籌備新品發布會，要做的預備工作很多，其中最重要的是，要做好時機的選擇、職員的按排、記者的邀請、會場的布置和材料預備等。
1、時機的選擇
在確定新品上市發布會的時機之前，應明確壹點：應確認新品上市發表緊迫性的最佳時機。
假如基於以上壹點，確認要召開新品發布會的話，要選擇恰當的召開時機：要避開節日與假日，避開本地的重大活動，避開其他單位的發布會，還要避開與新聞界的宣傳報道重點相左或撞車。恰當的時機選擇是企業新品發布會取得成功的保障。
2、職員的安排
企業新品上市發布會的職員安排關鍵是要選好主持人和發言人。發布會的主持人應由主辦單位的公關部長、辦公室主任或秘書長擔任。其基本條件是：儀表堂堂，年富力強，見多識廣，反應靈活，語言流暢，幽默風趣，善於把握大局，引導提問和控制會場，具有豐富的主持會議的經驗。
新聞發言人由本單位的主要負責人擔任，除了在社會上口碑較好、與新聞界關系為融洽之外，對其基本要求是修養良好、學識淵博、思維靈敏、能言善辯、彬彬有禮。
新品上市發布會還要精選壹批負責會議現場工作的禮節接待職員，壹般由相貌端正、工作認真負責、善於交際應酬的年輕女性擔任。值得留意的是，所有出席發布會的職員均需在會上佩戴事先同壹制作的胸卡，胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務。
3、嘉賓的邀請
對出席新品發布會的嘉賓要事先確定其範圍，具體應視題目涉及範圍或事件發生的地點而定。壹般情況下，與會者應是與特定事件相關的人士
另外，確定邀請的嘉賓後，請柬最好要提前壹星期發出，會前還應用電話提醒。
4、會場的布置
新品上市發布會的地點除了可考慮在本單位或事件所在地舉行外，可考慮租用大賓館、大飯店舉行，假如希看造玉成國性影響的，則可在首都或某壹大城市舉行。新品發布會現場應交通便利、條件舒適、大小合適。會議的桌子最好不用長方形的，要用圓形的，大家圍成壹個圓圈，顯得氣氛和諧，主賓同等，當然這只適用於小型會議。大型會議應設主席臺席位、來賓席位等。
5、材料的預備
在舉行新品發布會之前，主辦單位要事先預備好如下材料：
壹是發言提綱。它是發言人在發布會上進行正式發言時的發言提要，它要緊扣主題，體現全面、正確、生動、真實的原則。
二是題目提綱。為了使發言人在現場正式回答提問時表現自如，可以對被問的主要題目進行猜測的基礎上，形成問答提綱及相應答案，供發言人參考。
三是資料提綱。事先必須精心預備壹份以有關數據、圖片、資料為主的資料提綱，並認真打印出來，在新品發布會上提供給來賓。在資料提綱上應列出本單位的名稱、聯系方式等，便於日後聯系。
四是形象化視聽材料。這些材料供與會者利用，可增強發布會的效果。它包括：圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。
進行過程中的禮節
1、搞好會議簽到
要搞好新品發布會的簽到工作，讓來賓在事先預備好的簽到簿上簽下自己的姓名、單位、聯系方式等內容。來賓簽到後按事先的安排把與會者引到會場就座。
2、嚴格遵守程序
要嚴格遵守會議程序，主持人要充分發揮主持者和組織者的作用，公布會議的主要內容、提問範圍以及會議進行的時間，壹般不要超過兩小時。主持人、發言人講話時間不宜過長，過長了則影響來賓提問。對來賓所提的題目應逐壹予以回答，不可與來賓發生沖突。會議主持人要始終把握會議主題，維護好會場秩序。
3、留意相互配合
在新品發布會上，主持人和發言人要相互配合。為此首先要明確分工，各司其職，不答應越俎代庖。在發布會進行期間，主持人和發言人通常要保持壹致的口徑，不答應公然頂牛、相互拆臺。
4、態度真誠、主動
發布會自始至終都要留意對待來賓的態度，因為接待來賓的質量如何，直接關系到新品發布會的成敗。
新品發布會的善後事宜
發布會舉行完畢後，主辦單位應在壹定的時間內，對其進行壹次認真的評估善後工作，主要包括：
1、整理會議資料
整理會議資料有助於全面評估發布會會議效果，為今後舉行類似會議提供鑒戒。發布會後要盡快整理出會議記錄材料，對發布會的組織、布置、主持和回答題目等方面的工作進行回顧和總結，從中汲取經驗，找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集與會者對會議的總體反映，檢查在接待、安排、服務等方面的工作是否有欠妥之處，以便今後改進。