心情與家人告別。
(6)出門要從容，不要匆忙。
到達公司後
(1)見到老板，同事都親切的打招呼。
(2)提前十分鐘到公司最合適。
(3)上班前最好把辦公桌收拾幹凈，把茶水準備好。
第壹章秘書的必備素質
壹、專業秘書的標準:
□專業□正直-公平，堅持既定的政策和原則。
□模範作用□誠實——實事求是
□領導風格□奉獻精神-以自己的工作為榮，樹立高標準的工作標準。
□業務能力□誠信——失信、毀約、失信、漏匯。
□指揮控制能力□勤奮——努力工作，不斷學習。
□合作精神□井然有序-整潔有序
□學習和創新能力□效率-追求效率和效果。
□知人善任□可靠——按約定完成工作，保質保量，按時完成。
□對待意見和批評。
□總體觀察
第二，秘書的職業態度
-倡議(倡議)
□靈活性
□團隊精神(團隊合作)
□尊重人
-創新精神(創造力)
-堅持原則(不妥協的誠信)
——服務與貢獻(service & amp；供稿)
□識別和共享(共享)
雙贏和相互依存(win-win & amp；相互依存)
□溫柔的心和自省
三、壹個成功的助理應該具備的條件。
註意外表的裝飾
為成功而打扮。
態度——溫柔、熱情、善良
舉止——自然大方，不做作，優雅大方。
說話——溫柔的聲音
-正確且易於理解
——敬語經常被人說起。
-簡潔
完美人格——積極、敬業、負責、保密、謹慎、細心、耐心、有創造力。
人際關系好，手腕高明。
在行動上保持警惕和敏捷
工作效率高，反應快——妳可以舉壹反三。
有專業知識——廣博的知識和經驗。
健康的身體
第四，職業規劃
1，職業轉型的作用:
只有建立每個階段的自我發展，盡早培養相對的能力和視野，才能在金字塔組織中實現個人的目標和理想。
2.職業發展的四個階段:
第壹階段:學徒
按照他人的指示工作，並作為壹個或多個主人的助手。
第二階段:同事
既有獨立工作的能力，又對整體業績有單獨且明顯的貢獻。
第三階段:大師
能培訓新人，為他人負責，協調相關事宜。
第四階段:贊助商
確立組織的發展方向，行使權力。
動詞 （verb的縮寫）有效壽命
(1)目前小姐扮演的角色是導師，朋友，同事。
(2)良好的人際關系(包括單位和客戶)
(3)自我充實。
(4)溝通協調(發揮橋梁作用)。
(5)壹個積極的人應該有壹兩項閑暇和興趣。
(6)註重效率和正確性。
(七)做最保密的工作人員，維護他人隱私。
(8)註意周圍環境，保持整潔。
(9)充分發揮女性的親和力。
(10)工作是為自己做的。
(十壹)要有立場，有所為，保持超然獨立的立場，明辨是非。
(12)做主管的好幫手。
(十三)上級交辦的事項，最好不要擅自更改。
(14)有問題意識。
(15)成功的關鍵在於“意圖”和“執行”，妳對自己的決心負責。
第二章秘書與重要職業技能
第壹部分:日常交易處理
壹、撥打/接聽電話的程序和技巧
1，打電話前的準備
準備好電話簿和筆。
簡單地把要向對方說明的事情和內容列在本子上，壹條壹條地檢查。
準備通話所需的文件。
核對對方電話號碼，確認無誤，開始撥號。
2.正式打電話:
撥通後，確認對方的公司和姓名，然後熱情禮貌地說:“您好！我是* *公司* * *部的。”
如需與相關人員通話，應禮貌要求對方傳呼或轉達。
如果告知對方的內容比較復雜，要主動提醒對方做好記錄。
逐條說明事情，註意語言簡潔準確；
通話結束後，確定對方已經放下聽筒，再放下電話。
3.接電話
在電話鈴響三聲之內拿起電話，平靜而禮貌地說:“餵！我是* *部的。”
要判斷世衛組織，可以分為以下幾種情況:
當總經理有空接聽來電時，當總經理不在時
裏面的
直接上級和同級直接轉接記錄消息。
如果業務緊急，記下上級的電話號碼，聯系總經理立即回電。
