李麗回科以後詢問會議召開情況，大家的回應卻讓人大跌眼鏡：
“會議很重要，可是虎頭蛇尾。”
“會議目的我沒理清楚。”
為什麽重要的會議卻虎頭蛇尾，目的不清晰？
又要進行壹月壹度的醫療質量與安全會，如何避免如上問題，把會議開得高效？李麗在科內及院內調查的基礎上，重新設計了整個會議的組織。
所謂會議，是在壹個組織裏為達成目的而采取的手段之壹。
1、根據目的準備會議，以成果輸出為導向。
1）確定會議目的
將所有會議分成三種類型，各種會議的召開目的就會漸漸浮現。趁此時審視所有的會議，再商量討論壹下目的不明確的會議。
按照獲取信息及信息傳遞的方向，會議分成三種類型：
上意下達型：信息從上而下，用於上司向下屬進行傳達及解說想法、指令等。
自下而上型：信息從下而上，用於下屬向上司匯報工作進展，報告市場現狀等。
全員參與型：信息***享，用於解決問題、交換意見。
①對必要的會議，以及回想得起來的會議進行盤點。
“星期1-5的晨會”、“星期四的例會”、“壹個月召開壹次的科內護理會議”、“臨時會議”、“應對投訴索賠的會議”、“質安會”等諸如此類的會議做個列表。
②按照上面提到的三種類型的會議制作表格，決定有無必要開會。
將列出的全部會議逐壹填寫到這個分類表格內。
某科室2016年9月會議表格：
比如，“星期四的例會”，既有護士長進行指示命令，也有護士進行報告，還有對近期不良事件的整改討論，包含了三種類型的活動，那麽，妳就在“上意下達”欄裏寫上“星期四的例會（時常進行指示命令），在“自下而上”壹欄裏寫上“星期四的例會（組長匯報）”。在“全員參與”壹欄裏寫上“星期四的例會（分組討論）”。
這個過程中，會出現既不是類型1，也不是類型2，也不是類型3的會議嗎？如果遇到這種會議，就很可能是目的不明確、“習慣性召開”的會議。這種會議是否真的有必要召開，就需要大家壹起討論決定了。
比方說，不論是“星期壹的早會”，還是“壹個月召開壹次的科內例會”都上報同樣的報告。這時候，妳也許應該在兩者中選擇其壹廢止。如果全員參與型的會議壹次都沒有召開過的話，就有必要安排這樣的機會，讓下屬們發揮主觀能動性，彼此交換意見。當然，未必要以會議的形式，這種形式是無關緊要的。
2）根據會議目的進行會議準備
會議名稱：
會議類型：
會議場地及坐席人員安排：
會議設備及工具準備：
會議主持人：
會議流程：
舉個例子：
會議名稱：科室質安會
會議類型：自上而下型+全員參與型
會議場地及坐席安排：U型座椅安排、門急診醫護人員
會議設備及工具、人員準備：筆記本與紙、茶水、拍照
會議主持人：護士長
會議流程：
1）?主任護士長傳達醫院、科室自查質控情況（15min）；
2）醫生、各組長匯報科室醫護質控該月情況（30min）；
3）確認其他人有無補充（10min）；
4）主任、護士長反饋答復（20min）；
5）中間休息（5min）；
6）相關職能科室答復相關問題（30min），
7）院領導總結發言（15min），
8）總結匯總制定可行性方案（10min）。
2.形式靈活，在匯報及討論上註意語言的組織 。
1）形式靈活，15分鐘會議解決多個問題。
目的：幫助實習同學更快熟悉導診流程，能夠應對導診過程中出現的問題。
會議名稱：門診部實習同學（導診）例會（15分鐘）
會議類型：自上而下型+自下而上型+全員參與型
會議場地及坐席安排：門診大廳導診臺邊
會議設備及工具準備：紙、筆
會議主持人：護士長
會議流程：
答疑（10min）
實習同學提問：沒有外傷腿痛怎麽導診？放射科病人要求退費怎麽辦？疼痛科在哪裏？等等。
