采購員必備的能力：成本意識和價值分析、預測、表達能力、良好的人際溝通和協調能力以及專業知識。
什麽是優秀的采購員：采購員除了必備的能力外，還要有合理的采購計劃，遵守5R原則，選擇合適的供應商，並在管理上添磚加瓦，不斷完善。在不影響企業正常生產的前提下，降低采購成本。
采購員職責：采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、采購數量控制、采購質量控制、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購檔案管理。
采購流程：信息收集、詢價、比價、議價、評估、索樣、決策、請購、訂貨、協調溝通、送貨提醒、進貨驗收、組織付款。
采購員的主要職責是：
1.下采購訂單。
2.材料交貨控制。
3.材料市場調查。
4.檢查來料的質量和數量。
5.來料質量和數量異常的處理。
6.與供應商溝通協調交貨時間和數量。
采購員的基本質量要求：
a.較強的工作能力
采購工作是壹項相當復雜、要求較高的工作，采購員應具備的基本工作能力是相當多樣的。采購員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業知識。
a-1分析能力
由於采購員經常要面對許多不同策略的選擇和制定，如材料的規格、品種的采購決策、企業能接受的價格是多少、材料如何運輸和儲存、如何管理才能得到消費者的響應等。因此，采購人員應掌握使用分析工具的技能，並能根據分析結果做出有效決策。
首先，采購支出是制造成本的重要組成部分，因此采購員必須有成本意識，精打細算，錙銖必較，不能 "大而化之"。其次，壹定要有 "性價比 "觀念，正所謂："壹分錢壹分貨"，不花壹分錢，買到質量不好或不具備使用價值的商品。隨時將投入（成本）與回報（使用狀況、時間、損耗、維修次數等）加以比較。
另外，對報價的內容，要有分析能力，不能 "總價 "比較，必須在同壹基礎上，逐項（包括原材料、人工、工具、稅金、利潤、交貨時間、付款條件等）進行分析判斷。
a-2預測能力
在現代動態經濟環境中，材料的采購價格和供應數量經常會調整變化。采購員要善於根據各種產銷信息，判斷供應量是否充足；通過與供應商聯系，從其 "惜售 "的態度，推測物資供應的可能；從物資價格的漲跌，推斷采購成本受影響的幅度大小。總之，采購員必須心胸開闊，具備 "觀察能力"，對未來物資供應的走勢才能謀劃對策。
a-3表達能力
采購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須能夠正確、清楚地表達采購的各種條件，如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免產生歧義，滋生誤解。面對繁忙的采購工作，采購人員必須具備 "長話短說、言簡意賅 "的表達能力，以免浪費時間。"曉之以理，動之以情 "地爭取采購條件，也是采購人員必須鍛煉的表達技巧。
b.有壹定的知識和經驗
采購員尤其是管理人員，至少應具有本科以上學歷，因為接受過正規教育培訓的本科以下學生，專業知識和技能更符合采購工作的需要。另外，采購員最好具備壹定的業務知識，如企業管理、流通管理、流行商品或市場營銷等部門的業務知識，並以學過商品信息、統計、市場營銷、業務人事管理的人員為佳。
b-1.商品知識
無論采購哪種物資，都要對其擬采購的標的物有基本的了解。我們很清楚，壹位從事多年化工機械采購的人員由於工作需要轉而采購電子元器件，雖然他已經從事采購工作多年，但他還是會感到有些力不從心，如果他想盡快適應新的角色，就必須及時補充有關電子元器件方面的知識，補充的方式有很多，如自學、參加相關的專業培訓班等等。有的采購商認為，采購商不是搞研發的，往往有企業的工程技術人員和質檢人員的協助，所以不需要掌握太多的專業知識，持這種觀點的采購商必須認識到，那些能夠支持妳的工程技術人員和質檢人員並不總是在妳的左右，有時他們可能因為種種原因而無法幫助妳。對於零售業的買手來說，對商品的了解要比其他行業的買手更深入，因為它必須對銷售業績負責。就拿流行服飾的買手來說；就拿家電產品的買手來說，他（她）必須了解產品的特點、技術水平、原材料、制造工藝、保修期限等。
