早上，我在電梯裏碰到壹位同事。
我問他：妳臉色怎麽這麽差？
他說：最近每天白天都在開會，不誇張地說，我壹天要參加5個以上的會議，尤其是周壹、周二。晚上才有時間加班做事，結果每天加班到很晚。
我呢，陷入了深深的沈思 ------
大好的工作時間就這樣被無休止的會議浪費掉了。這個場景是不是特別熟悉？
其實，開會本身並沒有錯，只是方法不對導致了效率低下。
經過總結思考，整理出壹份高效會議指南，請大家看看！
壹、明確會議的主題和目標，解決問題
壹群人，聚在壹起開會，肯定是為了解決問題或實現**** 識。無論是周期性會議（如周會、月會），還是非周期性會議（如員工大會、年會），都是壹樣的。
因此，無論什麽會議，都必須有壹個明確的主題，否則就不要開。而且，事先準備好的所有材料都要圍繞這個主題，沒有準備好的材料，也建議不要先開。
比如，我們部門每周都要召開例會，核心目的就是檢查工作完成進度。所以我們設定的會議流程包括：檢查上周工作完成情況，本周工作計劃，遇到的問題，需要哪些協助。
二、提前做足準備工作，提前下發會議提綱和內容
我認為提前做足準備工作是會議效率高低的關鍵點。壹般來說，如果要組織壹次會議，我會至少提前壹天把會議提綱和需要準備的內容發下去。以我們的周會為例，我們要求在會前填寫壹份完整的周報。開會時，我們通常不會讓每個人都讀壹遍。我們會安排幾分鐘的時間進行宣讀，然後是問答環節。如果工作比較常規，或者工作內容/項目的重要性會被傳遞。溝通的重點是項目的狀況。
綜上所述，我們似乎足以看出填寫好周報是多麽關鍵。這是實現過程監控的壹個非常重要的目標，我們稱之為 "PDCA"，即Plan-Do-Check-Action.
三、確定責任人和分工
開會絕不是領導壹個人的獨舞，而是壹群人***創造和實現***知識的過程。的過程。壹般會議有幾個特別重要的角色，包括主持人、發言人和記錄員。如果壹些大型會議還可能包括計時員、會議組織者、後勤等。
主持人：主要負責會議進程的協調和系列發言的安排。有時小型會議，主持人還要兼任計時員、會議組織員等工作。
主持人：顧名思義，就是平時會議中的演講嘉賓，需要提前準備好會議內容，不限ppt、文字等。
記錄員：主要負責做好記錄，輸出會議筆記。我們公司有個規定，就是無論大小會議，大於 3 人的交流，必須輸出會議記錄。
時間員：根據會議流程記錄時間，並提醒是否超時。通常情況下，壹個成年人集中註意力的時間限制是 90 分鐘。因此，壹定要避免出現偏差！
會議安排：主要負責提前發送通知，明確會議目標和流程，確定主要發言人等。
後勤：如果是大型會議，後勤工作會很多，如放置水、確定場地、測試音響、印制橫幅，甚至包括室內問題控制等。
四、會議需要得出的結論和下壹步的計劃
會議的目的是解決問題，我們壹般要求開會時，溝通意見先談數據，再談事實，非必要時談觀點。
在管理中，我們遇到的最大問題就是陷於問題之中。如果妳仔細觀察，就會發現很多公司的會議都是以問題為導向的。只要有問題，就會開會，也正是因為這個原因，公司內部的會議特別多。有解決不完的問題，就有開不完的會。
會議的正確姿勢是，每個人都拿出壹個解決方案來開會，如果有解決不了的問題，請記錄下來，留待以後解決。
壹次會議，最好的結果是：開完會，大家都清楚為什麽要做，做什麽，然後去做。
送給大家四份高效會議指南，希望通過本文能幫助大家開好會議、管好團隊，真正產出會議的價值。