（附財務內控制度、合同管理辦法及加班管理制度）
財務系統的設置按XX項目具體情況劃分核算單元，每個核算單元為壹個成本中心，由各成本中心，由各成本中心及***同成本中心構成物業管理核算體系。
壹、管理方案
財務系統的設置按XX項目具體情況劃分核算單元,每個核算單元為壹個成本中心,由各成本中心,由各成本中心及***同成本中心構成物業管理核算體系。
二、管理原則
嚴格監管各管理單元,主要側重於現金收支情況的監督及費用的控制、出包合同及物資采購的監督控制,確保各項費用能控制在預算之內。
三、財務會計制度
總體遵循《中華人民***和國會計法》、國家有關的稅收規定、物業管理有關規定、《房地產開發企業會計制度》及《物業管理企業會計核算補充規定》等法規或條例執行。
四、財產管理制度
(1) 財產管理包括財產的保管、保養、使用、維修及支付保養、維修的各種支出。
(2) 財產實行分級管理。所有財產由財務部列帳記載,其中工程、機電、設備類物資由工程部管理,及各使用部門保管;其他物資由辦公室管理,(房地產E網:)及各使用部門保管。
(3) 財產物資分固定資產、低值易耗品、辦公用消耗性物品及其它消耗性物品。
(4) 所有固定資產和非消耗性物品按使用部門設卡登記;屬個人使用、保管的非消耗性物品按使用人設卡登記。
(5) 各種物資應設倉庫保管,各倉庫應分品種、規格和型號設賬記錄各種物品的收、發、存情況,並按月向管理處主任、主管部門和財務部報送月報表。
(6) 各種物品必須按規定定期進行檢修。由使用部門提出檢修計劃,經批準後,由對口部門安排維修。
(7) 固定資產發生損壞時,使用部門應立即報告管理部門。損壞嚴重時,必須報告管理處主任。屬責任事故者,對當事人予以嚴肅處理。
(8) 低值易耗品和非消耗性物資發生損壞時,由使用部門或使用人向有關管理部門辦理交舊領新。屬人為損壞者(包括需維修的)。由責任者進行賠償。
(9) 固定資產或低值易耗品報廢時,由使用部門填寫報廢表,經倉管主管部門鑒定並經總物業經理批準後廢發。由歸口主管部門進行處理。所有物品進行檢修、報廢時均需報財務部備案。
(10)固定資產的折舊年限按國家的規定每壹固定資產預計殘值率10%,確定其殘值後,按直線法計提折舊,從投入使用月份的次月起,按月計提;停止使用的,自停用月份的次月起,停止計算折舊。固定資產提足折舊後,仍可繼續使用的,不再計提折舊;提前報廢的,不補提折舊。
(11)各種低值易耗品在領用後,原則上壹次性攤銷。但數額較大的,按使用時間攤銷。
(12)購置各種物品必須辦理進倉驗收手續;領用各種物品,必須填寫領料單,經部門主管簽批後辦理領用。庫存物品每月至少盤點壹次,發生盤盈、盤虧或變質,應立即查清原因,報告主管領導。情況嚴重的,應報告總物業經理。
(13)各部門所有的收支結算壹律通過財務部辦理。
(14)庫存現金必須嚴格執行國家關於現金管理的有關規定。當日發生的收入壹律送入銀行,壹般不得坐支。每日結出余額,每周填制現金收支報表,做到賬款相符。發現現金短缺或溢余,應立即向財務經理報告,並查明原因。重大事故應立即報告總物業經理。
(15)銀行存款的收支應每天結出余額並每周填制銀行存款報表。月結時,應取得銀行對賬單,填制銀行存款調節表。
(16)對外簽訂的各種合同,均應送財務部,由財務部監督和配合合同的執行。
(17)銀行的結算憑證、發票、有價證券等統壹由財務部管理。
五、物資管理制度
(1) 物資分類:
i)固定資產:單位價值在1000元以上(含1000元),使用時間在1年以上(含1年)。
ii) 低值易耗品:單位價值在100元以上-1000元以下,使用時間不足1年或超過1年的物品。
iii)辦公用品:辦公用消耗性物品。
iv)物料用品:管理所需的消耗性物品。
(2) 物資采購(工程)申請審批程序
A 所有采購須先由各所在物業管理處填寫"采購單/工程承包確認單",由物業管理處主任簽批後報物業管理公司審批:
a) 總額在500元以上、1000元以下者,采購部門須提供1-2份報價單,由物業管理處主任審批後報物業管理公司審批;
