第壹節 采購員必備能力要求
壹、成本控制意識與價值分析能力
采購支出是構成銷售成本的主要部分，因此采購員必須具備成本控制意識。
對於供應商提供的報價單，應具備價值分析能力，能夠對付款條件、交貨時間等加以剖析評判。
二、市場預測能力
采購員應能依據各種產銷資料，以及供應商態度，對采購價格、供求變化趨勢進行預測。
三、語言、文字表達能力
無論使用語言還是文字與供應商溝通，都必須準確、清晰表達采購條件，如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等內容，而且必須言簡意賅，以提高工作效率，並能夠以“動之以情、曉之以理”的方式來獲取優惠的采購條件。
四、與各部門協調能力
1.與管理部門：提供市場信息作為經營決策依據。
2.與營銷部門：根據營銷目標制定采購計劃，並提供成本估計作為銷售價格參考。
3.與生產部門：應盡早了解生產原料需求安排采購，並對任何數量時間的變化及時進行通知。
4.與品控部門：應盡量了解物料品質，並配合品控部門的檢驗工作，對不符合要求的采取必要措施。
5.與財務部門：從訂貨開始到交貨、請款、付款為止，都需要配合做財務處理。
6.與倉儲部門：妥當地設計最低庫存量及訂購點，及時通知到貨時間、數量，並對短重、包裝問題進行處理。
五、專業知識能力
對經辦產品需了解原料來源、組合過程、品質屬性、使用範圍等，有助於與供應商的溝通，並有可能主動開發新來源或替代品，進壹步降低采購成本。
對供應商則要了解其實力、報價的合理性，實地考察供貨能力，從而在與之溝通時具有談判能力和計劃能力，以同時保證價格和品質標準。
另外，英語的表達溝通、計算機網絡的應用也是必不可少的。
第二節 采購員職責範圍
壹、采購工作職責
1.采購計劃與需求確認：編制采購計劃、金額預算，確認申購部門、內容。
2.供應商選擇與管理：供應商的尋找、調查、評選、評估考核、獎罰。
3.采購數量控制：計算適當的采購數量，靈活運用數量策略。
4.采購品質控制：采購前規劃、采購中監測、到貨後檢驗，並對品質問題進行及時處理。
5.采購價格控制：價格的市場調查、分析，詢價、報價單分析、議價。
6.交貨期控制：采購前明確交貨期，采購中催促交貨、到貨後執行相應獎懲，並對延遲交貨進行處理。
7.采購合同管理：合同的擬定，簽訂、修改，回簽歸檔保管，合同執行情況的核查。
8.采購記錄管理：采購記錄的設計、填寫以及歸檔保存。
二、采購業務流程
1.收集信息：充分了解采購物料的品名、規格、品質，以及替代品相關資料，調查市場行情並收集供應商資料。
2.詢價：選擇詢價對象，詢問價格，整理報價資料，選擇議價對象。
3.比價、議價：根據成本分析研擬底價，設定議價目標，與供應商議定采購條件，並綜合考慮價格趨勢，核對付款條件、比較交貨期限。
4.評估：供應商的信譽、售後服務條件、供貨能力及品質保證。
5.索樣：索取樣品並檢驗對比。
6.決定：選擇適當的供應商，簽訂采購合同。
7.協調、溝通：跟進確認供應商是否能夠按時交貨，如遇無法按時交貨則進行催交。
8.到貨驗收：品質、數量的驗收，如有不符立即與供應商協商處理。
9.清理付款：核對手續是否完備，發票擡頭、金額是否壹致，確定財務方面是否有預付或是否需要扣款，通知財務進行清付。
第三節 采購員工作細節
壹、5R原則
1.RIGHT TIME（適時）：及時供貨，不發生停工待料，也不擠占庫存、積壓資金。
2.RIGHT QUALITY（適質）：符合生產、銷售、品控的要求標準。
3.RIGHT QUANTITY（適量）：經濟的采購數量，不會數量不足影響生產，也不會數量過多導致積壓。
4.RIGHT PRICE（適價）：相對合理的成本，不會因價格過低影響品質、交期，也不會因價格過高導致利潤率低，甚至競爭力下降以致失去市場。
5.RIGHT PLACE（適地）：供應源應采用就近原則，距離遠則運輸成本大，溝通協調也多有不便，容易延誤交期。
二、與供應商往來
1.公正、公平、公開的評價、選擇適當的供應商。
2.處理采購業務應“對事不對人”。
3.配合供應商並建立互助信任。
4.不收受任何來自供應商的過於熱情的招待或價值過高的禮品。
5.要做到實事求是，以誠相待，絕不可有欺瞞行為，甚至不道德的采購。
三、君子愛財取之有道
面對供應商可能會采取的“威逼利誘”，采購員都應該保持“平常心”，絕不損害公司利益，絕不利用職務便利牟取個人利益。
四、具備敬業精神
導致物料短缺的原因很多，但采購部門必須抱有“舍我其誰”的高度責任感，去盡可能的安排采購解決問題。
五、擁有虛心和耐心的態度
對待供應商，必須在公平互惠的原則下，秉承虛心的學習態度進行溝通；在議價談判過程中，更需要有足夠的耐心才能夠“欲擒故縱”，氣定神閑的完成采購任務。