然而，由於購買者的購買範圍大小不壹、材料種類各異，更何況科學技術的普及發展日新月異，購買者如何才能持續掌握產品知識呢？基本上，采購員可以參考以下幾種途徑：大學課程、行業期刊、大眾雜誌、展覽會或工作訪問，以及與供應商保持聯系。
b-2客觀理性
采購人員在選擇產品或產品組合時，壹定不能憑自己的感覺，而要運用科學的方法，理性地分析消費者需求和市場趨勢，客觀地呈現分析結果，選擇最有利的產品，不要讓主觀偏見影響采購策略的制定。
b-3敬業精神
對於采購員來說，敬業精神非常重要，因為采購員必須用更多的時間去了解市場動向，尋找更多的供應商，必須經常加班加點，尤其是在生產旺季，加班到深夜是常有的事。此外，采購員還必須協助高層管理人員規劃采購策略，因此在年初或每年都會特別忙，采購員必須無怨無悔地投入其中。
c.良好的品德
采購員必須具備以下良好的品德：
c-1 誠信
采購員經手的 "訂單 "和 "金錢 "沒有太大的區別。他們不可避免地會被 "唯利是圖 "的供應商所包圍。無論是威逼（通過人際關系）還是利誘（回扣或紅包），采購員都必須潔身自好，保持壹顆 "平常心"，"不為所動"，否則以犧牲公司權益為代價，利人利己，終將誤事。而 "重利忘義 "之人，很難勝任采購工作。
c-2 敬業
"缺斤短兩 "是采購人員最大的失職。造成短缺的原因固然很多，如果采購人員能有 "舍得 "的態度，高度負責地采購所需物資，企業的損失就會大大減少。
c-3謙虛忍讓
雖然采購員在買賣中占上風，但對供應商的態度，壹定要公平對等，甚至要不恥下問，虛心求教，而不能居高臨下，傲慢無禮。與供應商談判或討價還價的過程，可能會相當艱難和復雜，采購商需要有更多的耐心，靜待熏陶，才能 "欲擒故縱"，從容不迫地開展工作。處於劣勢時，也要壹忍再忍，不怒自威，壹直兢兢業業。
c-4紀律
采購員是外出實施采購的人員，他們的壹言壹行都代表著企業與外界打交道，他們的工作不僅影響著企業的效益，而且影響著企業的聲譽，因此，企業對采購員規定了壹些紀律，采購員必須自覺遵守，嚴格執行。
采購管理制度
采購管理制度包括：
標準采購操作規程
標準采購操作細則
需求訂單審批管理規定
物資供應采購管理規定
來料驗收管理辦法
物資發放操作管理辦法
物資發放作業管理辦法
設備引進管理規定
國內采購辦法
國內物資采購供應制度
進口物資采購供應制度
委托生產、外購管理指南
壹．標準采購程序
采購業務從收到 "請購單 "開始，然後到分發采購案。"請購單 "內容核對無誤，審查 "廠商資料"、"采購記錄 "等相關資料後，采購員開始詢價，詢價後采購員組織報價，制定議價辦法和各種優惠條件。報價後，整理報價資料，制定議價辦法和各種有利條件，進行議價，然後按照審批權限報批訂單。詳細操作流程及要點如：
采購操作流程及要點
二、標準采購操作規程
請購
第壹條：申購部門的劃分？
各項物資的申購部門劃分如下：?
（壹）常備物資：生產管理部
（二）預備物資：物資管理部?
（三）非標物資：?
1.訂單生產物資：生產管理部 ?
2.其他物料：使用部門或物料管理部門
二次請購開單、送貨？
（壹）請購經辦人應根據庫存管理標準、物資預算，結合庫存情況開具請購單，並註明物資名稱、規格、數量、需求日期、註意事項，由主管審核、然後按照請購權限（由各部門按照業務類別編制）進行核對、編號，並將 "請購單（內購）（外購）"連同 "請購單（內購）（外購）"壹並提交。請購單（內部采購）（外部采購）"連同 "請購單發送清單 "壹並發送給采購部門。(b) 請購部門應以請購單的形式提交同壹需求日期、同壹供應商的多個物品的請購單。
（三）如為緊急請購單，請購部門應在請購單 "說明欄 "註明原因，加蓋 "緊急采購 "印章，並將請購單裝入緊急檔案交付。
（四）物資檢驗必須在試車後方可實施，申購部門應在 "申購單 "上註明 "試車檢驗 "和 "預定試車期"。
（五）物資管理部門根據消耗狀況，結合庫存情況，按月填寫《日用百貨采購請購單》。
第三條：請購部分免責？
（壹）下列壹般物品免用請購單，可將 "壹般用品請購單 "委托總務部門辦理，但其審批權限另行規定，現列舉如下：
1、祝賀鋪貨：花圈、花籃、禮品等。
2、招待用品：飲料、香煙等。
3、書報（包括技術書刊）、名片、文具等。
4.打字、雕刻、報告等。
5.
