I.總則
集團檔案是集團行政辦公和業務活動中不可缺少的內容。為規範集團檔案管理工作，確保檔案的完整和保密，理順工作程序，明確工作職責，防止資料丟失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部報送備份，以保證集團行政人事部作為集團檔案管理的對口部門檔案信息的完整性、連續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書工作，並對各分子公司檔案管理工作進行監督指導。各分子公司負責人要重視本單位的文件、文書管理工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔範圍
1、凡是反映公司工作活動，具有價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、信函、報刊、錄音、錄像等）均歸檔。
2、公司設立、變更的申請、批準、登記和終止、解散、清算的文件材料；
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；
4、資金借貸、業務往來的文件材料（包括合同、重要報表、銀行與企業的聯系函等）；
5、公司經營活動中的文件材料（包括合同、重要報表、銀行與企業的聯系函等）；
6、公司經營活動中的文件材料（包括合同、重要報表、銀行與企業的聯系函等）；
7、公司經營活動中的文件材料（包括合同、重要報表、銀行與企業的聯系函等）。)
5、政府、項目的批文、合同。批文、合同；
6、公司的制度體系、會議紀要、內部文件（包括總經理審批的工作流程、公司的決定等）；
7、項目進度計劃控制文件（包括業務部門的函件等。)、項目初步設計、修改、竣工圖紙；
8、各分子公司及集團總部各部門的年度工作計劃和資金籌措計劃；
9、公司簽訂的各類合同（包括商品房買賣合同）；
10、公司有效的證照、文件、印章；
11、具有法律效力和保值價值的文件；
12、公司重要會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議紀要等。
13、員工電腦中存有的公司電子版資料、文件等。
14、集團、分子公司獲得的社會榮譽信息；
15、其他需要歸檔管理的資料。包括以音像形式記錄的對公司經營活動有作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、字畫、文獻資料，有紀念意義的各種工藝品等。
三、歸檔要求
1、集團行政人事部應立即進行檔案歸檔和分類保管；各分子公司應在每季度最後壹天前對每季度需歸檔完成的文件材料進行整理、歸檔，並報送集團行政人事部備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料尚需使用，也應按卷首歸檔後再辦理借閱手續；各分子公司必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不移交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部報送備用檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類登記造冊，隨移交的備用檔案提供清單兩份，註明移交人，須經總部行政人事部簽字，其中每份清單留存壹份核對。
4、歸檔文件的壹般要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便於保管和利用。具體要做到以下幾點：
（1）歸檔文件材料的種類、份數和每份文件的頁數要齊全。
（2）在歸檔的文件材料中，每份文件都應附有正本和附件，印制定稿、請示批復、轉發文件與正本、各種文本形成的同壹文件立在壹起，不得分開；紙質文件應全部裝訂成冊。
（3）卷內文件材料應按不同情況排列，不可分割的文件材料應按順序排列，即批復在前，請示在後；正文在前，附件在後；印件在前，定稿在後；
（4）卷內文件材料應按編制頁碼或件號的先後順序排列。裝訂成冊的案卷，應統壹在每頁文字材料的正面右上角、背面左上角填寫頁碼；未裝訂成冊的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等，也應在圖表或聲像材料的背面編號。
（5）根據各類檔案材料的密級、保管期限、案卷卷內文件目錄必須按規定格式逐壹填寫，不要隨意更改文件材料的標題和簡化；沒有標題的應寫明標題，有的標題無實質內容的應重寫：沒有責任人、年、月、日的文件材料應審查清楚，填寫有關項目；卷內文件目錄在卷內。
（6）音像資料要用文字標明錄像或錄音的對象、時間、地點、中心和責任人。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限為永久、長期和短期三種。長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團公司檔案保管期限的原則
（1）凡反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司具有長期利用價值的檔案，視為永久保管。
（2）反映公司壹般活動，對公司工作有長期利用價值的文件材料，列為長期保管。
（3）短期內對公司有參考價值的所有文件和資料，列為短期保管。
五、檔案保密等級
1、檔案分為壹般檔案和機密檔案兩類。2、文件機密性分為絕密、機密兩種。檔案密級由檔案作者提出，經行政人事部經理批準後確定密級。
2、涉密檔案只準在檔案室查閱，不準帶出檔案室；涉密檔案復制，須經辦公室主任（行政人事部經理）和副總以上領導批準。
3、涉密檔案僅限於歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（行政人事部組經理）和副總以上領導批準。
四、已到保密期限的檔案要請有關部門領導和辦公室主任（行政人事部組長）鑒定解密，解密後的檔案歸壹般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門業務檔案需經本部門負責人批準後，到檔案管理員處填寫檔案查閱登記表，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門業務檔案，必須經檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還檔案時要核對、清點，並在登記簿上註銷。
4、借閱檔案時，不得泄露、塗改、折疊、借閱復制和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要借閱或攜帶檔案外出，須經辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。
5.查閱、復制涉密檔案，須經辦公室主任（行政人事部組經理）、副總經理以上領導批準。
6、借閱檔案使用後應及時歸還，借閱時間壹般不得超過十天。
7、借閱人的檔案應妥善保管，不得丟失。
八、凡借閱的檔案文件不得私自復印，如確因工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有使用電腦的員工必須指定專門的區域存放公司的相關文件、資料，在指定的存放區域設立專門的文件夾供員工使用，使用電腦的員工要將各類文件、資料在文件夾中設立子文件夾分類存放。
2、分子公司辦公室主任（集團行政人事部經理）即負責電腦檔案管理。公司所有員工必須到計算機管理責任人處對檔案計算機區域、文件夾名稱進行登記；計算機檔案管理責任人必須按照登記的存放區域定期檢查本單位計算機。
八．檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對保存的檔案進行鑒定，對於保存期限已滿的檔案材料，按照規定進行銷毀。
2、檔案的鑒定由集團行政人事部經理主持，有關部門參加組成檔案鑒定小組，對鑒定的檔案進行逐件審查，提出銷毀寄存的意見。
3、檔案材料鑒定組審定，並經組長批準後方可銷毀。
4、銷毀檔案材料時，要兩人以上並在指定地點監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽名。
九、處罰
1、集團各分子公司違反本制度，無故拖延或不報送應歸檔的備份文件材料的，壹經發現，限期報送，經提醒仍拖延不報送的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，處以100元至500元的罰款，並在集團內予以通報批評。
2、集團全體員工凡違反本制度第六條第4項規定，泄露公司檔案秘密，塗改、拆卸或未經辦公室主任（集團行政經理）批準借閱、復制或攜帶檔案外出的，視具體情節對部門領導和當事人各罰款500元至1000元，並予以通報批評；如造成不良後果者，視情節輕重追究當事人的法律責任。
3、凡違反本制度第六項的集團員工，不按借款期限歸還、返還，並責令當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反制度第六條第七項，丟失檔案的，應立即上報，如丟失檔案，泄露公司商業秘密，造成不良後果的，視情節輕重追究其相關責任。
5、檔案管理人員丟失、規範檔案查閱程序或擅自提供泄密檔案的，應根據情節輕重，給予紀律處分和相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團公司全體員工凡違反本制度第七條規定，不按規定保管計算機檔案，不按規定接受檢查的，應給予相應的紀律處分和罰款。
X.附則
1、本制度自2007年9月1日起施行。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位實際情況，制定具體實施細則。
4、以前有關規定與本辦法不壹致的，以本制度為準。
十壹、附則附件：集團各分子公司、部門歸檔立卷範圍