b) 總額在1000元至10000元以下者,采購部門須提供不少於2份的報價單;由所在物業管理處主任審批後報物業管理公司審批;
c) 總額在人民幣1萬元至2萬元以下者,采購部門提供3份報價單,由所在物業管理處主任審批後報物業管理公司審批;
d) 總額在人民幣2萬元至5萬元以下者,采購部門提供4份以上報價單,由所在物業管理處主任審批,報物業管理公司審批;
e) 總額在人民幣5萬元至10萬元及以上者,采購部門須提供5份以上的報價單,由所在物業管理處主任初審,報物業公司審批。
B."采購單/工程承包確認單"壹式五聯,分別為:-
第壹聯(白色)- - - - - - - - - - - - 承包商/供應商留存
第二聯(紅色)- - - - - - - - - - - - 所在物業管理處經理留存
第三聯(綠色)- - - - - - - - - - - - 物業管理部會計處留存
第四聯(黃色)- - - - - - - - - - - - 采購人員在申請付款時作附件給會計部
第五聯(藍色)- - - - - - - - -- - - 存檔於物業管理公司
C.所有采購及工程項目對外須簽定正式合同,備合同原件或復印伯睛份給會計存檔;
D.所有采購及工程項目完成並經有關部門驗收合格後,會計部門才能予以付款。
E.對辦公用品及其它低值易耗的物品及維修材料等的收、發各物業管理處須指定專人進行登記。
(3) 物資的領用、使用、保管制度
a) 專人使用之固定資產及及低值易耗品,由使用人辦理領用登記手續,並負有保管責任;公司及部門***用物品,必須指定專人保管,保管人履行領用手續並負有保管責任。員工離職或調離必須辦理物品交接手續。
b) 日常物品的出入庫須填寫出入庫單。倉庫管理人員在物品領用時必須憑有關人員的簽名的領料單辦理出庫手續。
c) 各部門領用物品須填寫領料單,由部門主管及有關部門人員簽名後方可到倉庫辦理領用手續。
d) 各部門領用之物品,須建立部門領用物品使用登記薄,包括領用時間、領用人、領用數量及用途。
e) 倉管人員應及時將出入庫單送至財務以便入賬。財務應定期匯同倉管員對庫存物資進行盤點。並對物資的采購、消耗、使用情況匯總分析,形成分析報告。
六、成本控制
(1) 嚴格按預算對各單元進行控制;
(2) 嚴格按規定審查各種財產物資的申購程序及合同報價等;
(3) 員工借款必須嚴格執行審批制度。借款人先填寫借款申請單,經部門主管、財務主管及管理處主任審批後,由財務部辦理借款。所有借款除零星采購可使用現金外,均采用支票或匯票結算。現金借款不得超過RMB1000元,申請人必須還清舊款方可申請新的借款。
(4) 有關部門費用報銷規定
a)管理處必須嚴格遵守有關審批程序,凡需購買之物品,要先填寫"采購/工程承包確認單",由管理處管理處主任簽名,呈物業管理公司審批後方可履行采購。所有"采購/工程承包確認單"由各部門填寫所購物品清單交管理處出納,由出納統壹填寫並編號。要求所填內容、金額必須齊全。
b)所有報銷須取得正式的發票、單據,並有經辦人的簽名(全名);
-市內交通費:外出辦事非緊急情況不得搭乘的士,特殊情況除外,但事先須征得管理處管理處主任同意。報銷時,報銷人必須在的士車票背面註明XX年XX月XX日,由XX地方到XX地方辦理XX事情,並簽名(全名)。
-辦公用品:各部門若需購買辦公用品,每月初須填寫"辦公用品申請單"交由行政文員匯總後統壹申請,並按規定程序填寫"采購/工程承包確認單"經管理處主任簽名呈物業管理公司審批後方可履行購買。臨時急需要的零星辦公用品必須填寫"零星物品申購單"(附後)向管理處主任申請,經同意後由行政文員臨時購買。其他人員不得隨意購買辦公用品,否則不予報銷。任何人不得擅自購買任何收據,如有需要應到物業管理部會計處領取。
-工程部使用的工具用具及維修用品必須按月預算,統壹申請並按本規定之"壹"項的要求操作。臨時急用之維修用品須填寫"零星物品申購單"向物業管理公司申請,經同意後,方可購買,並及時將該筆報銷單據傳真至物業管理公司按規定程序審批。
-通訊費用:
① 管理處管理處主任之手機費用按500元/月標準報銷,超過部分自理,如實際費用不足報銷標準,按實際發生數據實報銷。但不再報銷CALL機臺費。