(ii)零星采購和少量零星采購的物資。
第四條 請購審批權限？
（壹）內部采購：
1.原材料： ?
（1）請購金額預計在1萬元以上的，由科長審批。
（2）申購金額預計在1萬～5萬元的，由經理審批。
（3）請購金額預計在5萬元以上的，由總經理審批。
2、財產支出。
（1）預計請購金額在2000元以下的，由科長審批決定。
（2）請購金額預計在2000元至20000元的，由經理審批。
（3）請購金額預計在2萬元以上的，由總經理審批。
3、壹般物資：
（4）由公司總經理審批。
（1）申購金額預計在1000元以下的，由科長審批。
（2）預計請購金額在 1000 元至 10000 元之間的，由經理審批。
（3）預計請購金額在 1 萬元以上的，由總經理審批。
註：凡納入固定資產管理的請購單，按 "財產支出 "權限報批。
（2）采購：
1.預計請購金額在10萬元（含）以下的，由經辦人審批。
2、請購金額預計在10萬元以上的，由總經理審批。
第五條：取消申購案件。
(1) 申購案件撤銷後，原申購部門應立即通知采購部門停止采購，同時在 "申購單（內部）"或 "申購單（外部）"第壹、二聯上加蓋紅色 "撤銷 "章和 "撤銷 "章。在 "請購單（內部）"或 "請購單（外部）"的第壹、二聯上加蓋 "撤銷 "章，並註明撤銷原因。
（2）采購部門辦理撤銷手續後，按以下規定執行：
1.采購部門在原請購單上加蓋 "撤銷 "章，並送回原請購部門。
2.原 "請購單 "送物資管理部門接收後，采購部門應通知撤銷，並將原 "請購單 "退回原請購部門。
3、原 "請購單 "無法取消時，采購部門應通知原請購部門。
□采購
第壹節 總則
第六條 采購部的劃分？
（1）國內采購：由國內采購部負責。
（2）國外采購：由國外采購部負責，進口由業務部兼管。
（3）總經理或經理采購重要物資，可直接與供應商或代理商議價。特殊物資，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助采購工作。
第七條 采購操作？
除壹般采購業務外，采購部門可根據物資使用和采購特點，選擇下列最有利的壹種采購方式：?
（1）集中計劃采購：凡是具有****，需要按集中計劃采購比較有利的物資，可以核定物資項目，通知申購部門按計劃提出申購，由采購部門定期集中辦理采購。
（2）長期報價采購：凡經常使用，且使用數量較大的物資，采購部門應事先選定生產廠家，商定長期供貨價格，報批後通知申購部門按需申購。
第八條：采購辦理期限
采購部應根據采購區域、物資特性、市場供需情況制定物資采購業務辦理期限，並通知各相關部門參考，如有變動應立即修改。
第二節 國內采購業務
第九條 詢價、比價、議價。
(1) 采購員在接到 "請購（國內采購）單 "後，應根據請購的緊急程度，參照市場行情和以往的采購記錄或供應商提供的資料，除電話詢價批準外，選擇三家或三家以上的供應商，經分析後進行比價或議價。
（2）供應商所報規格與申購物資規格略有不同或屬代用品的，采購員應在 "申購單 "上附明情況並加以證明，經主管領導批準，由使用部門或申購部門簽署意見後報批。
（三）如出現超量交貨的情況（如最低采購量超過申購量），采購員應在議價後，在 "申購單 "的 "詢價記錄欄 "中註明，並在 "申購單 "上簽署意見後，報主管領導審批。
（四）對於廠家報價信息整理後，工作人員應深入分析，通過電話等方式與廠家聯絡議價。
（五）采購部門接到申購部門電話聯系的緊急采購案件時，主管領導應立即指定經辦人員先行查詢、議價，待接到申購單後再按壹般采購程序進行優先處理。
（六）"試車檢驗 "的采購條件，采購辦應按《請購單》中約定的付款條件與廠家進行核對後提交《請購單》。
第十條 報批？
（1）采購辦完成詢價後，在 "請購單 "上詳細填寫詢價或議價結果，擬定 "訂貨廠商"、"交貨期"、"報價有效期"。"報價有效期 "由主管審核後，按照請購審批權限報批。
（2）采購審批權限：
第十壹條 訂貨