護士長：區分股骨頭壞死還是痛風？從疼痛部位、用藥史、疼痛性質上區別。前者看骨外、後者看內分泌科。放射科病人退費的流程......。
總結：提問情況匯總及上周實習同學表現（5min）。
2 ） 會議語言的組織
會議語言是會議的血肉，如果不註意引導，很容易變成情緒宣泄或者繁瑣的形式匯報，達不到高效會議的目的。
十六字方針：陳述事實、表達感受、提出建議、尋求支持。
舉個例子：
會議名稱：門診部護理質控員會議
會議類型：自上而下型+自下而上型+全員參與型
會議場地及坐席安排：門診部辦公室
會議設備及工具準備：紙筆、質控整改通知書
會議主持人：護士長
流程：
1、護士長傳達質控整改通知書（5min）：備用藥管理
2、分析目前門診部各科關於備用藥及質控質量上現狀（10mim）
3、各質控護士討論各部門備用藥質控問題及改進建議（10min）
4、護士長匯總各部門建議（5min）
在2,3,4環節會議語言的組織上，基本按十六字方針：陳述事實、表達感受、提出建議、尋求支持。
陳述事實：備用藥在科室使用情況
感受：備用藥管理有必要，但在基數上要認真梳理。
提出建議：減少可以不備用的，先做好基數的建立。
尋求支持：與病房護士長和醫生溝通。
為了更好的幫助大家運用這種表達方式，護士長舉了壹個關於某門診科室降低搶救車管理缺陷率的PDCA推進過程中分析原因中出現的問題。
原因分析中提到沒有責任心、核心制度未落實等。
最後護士長現場查檢時發現是該科醫生有個習慣老是習慣動搶救車。
護士長表達了關於對PDCA推進中某些科室這種形式化的作法和思路的不認同。
建議大家所以在原因分析上註意多問為什麽，不要老是大而空的原因。
在支持上鼓勵大家多與病房或者醫生溝通，並在網上學習PDCA的課件。有疑問時也可來找自己，自己盡量在方法上給大家提供力所能及的支持。
3）會議總結：回顧慶賀（2-5min）
作為主持人，在會議結束時有個非常重要的環節，那就是對整個會議總結。便於大家對會議內容更好理解，更重要的是提升參會人員信心，提高大家執行力。簡單地說：賦能。
回顧慶賀：二次學習，增加參會人員價值觀
舉個例子：提高某科室儀器設備管理的完好性首次會議
回顧：做、學、行、支持。
? Done ： 分析現狀：儀器設備不明原因損害、使用後未歸位或者整理等。
? Learn ： 原來儀器設備不明原因損害與高溫天氣部分人員未及時收下車有關
? Act ： 馬上落實儀器設備的表格梳理、交班登記（壹月內）
? Support ： 會議過後，會給到什麽支持，發微信，3個月後續督查。
慶賀：貢獻 呈現 祝福
目的： 看到與會者是有能量的 ，確立 同盟關系
流程：：
1）參會者對會議目的所作貢獻
2）這個貢獻中，呈現出了參會者什麽優秀品質
3）對將來的祝福
例：非常感謝大家的合作，正是由於大家對問題......,在這個過程中呈現出來的善於動腦筋、勤於觀察，看到妳們的優秀品質：勇於承擔責任，積極改進，這種.....會更好支持實現今天會議的目的，在以前或者別人不敢嘗試的地方成功推行。相信大家會按照計劃壹步步發揮作用，也祝福大家。。。
3、 會議後的整理總結及推行（成果輸出部分）
1）會議記錄整理
2）會議中需改進事項分類
比如科內需督查改進事項：輸液單的加藥人和穿刺人簽字不能代簽等；
協調：輸液沖管的規範等；
請示：120電話故障的應急流程、某救護車的坐椅改造等；
與此同時，不良事件匯報與PDCA循環同步跟進。
3）改進事項進入時間安排
4）行動改進（成果輸出的最重要壹步）