直接下屬要事情的提綱，調動的時候給總經理解釋提綱，再調動要提綱。如果不急，記錄下來，告訴總經理。
如果情況緊急，通知總經理聯系方式。
普通員工問原因，必要時告訴總經理；其他情況可以處理。
在外面
重要而密切地詢問總結，向總經理說明，然後轉而記錄信息。
如果業務緊急，記下上級的電話號碼，聯系總經理立即回電。
重要但不緊密的要求總結，向總經理說明，然後根據總經理的指示轉到或不轉到錄音留言，向總經理匯報。
不重要且不緊密的問總結，酌情處理。
如果電話內容復雜或不清楚，最後應重復要點，以免錯過正確的部分。
通話結束後，確定對方已經放下聽筒，再放下電話。
4、通話技巧:
日常禮貌用語:
問對方的時候，可以用:“妳在哪裏？”“請問妳叫什麽名字？”“我能為妳做什麽？”
直接領導總經理並保持經常聯系的外部和內部人員，在日常工作中應盡可能與他們熟悉，使他們能通過聽到他們的聲音知道他們的名字，並及時轉接。
如果對方有妳需要傳達的東西，必要時重復姓名、公司、電話等需要傳達的東西，以便必要時再次聯系對方。
如果不能知道總經理是否在和對方通電話，就不能隨便回答總經理的“是”或者“不是”。妳可以說:“請稍等，我去看看總經理在不在？”然後問總經理要不要轉。
萬壹總經理不願意接對方電話；妳可以用委婉的語氣:“真的很抱歉，我不知道總經理在哪裏。我見到他會給妳回電話的。”如果妳方便的話，妳能讓我轉達妳的信息嗎？“要有禮貌，滴水不漏。
在知道身份但不告知原因的情況下，如果方便，可以請示總經理，決定是否調職；也可以問對方是公事還是私事。如果是生意，可以讓對方知道，也可以通過告訴自己來達到目的。
在對方拒絕說出身份和原因的情況下，經過反復詢問，可以委婉地終止通話。
如果對方喋喋不休，信口開河，妳可以說:“妳還有別的嗎？”或者“對不起，我有急事”等。，結束通話。
如果有壹個沒說完，就讓緊急重要的人員先說，禮貌的告訴對方稍等，或者把對方的電話錄音，稍後再打過來，視電話內容和對方身份而定。
總經理回來後整理電話留言，匯報相關信息。
第二，傳真
1.分類傳真:
1)如需總經理親自審核，按總經理指示辦理。
2)由秘書處理:
壹、移交其他相關責任人
b、由秘書本人決定。
使用計算機公司的標準CI格式。
遵守公文寫作的規範
需要傳真機密文件時，應先與對方聯系，發送到指定的傳真機，發送後再與對方確認。
需要對方當事人協助抄告時，要在文書正文前說明，並列出抄告範圍。
請務必在傳真的第壹頁註明總頁數，並在文件的每壹頁註明頁碼。
2、必要的傳真分類存檔
第三，郵件
1.根據郵件類型(如緊急閱讀、待處理、信息通知、壹般通知、報告、報告/摘要、新聞/公告、私人郵件等)設置文件夾。)或者根據具體項目。
2.過濾收件箱裏的郵件，刪除不必要的郵件，然後分成以下幾類:
1)如總經理本人需要審核，則存放在相應的文件夾中，部分根據總經理的指示回復郵件，或督促、協助總經理在規定時間內處理相關事宜。
以總經理名義回復時，註意語氣，從總經理郵箱發；
以秘書名義發送時，應說明郵件內容是總經理指示的。
2)由秘書處理:
壹、移送其他相關責任人；b、由秘書本人決定。
3.如果需要跟蹤結果或者確認對方是否收到郵件，需要設置回執。如果對方沒有及時查看，妳需要打電話。
4.打印並提交需要總經理審核修改的郵件，然後回復或傳達；
5.及時將重要郵件歸檔。
第四，文檔管理
1.閱讀文件，判斷是否應由總經理處理，然後審核文件格式是否正確，內容是否清晰完整。
2.對文件進行分類:待批待閱文件，緊急和不緊急，並註明文件摘要(必要的背景資料和批準原因)，方便總經理查閱。
3.根據總經理的修改意見(參照文件管理規定)進行復制轉發，必要的事情進行跟蹤，反饋結果。
4.存檔必要的文件。
註:傳真、郵件、信件等外文內容應及時翻譯。
