壹:確定會議主題、內容、參會人員名單。
這裏的會議主題可以是產品發布會、論壇或峰會或展覽等。，根據每個企業想要召開的會議和目的。
2:確定發布會規模。65，438+000至少提前2周預定場地，65，438+000-300至少65，438+0個月，300-65，438+0000至少2個月，65，438+0000至少3個月。確定人數後，壹定要提前聯系酒店預訂場地。
三:精心安排準備工作。
1)，確定總體負責人:負責全局和協調。
2)確定接待團隊:根據工作量分成幾個工作組或指派幾個人負責，明確工作分工，如接站、報道、住宿、用餐、用車、活動等。
3)客人信息:人數、姓名、性別、職務、國籍、抵離方式及時間、活動內容及要求等。
4)活動準備:活動形式、地點、主持人、邀請函、前往方式等。應提前制定。
5)會務指南:壹般應包括:歡迎辭、日程安排、住房安排、用餐安排、大巴安排、會務組聯系方式、服務指南。制作會議指南時，應註意避免格式和字體出現明顯錯誤，並須由相關負責人校對後方可印刷。6)用車安排:提前安排用車，準備並補充車內所需物品(濕巾、雨傘、礦泉水、藥品等。)，及時反饋行程，提前通知預留車位，安排專人引導。
7)接機人員:根據實際情況安排壹對壹或多對壹接待，提前明確接機人員的任務。重要客人應安排相應級別的人員接站。
8)入住安排:確定VIP客人和普通客人的房間安排和接待要求，關註VIP客人，給予其應有的尊重，提前準備好水果和鮮花，房間安排在靠近會議地點，最好在會議召開的酒店，盡量集中在同壹樓層。會務組最好在客人入住時在酒店前臺設立辦公室，可以減少很多麻煩。
9)會場布置:準備會議資料、桌花、桌牌、熱水、礦泉水、茶水、紙杯、零食、水果、筆、筆記本、電腦及多媒體設備、麥克風、籃板、橫幅等。其中，準備水果要遵循方便實用的原則。
10)、備餐:提前了解客人的用餐習慣，尤其是少數民族地區和外國客人的用餐習慣，確定菜單、飲品，準備餐標，確定陪同人員。
11)、其他:財務編制、媒體記者、攝影師、攝像師、攝像師、錄音機、禮儀小姐。
3.壹定要在正式會議階段開始前提前到達會議現場，確認會場布置齊全，檢查會議期間要使用的電子設備是否有故障，茶歇準備情況。後續會議期間，總經理不能離開現場，要時刻關註現場，防止出現意外情況。如果會後要用場地吃飯，壹定要安排好客人和接駁時間。會議期間如有臨時問題，及時聯系酒店會議負責人解決。
四:會後認真做好總結和歸檔，分析接待工作中的難點和重點，為下次會議的接待做好準備。人數眾多的大型會議如果沒能成功召開，後果和損失是不可估量的，壹定要提前做好準備。