② 管理處主管及以上級員工按規定每月憑據報銷CALL機臺費(數字機)。
③ 其余員工CALL機臺費壹律不得報銷,特殊情況需報銷CALL機臺費者須由管理處管理處主任單獨書面申請,須詳細說明被申請報銷人員報銷該費用之必要性,經物業管理公司審批後從審批當月開始按審批標準執行。
④ 報銷人取得通訊費報銷單據後應及時按月報銷,下列情況不予報銷:
●所取得之原始憑據之客戶名稱與報銷人不相符者,不予報銷;
●用其他月份之原始憑據代替當月憑證報銷者,或擅自修改原始憑證者,不予報銷;
⑤ 所有購買之辦公用品及維修用品報銷時須附清單於發票後,否則不予報銷。
(5) 報銷程序:
●經辦人員在報銷單據背後簽名後,填寫"費用報銷單"並在"報銷人"處簽名,並將發票單據整齊粘貼於"費用報銷單"之後;出納審核"費用報銷單"所填數據與其附件發票單據的數據是否相符;所填單據內容是否符合有關財務規定;
●管理處主任簽名。
●出納須將"費用報銷單"及有關附件傳真至物業管理公司審批後方可支付現金;
●出納取得按規定的審批程序審批完畢之"費用報銷單"後履行支付程序,收款人簽名,出
納加蓋"現金付訖"或"銀行付訖"印章;
七、會計報表規定
(1) 每月財務報告須按統壹的格式上報,具體報送報表如下:
a) 資產負債表;
b) 收支表;
c) 固定資產明細表;
d) 各科目余額明細表(往來賬明細須單獨列表反映);
e) 應收、已收、實收管理費明細表
f) 庫存現金盤點表;
g) 銀行存款余額調劑表;
h) 銀行存款余額調劑表;
i) 財務報告說明
(2) 每月5日為報表的上報日(節假日順延),為了保證報表的準時上報,各管理處每月結帳日期統壹為月末最後壹日。
(3) 所有報表須先報送至物業管理公司,審核後之財務報表方報送給有關部門人員。
附件壹：大型物業公司財務內控制度
公司各部門所簽合同必須到行政部及財務部備案，財務部根據合同規定及相關票據進行付款準備。如果合同中途發生變更，應提前通知財務部。
壹、財務支出管理
(壹)費用的請領
1、現金的領用:現金借款人需填寫借款單、付款申請單或業務招待費申請單,先由本部門負責人簽字,再由財務部負責人和執行總經理審核、簽字後,到出納處領款。現金借款人在借款前必須結清以前的借款,否則不準續借。
2、支票的領用:領用支票時需填寫借款單或付款申請單,先由本部門負責人簽字,再由財務部負責人及執行總經理審核、簽字後,到出納處辦理支票領用登記手續,手續齊備才能開具支票。
領用支票後要及時憑有效憑證報銷,每月二十日前領用的支票,必須在月底前報銷;每月二十日以後領用的支票必須在次月十日前報銷。
(二)費用的報銷
1、公司的所有開支必須事前征得執行總經理的同意,並嚴格按照指定的標準進行開支。
2、報銷程序:填寫費用報銷單--部門經理審批--財務經理審核--執行總經理審批--總經理審批--返回財務部--結帳。
3、擅自開支和超越領導批示限額的開支不得報銷。
4、費用開支後,當事人必須在票據上註明開支明細或事由。
5、每周二、三、四為日常費用報銷日,財務部在周二前做好現金準備。
6、領導審批報銷的時間為每周四、五下午工作時間的最後壹個小時。
(三)有關費用的說明
1、費用在1000元以上者,原則上使用支票支付。
2、所有職員的出租車票原則上不準報銷(經執行總經理批準除外),因公外出可以報銷公交車票。
3、公司的以下物品由辦公室統壹購買,所發生的費用由辦公室統壹報銷:
(1)書;
(2)辦公用品;
(3)日用品、百貨、飲料、食品;
(4)固定資產、低值易耗品;
(5)藥品;
(6)禮品,由於工作需要所需禮品壹律由行政部統壹購買,需要禮品的人員,事前把手續齊備的申請單交行政部負責人,領用時填寫領用登記表。
4、公司各部門所簽合同必須到行政部及財務部備案,財務部根據合同規定及相關票據進行付款準備。如果合同中途發生變更,應提前通知財務部。
5、財務部審查費用開支的真實性,對於虛報假報的行為公司將視情節輕重進行處分或處罰。
二、差旅費用報銷管理
(壹)原則