動詞 （verb的縮寫）商業名片
1.分類:可以根據總經理的業務情況進行分類，如公司類型、客戶類型、地區等。
2.存儲:
名片盒
將其輸入到NOTES地址簿中(更容易找到，但需要時間輸入)
3.持卡人應準備好存放與總經理關系密切的重要人員的名片，並確保查找方便快捷。
附表的第二部分
控制進度意味著妳和總經理有條不紊地工作。
“日程”是指預定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率和工作成果的反映，是時間管理藝術的集中體現。秘書的職責就是當好“管家”，按照日程安排為領導做好壹切必要的準備，並提醒領導去執行。本文將從整體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動、突訪等六個部分進行詳細講解並提供文字模板，希望能為大家的工作提供參考。
日程是領導工作質量、效率和成果的反映，規劃和安排領導的工作日程是秘書的壹項基本工作。這項工作看似簡單，但卻非常重要。是秘書協助總經理的基礎。安排總經理的日程，就是秘書和總經理有條不紊的壹起工作。作為秘書，壹定要仔細觀察領導的工作習慣和工作作風，調整自己的工作方法，主動適應領導的工作節奏。在沒有默契的情況下，最好在合作之初就與領導進行深入溝通，準確理解領導的要求和訴求，對可能遇到的壹些情況和處理原則達成* * *理解，為以後工作的順利開展做好鋪墊。另外，秘書和日常工作多做總結也是很重要的。把能看到的經驗、教訓、小竅門做個備忘錄，經常讀。這不僅提高了他們的工作水平，也間接促進了領導的效率。
第壹，總體進度
領導的日常工作分為常規工作，即事先計劃好的相對固定的工作(如開會、出差、接待等。)和突發工作(臨時安排)。秘書通常的做法是將計劃好的事情預先填入計劃好的日程中，同時對突發的隨機事件進行細致靈活的安排。
(1)壹般原則:
了解總經理的日常工作、近期業務重點、信息習慣和身體狀況。
-優化工作方法，仔細觀察總經理的工作習慣和風格，主動適應他的工作節奏；
-了解公司的業務發展，尤其是總經理的業務進展，關註最近的工作興奮點；
把計劃好的事情預先寫進時間表；及時組織日程，避免沖突；
明確事情的輕重緩急，處理事務時註意理順和整理，分清輕重緩急，酌情安排處理；
定期與總經理溝通，了解雙方的要求、需求和可能出現的情況的處理原則，以便開展工作；
註意時間緊，安排得當；
(2)經驗和技能
周壹的日程和出差前後的工作日不要安排太多事情；
在兩次約會之間留出機動時間，防止長時間開會造成時間沖突，給總經理留出整理思路的時間；同時留出時間處理日常事務；
根據總經理的習慣，留出適當的固定時間閱讀報紙等信息；
牢記總經理的安排，及時提醒固定的安排，防止沖突；每天安排相對固定的時間與總經理核對日程，確保秘書與總經理日程內容壹致；
不要代替領導做決定，在總經理同意的情況下，根據自己的工作習慣和時間辦理各種約見；
控制好約會時間，及時打斷，防止耽誤，以免影響後面的日程安排；
掌握近期要避開的人物；
月/周計劃模板
您可以使用NOTES日歷功能，填寫相關安排並打印出來。
妳也可以根據總經理的習慣制定自己的作息時間表；
二、行程安排
作為秘書，安排總經理出差是壹項常規工作，也是壹項需要更加細致的工作。通過秘書的計劃，把總經理的出差安排得緊張、有序、愉快、圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的體現。
(1)國內出差
出差前:
確定出差的目的和日期；
確認總經理的出差護送
出差中與相關人員溝通，確定周到的行程安排(明確早午餐和晚餐安排、目的地地址、所需行程時間、接待人員等信息。).
