藥品采購流程

第壹步：確定購貨訂單說明書在采購流程的初始階段，需要確定采購需求，公司也面臨著“制造或者購買”的選擇問題。必須決定哪些產品或活動將由公司自己制造或者執行，哪些產品或活動將被對外轉包。隨後要討論的就只是外包的問題。這個過程從草擬所要購買的項目的說明書開始，而這些說明書可能在細節上有所不同。壹般而言，區別下列術語是可能的：功能規格說明—即產品必須滿足用戶需求的功能（在本章裏，術語“用戶”被用於更加廣泛的意義上。它可以是購買並實際使用產品的個人，也可以指做出關於采購的財務決策的人—預算是由他分配的）。這裏有壹個例子：在外購綠化服務時，買方可能會在其與園丁簽訂的合同中規定，使用特定教育背景的園丁和Qualcast牌低噪音高效割草機，每個星期修剪壹次草坪。然而，他也可以在合同中規定園丁必須使草坪保持不超過壹英寸的高度，同時把工作時的噪音保持在若幹分貝以下。差異是明顯的：在第壹種情況下，園丁會每周都修剪草坪（冬天也是如此），因為這是與客戶協定的。在第二種情況下，園丁只有在需要時才會修剪草坪。（這個例子對讀者來說可能價值不大，然而，它是以真實情況為基礎的！）使用功能規格說明的優點很明顯：．潛在的供應商被給予了提供其專長的最佳機會；．新技術及購買者所不熟悉的技術會被使用；．它創建了壹個標準，所有的概念都將以它為對照進行評價；．詳盡的技術規範—這指的是產品的技術性能和特征，也包括由供應商完成的活動。通常這些技術規範被詳細地繪制在技術圖紙上和用來監控供應商的活動的行動計劃中。立約人以這種方式工作很容易導致規範說明過多，用戶對產品和供應商兩方面都加以要求則容易導致成本居高不下而功效不佳。功能規格說明和技術規範都是壹個更加廣泛的概念—購貨訂單說明書的壹部分。這份文件（通常是壹系列文件）包括下列內容：．質且標準，描述產品如何交付（是否有質量證書）和產品要滿足什麽技術規範和標準；．物流標準，說明所需要的數量和要求的交貨時間；．維修要求，描述產品如何由供應商進行維修和服務（和將來是否需要供應備件）；．法律和環境要求，決定了產品和生產流程兩方面都必須服從健康、安全和環境法規；．目標預算，說明了在何等的財務限制內，可能發現的由未來的供應商提出的解決方案。在建築工程和民用項目的采購中，購貨訂單說明書通常以工作範圍的形式記錄下來。用戶或預算持有人對指定購貨訂單需求負責，而購買者的任務則是確保說明書能夠制定客觀、不偏向任何供應商的條款。壹些制造業公司（包括施樂）規定了這種被稱為結束程序的責任。在說明書發給供應商之前，它必須得到關於購買產品和（或）向（潛在的）供應商購買的正式許可。這壹程序的目的在於防止在采購流程的執行階段中產生誤解。通過這種方法，被稱為解決問題變更的開支就被削減了。經驗表明這種準備會使得項目的總工期大大縮短。項目進行過程中發生的技術改變的處理必須與改變訂單程序壹致。購買者的工作在於確保供應商的工作是按照發給他的最新規範進行的。最理想的是供應商確定每壹個經核準的改變，最好是以書面形式—充分的結構管理可以防止許多間題！總的來說，在編制說明書階段，購買者實現的增值在於：．確定明確的功能、技術、物流和維修說明書；．防止使用供應商或某壹品牌產品的規格說明—保持在供應商選擇的可能性上的開放性；．將被核準的規格的改變用明確的程序記錄在案；．確保壹個明確的樣品檢查程序；．確定壹個明確的方法使得買賣雙方能夠檢測產品質量；．（如果可能）確定壹個總成本分析和（或）計算方法，用以在稍後階段評估報價單。