1、出差之前必須填寫《出差申請表》,交部門經理或主管副總批準,交行政部備案,《出差申請表》作為差旅費報銷的必須文件。
2、每壹位員工均須填寫差旅費報銷單,詳細說明每壹項開支。
3、只有與公司公務有關的費用發生,公司才予以報銷。用於個人的娛樂消費、體育活動、美容美發、酒店客房的酒吧、酒水的消費等不在報銷之列。
4、私人旅行不能與公務出差混在壹起。如果私人旅行發生在公務出差之前或之後,則私人旅行的費用必須與公務出差的費用分離。
(二)差旅標準和出差補助
1、員工在市內出差,市內交通費經行政部審查後按實報銷(不含出租車費)。
2、長途出差按以下標準報銷:(略)
● A類城市指直轄市、沿海城市,其他城市為B類城市。
● 出差補助包含了臨時延長工作時間的加班補助費用以及日常的交通費用,所以該等費用不再報銷。
● 次階人員陪同高階人員或客人出差的,其住宿標準可以按高階人員或客人標準報銷。
● 若壹人以上出差到同壹地方,同性別員工應同住壹室。為了便於工作,公司領導不適用此款規定。
(三)餐費
●出差用餐補助為每天40元,分為:早餐10元、中餐15元、晚餐15元;
●報銷餐補時,應根據出發及返回時間合理地申請;
●若項目公司提供用餐,則不得申請用餐補助;
●若有交際應酬餐則不得報銷當日的中餐或晚餐。
(四)差旅費報銷審批程序
1、預借款:出差人員如果需要,可按出差地點和出差時間填寫“借款單”,經所在部門經理簽署意見後,按公司借款審批權限報批。
2、報銷:每壹位出差員工須填寫《差旅費報銷單》,並詳細說明每壹項目的費用開支。所有開支都必須提供原始發票及酒店明細賬單以證明此項開支已經發生,特殊情況可酌情處理。
出差人員回公司三日之內應將需報銷單據按規定填好交到相應的部門經理處待審批、報賬、按公司規定的審批權限報批。
違反以上規定,財會人員有權拒絕報銷或要求重新辦理報批手續。
(五)票據及預領款丟失
1、所有預領款壹經預領,應有專人負責保管,發生丟失由保管人負責。
如發生任何票據遺失,員工應提供適當的說明報告(如警方的證明、酒店或旅行社證明本人票據被盜的信件等)、或其他足夠的證明文件(如遺失票據的復印件),公司可給予認可和報銷。
三、通訊費用管理
公司要求所有員工自備通訊工具。對給予通訊補貼的員工必須確保手機每天8:00-24:00間處於開機狀態,司機、(來自:)部門經理和重要崗位人員工作日24小時開機,周六、周日不關機。
1、總經理、執行總經理每月實報實銷,總經理助理每人每月最高限額600元,限額以內實報實銷,超出部分自理。
2、部門經理、部門副經理每人每月最高限額200元、限額以內實報實銷,超出部分自理。開發部經理、推廣部經理、綜合管理部經理、采購部經理每人每月最高限額300元,由外省市股東或總部派來人員每人每月增加100元。
3、部門主管、從事特殊崗位員工、外聯工作繁忙人員和司機,經執行總經理批準,每人每月最高限額150元,限額以內實報實銷,超出部分自理。
4、所有員工的通訊工具必須在綜合管理部登記在冊作為報銷依據,無登記在冊者均不予報銷。
附件二：物業公司合同管理條例
凡屬發生法律效力的經濟合同正本,壹份應由經辦人及時送交公司綜合管理部分類編號造冊、登記、保管,另壹份在綜合管理部編號後交財務保管。其他人員,如分管業務、財務的副總經理、經辦部門,則立卷保存復印件。
1、經濟合同法是調整平等主體之間經濟關系的法律規範。公司的經濟合同是公司業務經營的憑證。加強合同的管理,對於維護公司的合同利益,確保公司的經濟效益,具有重大的意義。
2、綜合管理部負責處理公司的法律事務,以及合同的管理檢查,監督合同的執行。擬定合同要嚴格依照國家的法律、法令、法規和政策,認真了解對方的各項基本情況,並且註意結合公司具體情況,做到文字清楚、定義準確、邏輯嚴謹、敘述規範、結構完整、內容詳盡,權利、義務關系和違約責任明確,日期、期限和數字準確無誤;
3、公司對外簽訂經濟合同,應以公司的名義進行,壹律使用公司合同專用章。合同由業務部門起草,經財務部、審算部核實,由主管副總經理認可,並經法律顧問審查,由總經理或執行總經理簽字(或蓋章),公司其他人代表公司簽訂合同,應有總經理授權才能辦理;
