如現在某張銷售定單中可能數量比較多，在生成采購單的時候，某個零件的采購數量有壹萬件。采購部門可能擔心壹個供應商來不及生產或者出於平衡供應商等目的，所以，在下采購單的時候，分開下。根據采購計劃生成的采購單上的數量為壹萬件，采購員把這個數量改為了五千件。這個操作沒什麽問題。接下去，采購員又手工開了壹張采購單，采購單的數量為五千件。這個操作就有問題了。因為現在采購員是手工開立采購單的，所以，手工開立的采購單沒有跟銷售定單之間的關聯。故，在根據銷售定單導出采購定單的時候，就沒有這些手工開立的采購定單明細。就是因為這個原因，導致了采購定單的缺失現象。
根據我的調查及以前的工作經驗，發現還存在壹些情況，可能采購員會手工的下采購單。
如物料計劃員在維護采購計劃的時候，可能認為這個零件有庫存，不需要采購。然後就在維護采購計劃的時候，把該采購計劃指定結束了。如此，在根據采購計劃下采購單的時候，就沒有這張采購單了。但是，後來物料計劃人員發現，該零件還是需要采購，庫存零件可能不符合要求。故就通知采購員開采購單。這種情況下，采購人員就手工開采購單。如此，采購單因為沒有前置單據，所以，就跟前面的需求來源失去了聯系。
再如，有壹次，我壹個客戶，他們按采購計劃下采購單，物料也送過來了。但是，物料送到後，發現該物料有質量問題，檢驗不合格。怎麽辦呢?只好退回給供應商。然後，向其他供應商采購。所以，采購員又手工的開立采購單。這導致該采購單又沒有前置的來源單據。故，就失去了采購計劃等的聯系，這對以後報表的生成及成本計算等會產生壹定的影響。
壹是可能會影響某些報表。就如上面我這家客戶，他們可能出與報關等的需要，需要有壹份報表，能夠導出銷售定單對應的所有采購單。如此的話，他們去報關的時候，就不需要壹張張的去尋找采購定單，這對於他們來說，是非常有幫助的，可以提高工作效率。但是，若我們現在手工開立采購單的話，生成這張報表時，難免采購單會有所缺失。若是手工開的采購單，就不能在這張報表中出現。這給他們檢驗員的工作，帶來比較大的麻煩。
二是可能會影響成本的統計。我有不少的客戶，他們是接單生產為主。所以，他們在統計材料成本的時候，比較喜歡根據銷售定單來統計材料采購成本。因為接單生產的企業，材料都是按銷售定單來采購，而且，采購成本在他們生成成本中，占了大頭。故，只要材料成本統計準確了，那生產成本也就準確了壹大半。此時，他們就需要采購定單跟銷售定單之間存在壹定的關聯。如此的話，就可以通過銷售定單方便的找到對應的采購定單。這對於他們進行材料成本的統計，明顯提供了非常便利的工具。
三是若手工開立采購單，後續出現問題，進行查詢的時候，會比較麻煩。若現在要進行內部審計，審計員可能要追蹤某些采購定單到底用於生產哪些銷售定單。若采購定單跟采購計劃、銷售定單等關聯的話，則在ERP系統中，就很容易查詢出對應的銷售定單，就知道該采購單用於哪些銷售定單了。但是，若手工單進行手工開的話，就找不到這層關系了。那時，采購員不得不查詢大量的單據，像大海撈針壹樣，去尋找采購定單與銷售定單的關系，為非常的費事。其實，在很多時候，采購員或者其他計劃人員，都需要查找采購計劃來源。如生產管理人員需要查詢，我現在的生產定單的料是否已經到齊，到齊的話，他們可以安排生產;沒到齊的話，他們要進行追蹤，實在沒辦法的時候，他們還不得不調整生產計劃。而此時，若采購定單沒有跟采購計劃、生產計劃進行關聯的話，這也會非常的麻煩，很難進行生產缺料的追蹤。其實，在ERP系統中，提供了壹張生產計劃缺料表，若采購定單、生產計劃、采購計劃、入庫單彼此之間存在關聯的話，通過這張報表，可以非常容易的查詢出，某個生產計劃，已經到了哪些料，還有哪些料沒有到。但是，此時手工開采購單的話，就割斷了采購定單、生產計劃、采購計劃、入庫單彼此之間的聯系，這張報表就無用武之地了。
其實，要解決解決手工開立采購定單的問題，也不是很難。下面，我結合我現在使用的ERP系統，來談談具體的解決方法。
在ERP系統中，采購定單、生產計劃、采購計劃、入庫單及銷售定單之間存在內在的邏輯關系。因為在跑物料需求計劃的時候，系統先根據銷售定單生成生產計劃;然後根據生產計劃生成采購計劃與生產定單;然後，再根據采購計劃生成采購單;最後，再根據采購單生成物料收貨單。如此的話，銷售定單、生產計劃、采購計劃、采購單、物料收貨單就連成了壹條線。從任何壹個環節，如生產定單，向前查可以查詢到采購計劃、生產計劃、銷售定單;向後查可以查詢到物料收貨單等等。這些關聯查詢，無疑給我們的工作帶了很多方便。而現在手工開立采購單，無非是打斷了這層關聯關系。那我們在手工開立采購單的時候，就要手工的指定這個關聯關系。