除本規範規定的文書樣式外，省級衛生行政機關還可以根據工作需要補充相應文書。第四條 制作的文書應當完整、準確、規範，符合相應的要求。
文書中衛生行政機關的名稱應填寫機關全稱。
文書本身設定文號的，應在文書標註的“文號”位置編寫相應的文號，文號的形式為：地區簡稱＋衛＋執法類別＋執法性質＋［年份］＋序號，如京衛食罰〔2002〕001號。文書本身設定編號的，應在文書標註的“編號：”後印制編號，編號形式為年份＋序號，如2002—001。第二章 制作要求第五條 文書應按照規定的格式印制後填寫。兩聯以上的文書應用無碳復寫紙印制。
應用藍色或黑色的水筆或簽字筆填寫，保證字跡清楚、文字規範、文面清潔。有條件的衛生行政機關可按照規定的格式打印。
因書寫錯誤需要對文書進行修改的，應用杠線劃去修改處，在其上方或者接下處寫上正確內容。對外使用的文書作出修改的，應在改動處加蓋校對章，或由對方當事人簽名或蓋章。第六條 預先設定的文書欄目，應逐項填寫。摘要填寫的，應簡明、完整、準確。簽名和註明日期，必須清楚無誤。第七條 調查詢問所作的記錄應具體詳細，涉及案件關鍵事實和重要線索的，應盡量記錄原話。不得使用推測性詞句，以免發生詞句歧義。
對方位、狀態及程度的描述記錄，應依次有序、準確清楚。第八條 當場制作的采樣記錄、現場檢查筆錄、詢問筆錄、陳述和申辯筆錄、聽證筆錄等文書，應當場交由有關當事人審閱或者向當事人宣讀，並由當事人簽字確認。當事人認為記錄有遺漏或者有差錯的，應當提出補充和修改，並在改動處用指紋或印鑒覆蓋。
當事人認為現場檢查筆錄、詢問筆錄所記錄的內容真實無誤的，應在筆錄上註明“以上筆錄屬實”並簽名。第九條 各類文書中有關***性欄目的填寫方法：
文書本身設有“當事人”項目的，按以下要求填寫：是法人或其他組織的，應填寫單位的全稱、地址、聯系電話，法定代表人（負責人）的姓名、性別、民族、職務等內容；是個人的應填寫姓名、性別、年齡、民族、住址、聯系電話等內容。“案件來源”按照《衛生行政處罰程序》第十四條的內容填寫。
文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但首頁及附頁均應由當事人簽名並註明日期。
案由統壹寫法為當事人名稱（姓名）+具體違法行為+案，例如×××有限責任公司違反食品衛生許可管理案。文書本身設有“當事人”項目的，在寫案由時可省略有關當事人的內容。第十條 對外使用的文書本身設定簽收欄的，在直接送達的情況下，應由當事人直接簽收。沒有設定的，壹般應使用送達回執。第十壹條 產品樣品采樣記錄，是采集用於鑒定檢驗的健康相關產品及其他產品的書面記錄。
采樣記錄應當寫明被采樣人、采樣地址、采樣方法、采樣時間、采樣目的等內容。
樣品基本情況應寫明樣品名稱、樣品規格、樣品數量、樣品包裝狀況或儲存條件、樣品的生產日期或批號、樣品標註的生產或進口代理單位、采集樣品的具體地點。第十二條 非產品樣品采樣記錄，是從有關場所采集鑒定檢驗用樣品的書面記錄。
非產品樣品采樣記錄應寫明被采樣人、采樣地點、采樣方法、采樣時間、采樣目的、使用的設備或儀器名稱、采集樣品名稱及份數。
此外，還應當對相應的物品或場所的狀況進行客觀的描述。
本文書所指的物品是指公***場所日常用具用品、餐飲場所的餐具、其他物品。第十三條 產品樣品確認通知書，是實施產品抽檢的衛生行政機關在流通市場取得樣品後，為確認樣品的真實生產或進口代理單位，向標簽標註的生產或進口代理單位發出的書面通知。在上述單位難以確認或難以聯系的情況下，可要求經營單位送達本通知書。
通知書應依次寫明樣品的基本情況：采樣日期、被采樣單位或地址、樣品名稱，樣品標註的生產或進口代理單位、生產日期或批號、商標、規格以及包裝狀況或儲存條件、有關依據等內容。還應告知進行確認的時間、地點、聯系地址、郵編、聯系電話、聯系人。