措施壹:固定格式填寫基礎數據，可以發現常規錯誤。
在信息化項目中，不僅要規範企業的工作流程，還要規範基礎數據的建立。換句話說，用戶應該以固定的格式導入基礎數據。
比如作者在企業負責企業資源計劃項目的實施時，非常重視基礎數據的標準化，比如產品基礎信息。我們公司生產五金套筒產品。根據不同的材料、表面處理和尺寸，它有多種規格。粗略估計，光袖套這類產品的產品號就有200個左右。在ERP項目之前，這些產品的規格信息沒有統壹的規範。如果有的在說明書中註明了表面處理方法，有的沒有；有的規格中有具體尺寸，有的沒有。對於老員工來說，他們知道這意味著什麽，不點名的就是普通的表面處理。但是新員工進來，不知道是什麽意思，所以不是很清楚。有時甚至會犯錯誤。
我在信息管理系統的時候，這個基本信息不合格。在整理基礎資料的時候，和產品研發的負責人見了面，討論這個編碼問題。後來我們兩個達成壹致，產品說明書信息裏的所有內容都必須寫完整，而且必須按照壹定的格式寫，比如產品尺寸、使用的材料、表面處理、顏色等。，且各內容中的用詞要壹致。此外，還制定了具體的編碼規則。這壹規定制定後，經質量、采購、生產等部門確認，在公司推廣。通過這種編碼，可以發現壹些常見的錯誤。
作為我們的項目經理，由於對產品規格信息了解不多，如何檢查基礎數據的準確性？如果我們規範信息的書寫規則是統壹的，那麽我們只需要看這個長度是否壹致，順序是否統壹。通過報表或Excel工具，可以查看產品信息錄入人員在錄入數據時是否遺漏了什麽信息等等。所以當基礎數據標準化後，很容易發現壹些常規錯誤。
對於基礎數據的標準化，我們應該做到以下幾點:
1，內容順序標準化。對於壹個字段的內容，它所表達的內容應該是標準的，包括前後壹致的順序；最好是壹樣長的。壹方面方便我們查看，同時也方便我們做其他操作。比如有些產品規格信息可能差不多，只是產品尺寸略有不同。然後用戶通過復制修改壹小部分內容就可以直接使用了。另外，有時候我們只做報表，有些部門會覺得規格信息太長，他們只需要知道產品使用的材料就可以了。此時，我們可以使用相關字符函數來截取它的內容。可見，如果基礎數據在內容順序上是壹致的，會給我們後續的操作帶來很大的便利。
2.當某個東西真的不存在時，應該用“NULL”的形式表示，不能為空。因為如果不是我們寫的，我們不知道用戶是錯過了還是沒有。說實話，不是信息輸入人員懶。他們在輸入相關信息時，有時會不經意間漏掉壹些信息，自己也不知道，事後也很難發現。現在即使是空的內容也必須用NULL之類的字符表示，這樣可以最大限度的防止類似的錯誤，提高數據的準確性。
3.有時，在同壹個領域中，可能會有多個內容。例如，在產品說明書中，可以同時表達尺寸、材料和顏色等信息。因此，每個文本中的內容通常由分隔符分隔。基礎數據標準化的第三個要求是，這個分隔符是統壹的，需要唯壹。統壹就是所有的基礎數據都要用這個分隔符隔開。唯壹的意義就是這個字符可以作為分隔符。如果某些產品名稱包含符號“-”，則該符號不能用作分隔符。否則容易混淆；而且對數據進行壹些批量操作也不容易。因此，分隔符應該是統壹的和唯壹的。
4.在對基礎數據進行標準化時，可以按照產品的分類對相關的輸入標準進行標準化。有時，對現有的產品信息采用統壹的標準是困難的，也是不現實的。比如在產品信息上，成品的規格信息和原材料的規格信息很難統壹；而且，即使在原材料的基礎信息中，包裝材料和零部件之間的規格信息也不可能壹致。所以針對這種情況，我們並不是要求所有的產品材料都采用統壹的編碼規則。但是對於同類產品，比如零件中的套筒，我們要求它們有統壹的書寫標準。
措施2:數據收集的標準化。
1，制作標準化表格。
當公司中的員工需要申請建立壹個新的產品信息時，他們必須首先找到壹個相應的表格。我們公司對各種產品信息都有相應的表格。申請產品編號時，妳要拿著這個表格向各部門人員確認信息。如果妳想在信息管理系統中申請壹個袖套產品信息，妳需要在網上找到壹個“袖套產品編號信息申請表”。在這個表格中，這個產品編號應該填寫什麽信息；哪些信息必須填寫，哪些可有可無；以及各種信息由哪個部分負責，都要明確標識。例如，壹些必須填寫的信息可以用藍色背景表示。
2.電子文件流通。
申請表在各部門流轉時，最好通過電子表格實現。壹方面，有些員工的字跡真的是小學生水平；或者有的寫龍鳳舞。但在其他員工眼裏，好像是天書。因此，當涉及到信息導入者時，手寫數據可能是不明確的。
措施3:在系統中實施技術限制。
除了關註基礎數據的質量，系統還應該能夠在用戶輸入信息管理系統時做出壹些自我判斷，以提高系統中數據的準確性。具體來說，您可以向系統添加壹些約束。
對於某些內容，我們只允許輸入價格或數字。當用戶輸入非數字內容時，系統會提示錯誤信息“輸入的數據不合法，用戶可以重新檢查數據”。這樣可以保證輸入的數據至少符合壹定的語法規則。
比如我們也可以結合字段，實現字段內容的排序和內容完整性的控制。例如，產品規格信息可能包含五個部分。在系統設計時，設計了五個虛擬場。員工在輸入數據時，需要分別在這五個字段中輸入相關內容，並將這五個字段設置為必輸項。保存時，系統會自動將這五個字段合並成壹個字段，並在中間加上我們指定的分隔符保存在數據庫系統中。這樣，我們可以通過這些約束來加強字段內容的完整性。
另外，我們還可以通過字符掩碼來限制輸入格式；可以用列表的形式來提高輸入的準確性；等壹下。簡而言之，我們可以依靠系統的力量來提高基礎數據的準確性。