（1）采購辦收到批準的 "請購單 "後，以 "采購訂單 "向供應商訂貨，並以電話或傳真方式確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商在 "采購訂單 "上註明 "交貨期"，並要求供應商提供 "采購訂單 "與 "采購訂單"。采購訂單 "上應註明 "請購單編號 "和 "送貨單 "上的 "包裝方式"。
(2) 如分批送貨，采購代理應在 "請購單 "上加蓋 "分批送貨 "印章，以資識別。
（3）采購員使用臨時借款采購的，應在 "請購單 "上加蓋 "臨時借款采購 "戳記，以資識別。
第十二條 進度控制與聯系？
（1）國內采購部門應在詢價、訂貨、交貨三個階段用《采購進度控制表》控制采購業務的進度。
（2）采購員未能按既定進度完成業務時，應填寫《進度異常反應單》，註明 "異常原因 "和 "預定完成日期"，並報主管領導審批。
第十三條：組織付款。
（壹）物資管理部門應根據領料單做好 "請購單 "連同 "材料檢驗報告單"（其中免填的 "材料檢驗報告單 "部分，應在領料單上蓋章，而 "材料檢驗報告單 "部分，應在領料單上蓋章。材料檢驗報告單 "上加蓋 "免填材料檢驗報告單 "章，送至采購部門。與發票核對無誤後，由主管證明，於次日送交會計部門。會計部門應在結賬前完成付款手續。如果是分批領料，則必須在收到第壹批材料後將 "請購單（內部采購）"的會計副本送交會計部門。
（2）所購物資如需試車檢驗，已簽約部分按合同規定付款，未簽約部分按采購部門批準的付款條件付款。
(3) 對於短交貨，申購部門應根據實際收到的數量付款。
（四）超量交貨應經主管領導批準後，方可按實收數量付款，否則只按訂貨數量付款。
第十四條 詢價、比價、議價。
（1）采購部門根據供貨廠家的信息，參考市場價格和以往詢價記錄，組織 "請（購）貨單 "的需求量和緊急程度，通過電話或傳真進行詢價，但因特殊情況（獨家生產或代理等）需在 "請（購）貨單 "和 "詢（購）貨單 "期間進行詢價。但因特殊情況（獨家生產或代理等），需在 "請購單（外協）"中註明的，原則上應向三家以上供應商詢價、比價或分析後再議價。
（2）申購物料規格復雜的，采購部門應附上各廠家上報的物料重要規格並簽署意見，再與采購部門確認。
第十五條 提交與審批？
（1）比價、議價完成後，由采購部門填寫 "請購單（采購）"，擬定 "訂貨廠家"、"預定出貨日期 "等，連同廠家報價資料壹並送交請購部門。采購單將按照采購審批權限送申購部門審批。
（2）審批權限？
1.采購金額以到岸價美元總價折算成 xxxxx 元（含）以下由經理審批決定。
2.采購金額以到岸價折合美元超過×××元的由總經理審批決定。
（3）采購案件經審批後，如采購數量、金額發生變化，申購部門應按變更後的采購金額所需的審批權限重新上報審核；但如變更後的審批權限低於原審批權限的仍應由原審批的主管領導審批。
第十六條 訂購與訂貨？
（1）"請購（外協）單 "經批準並發回外協部門後，向生產廠家訂貨，辦理有關手續。
（2）需要與供應商簽訂長期合同的，采購部門應與擬簽訂長期合同的供應商，按照采購決策的權限提交核銷程序。
第十七條 進度控制與異常處理？
（1）采購部門應憑 "請購單（采購）"和 "采購控制單 "控制采購業務的進度。
（2）外包部門應在每筆業務進度延誤時，主動開具《進度異常及應對單》，記錄異常原因及處理對策，並據此修改進度，通知申購部門。
第四部分：價格和質量審核？
第32條：價格審查和提供市場信息。
(1)采購部門應調查主要物資的市場和報價情況，建立廠家信息，作為采購和審價的參考。
（2）采購部門應提供企業內部各事業部提出的重要物資的市場信息，作為物資庫存管理和價格審核的參考。
第三十三條 質量評審？
采購單位應對企業所用物資的質量進行審查（如選材、質檢等）。
第34條 異常處理？
審查中發現異常，采購單位審查部門應立即填寫《采購服務意見回復單》（或附報告），並通知相關部門處理。