確定行程，訂機票(註意選擇航空公司，機型，航班)，酒店(選擇總經理習慣的酒店，熟悉酒店的電話，傳真等。)、接送人員(註明接送人員聯系方式)；
完善詳細周到的日程安排(時間、地點、其他參與者、議程等。)(見例子)；
根據總經理習慣，準備出差物品(見物品攜帶)。
準備委托書，發郵件和復印件給相關部門和人員(財務部等。)總經理出差前壹天。(見附件二)
出差時:
第壹時間掌握總經理到達後的聯系方式，必要時通知授權人及其他相關人員。
根據總經理的日程安排，隨時向公司和總經理通報業務進展信息；
配合總經理授權人及時了解公司及業務相關信息；
根據情況及時與相關人員及總經理溝通，及時調整日程；
出差後:
出差期間及時向總經理匯報公司內部事務及業務進展情況；
整理出差信息(包括資料、名片、會議備忘錄)，並根據需要轉發給相關人員或存檔；
給總經理認為有必要的合作夥伴發感謝信。
報銷各種差旅費；
跟進業務跟進；
(2)出國旅遊
出國和國內出差的順序和內容大致相同，但這裏要特別提醒妳以下幾點:
根據公司最新業務情況準備預置(中文/英文)，與對方確認演示設備，必要時準備彩印膠片和打印稿。
購買機票註意避免中途停留，選擇好的航空公司和服務，長途航班選擇好的機型；
註意準備好各種證書和請柬，提醒總經理帶；
根據客人的級別和民族習俗準備禮物；
準備當地地圖和國家海關信息。
確認是對方還是我們提供翻譯服務；
回國後感謝邀請人；
(3)陪同出差
陪同總經理出差，無疑對秘書的工作提出了更高的要求。除上述註意事項外，秘書在出差期間還應註意以下事項:
登機前，為總經理辦理機場建設費購買、換票及各種手續；並再次確認繼任者；
到達後，辦理酒店入住手續，了解總經理的房號和電話，並及時告知總經理秘書的房號和電話；
每天及時查看今天和第二天的日程安排；
提前設置早上叫醒電話，安排早餐；
根據當天的日程安排實施車輛；
及時提醒，提前落實安排；
帶上總經理的片子和必要的會議資料(匯報稿、會議備忘錄、采訪提綱)；
註意建立各種客戶關系(包括政府領導、合作夥伴、媒體記者)。
著裝要求:大方職業裝，淡妝；註意禮貌；
出差回來後，逐壹落實和跟蹤總經理與客戶溝通事宜，及時處理費用報銷和資料整理。
附件壹:旅行物品攜帶表
名片，幾份日程表
證件(身份證、護照、港澳通行證、邊防證等。)、筆記本電腦、ppt(存放在桌面)和ppt備份軟盤。
往返機票書面發言及資料兩份(保險費在秘書手裏)
活動或會議等背景材料被訪問的地方的聯系人的地址簿。
準備現金或信用卡備用筆等文具*準備壹支彩筆。
禮品*包裝急救藥品和常用藥品
附件二:委托書模板
文件編號歐普夫:LCS-DTB？2006年發行日期？6?14文件類別:通知
日期:
來自:-已檢查://已批準:-
已驗證:
致:致(部門)全體人員:臺式機事業部、筆記本事業部、；柔軟的
軟件事業部、服務器事業部和外設事業部
抄送:總裁辦、計劃部秘書處、財務部-附件://
□傳閱□閱後歸檔□保密及保密期限□其他//□第1頁
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