如何管理電子文件

檔案的本質屬性是原始記錄，這種原始記錄壹方面表現在檔案的內容上，另壹方面表現在檔案的形式上，如，當事人的手寫手稿、領導的親筆簽名等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄，使得檔案具有法律證據的作用。但在OA辦公自動化系統中，電子文件的原件性難以得到體現。如何確定電子文件的原始記錄和憑證作用，電子文件能否作為檔案使用，是否具有法律憑證作用等，成為檔案工作中的新課題。根據國家有關標準，結合本單位的實際情況，從檔案管理的基本規律和計算機技術的特點出發，制定歸檔電子文件管理辦法勢在必行。制定包括電子文件形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統計、保護等內容的管理辦法，保證歸檔電子文件質量檢查的真實有效，從歸檔電子文件的特點出發開發歸檔電子文件管理系統軟件。制定管理辦法要註意電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如磁帶、磁盤、光盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高，存儲容量大；采用非接觸式記錄和信息讀取方式；數據傳輸率高；存取速度快；易於保存。由於有保護層，信息讀取是非接觸式的，沒有讀取磨損，所以磁盤不易損壞。根據這些特點，目前采用光盤作為電子文件歸檔的載體是比較合適的。雖然其標準還不完善，但隨著科技的發展，相信在不久的將來，有關光盤的標準會陸續出臺。所以目前選擇光盤作為電子文件存儲載體是最合適的。禁止使用軟盤作為長期保存歸檔電子文件的載體。在條件允許的情況下，及時將軟盤更換為光盤載體進行長期保存。紙質檔案和電子檔案長期保存，存在壹個保持壹致性的問題。兩種不同載體檔案的特點可以用兩句話來概括：紙質檔案便於長期永久保存，而使用不太方便；電子檔案便於使用，但難以永久保存。鑒於這種情況，兩種檔案在壹定時期內會並存。常見的做法是 "雙套制"，即在保存電子文件的同時，將電子文件以硬拷貝輸出，形成紙質文件保存。兩種載體的文件並存尤其要註意兩種文件的壹致性，在電子文件的記錄、編號、簽署、更改、更新時更要註意保證電子文件與紙質文件的對應吻合。電子文件的安全性。首先，電子文件歸檔時，屬於壹般的電子文件，轉換成各種平臺都可以使用的格式文本文件，以適應變化，消除技術演進帶來的影響。特殊格式的電子文檔，應在存儲載體中同時存儲相應的瀏覽軟件。二是采用 "只寫壹次型光盤加背書 "的方式制作歸檔原件，確認其內容信息的原始性。歸檔前電子文件內容的正本由歸檔人負責，歸檔後的正本由檔案館負責，為了分清責任，最理想的方式是在載體的正反兩面都簽名，不能更改，而且這種光盤的同壹刻錄軌跡只能寫入壹次，這就是 "只寫壹次型光盤加背書"。還可以通過只讀光盤、電子簽名、數字水印、隱形條形碼、數字時間戳等方法確認電子文檔信息內容的原始性。第三，在網絡環境下，可以使用既能確認發送者身份，又能保密安全的 "公鑰數字簽名技術"。防火墻技術、網絡安全檢測、海量身份驗證系統、數據加密技術等措施可以確保網絡安全。當然，要做到完全安全是很困難的。四、安全措施的利用：設置分級查詢權限口令並定期或不定期更改，屬於保密範圍的信息內容的拷貝復制應更嚴格控制。系統對使用的全過程進行有效的跟蹤和監控，並自動進行相關記錄，作為使用工作核查的依據。而且系統的使用要有較強的容錯能力，避免因誤操作造成不可挽回的損失。電子文件的鑒定。壹是入口關，即在檔案部門接收電子文件是要檢驗每個文件能否正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與檔案移交清單或文件機讀目錄壹致等。二是定期檢查關，即對歸檔後的電子文件建立定期檢查制度，數據電子文件檢驗能否正常讀出，程序電子文件檢驗能否正常運行。對於磁性載體壹般應每兩年、光盤每四年進行壹次機讀抽檢，抽檢率不低於10%；對於磁性載體每四年復制壹份，並建立電子文件的檢查、維護、復制等操作流程登記制度，避免人為失誤或重復勞動。轉儲後的載體與原載體編號壹致保存。三是把好使用關，即在平時提供使用時，壹旦發現有文件損壞或感染計算機病毒的情況，立即對載體中存放的所有文件進行檢查，並及時采取措施修復損壞的文件。還要註意及時更新殺毒軟件。同時，還要把電子文件歸檔和電子檔案管理所需的計算機系統軟硬件的開發配合納入下壹階段檔案館檔案管理系統建設的規劃之中，為電子文件的驗收做好物質和精神準備。