4、對外簽訂經濟合同程序為:先由經辦部門經理同意,業務部門起草,經財務部、審算部核實,由主管副總經理認可,並經法律顧問審查,報總經理或執行總經理審批後蓋合同章。合同原件由綜合管理部存檔備案,經辦部門留存復印件。未經上述審批程序的,合同管理人員不予蓋章,財務不予付款;
5、在合同執和過程中,如需中途變更或解除,由原經辦業務部門提出意見,報總經理或執行總經理決定;
6、經濟合同履行過程中,如發現隱患或出現糾紛,經辦人或經辦部門應立即向主管領導反映,並及時采取對策,避免或減少公司的經濟損失,維護公司合法權益;
7、凡屬發生法律效力的經濟合同正本,壹份應由經辦人及時送交公司綜合管理部分類編號造冊、登記、保管,另壹份在綜合管理部編號後交財務保管。其他人員,如分管業務、財務的副總經理、經辦部門,則立卷保存復印件。綜合管理部立卷保存的經濟合同,應把每個項目或每筆資金的合同和全部附件原件裝訂壹起存檔長期保存;
8、發生法律效力的合同(含重要的附件)從簽訂之日起至失效之日止。失效的合同(含重要的附件)從失效之日繼續封存十年;
9、合同(含重要的附件)的復印和散發:公司的經濟合同除原經辦部門業務需要可復印外,其他部門、人員未經執行總經理同意,壹律不得復印和散發;
10、合同的借用:合同正本、副本的原件原則上不準外借。
如有關人員確實因特殊原因需要借合同文本,須填寫"合同復印人借單",經執行總經理簽字批準,方可復印或定期借用,用後按期交回保管;
11、合同封存、銷毀:失效的合同由主管財務的副總經理主持封存。封存期滿的合同,造冊登記後銷毀;
12、合同遺失,特別是正本和附件原件遺失,遺失人要及時上報,並有責任繼續查找,查明原因和情況後,根據情況及時進行處理;
13、合同履行期間,如發生糾紛問題,主辦業務部門應依照合同條款和法律的規定與對方協商解決,協商不成,需要按拆訟程序或仲裁程序解決的,經總經理或執行總經理批準、授權業務代表公司進行處理。
附件三：物業公司加班管理規定
部門安排員工周六周日加班,必須在周五下班之前提交休息日值班表。經部門經理核準,報執行總經理批準,並報送綜合管理部備案。
(壹)加班管理
1、按國家法定工作時間規定,周內累計工作時間在48小時以內(包括48小時)者,視為正常工作,不以加班計。
2、公司要求員工在正常工作時間內完成本職工作。若上班時間未能按時完成,公司不確認為加班;只有員工在辦公時間之外協助其他部門工作,或進行特別專項業務的,方可批準加班。
3、部門主管及以上人員有責任和義務按計劃順利完成公司所分配的任務,不能以此作為加班處理。
4、不安排女員工在懷孕期或哺乳未滿1周歲嬰兒期間加班。
5、為了加強加班管理,公司將強制執行加班提前申請辦法。如果不能在規定時間提交申請加班的員工名冊、加班內容及工作時間,則實際加班時間視為無效。
6、加班審批
(1)確因工作需要或臨時額外性工作安排方可批準加班;
(2)部門員工申請加班,首先應註明預計加班工作量及預計完成時間,報本部門經理核定,並報執行總經理批準;
(3)各部門安排員工周六周日加班,必須在周五下班之前提交休息日值班表。經部門經理核準,報執行總經理批準,並報送綜合管理部備案。
7、加班時間限制
(1)壹般每日不超過1小時,特殊情況每日不超過3小時;
(2)每月累計加班壹般不應超過36小時;
(3)周末和節假日的加班依據休息日值班表確定,表上需註明預計需要工作的小時數,除非有特殊情況,實際加班時數計劃能相差太運,部門經理和主管領導需要對加班時間進行監控和評估。
(二)加班程序
1、凡需加班者,均須填寫"加班申請表"申請加班,經部門經理和總經理批準後方能加班。
2、員工加班開始及結束要在考勤機上打卡,加班時間的計算將按加班考勤卡和加班申請單日批準時間對照計算,無效加班時間將不享受加班費補貼,加班卡和考勤卡分開,由個人保存。
3、每月綜合管理部統計加班情況,在員工工資中支付加班費。
(三)加班補貼計算
1、平日加班。平時加班公司按具體情況給予相應的加班補助。
2、雙休日加班。雙休日加班為當月日平均工資的2倍。
3、法定節日加班。法定節日加班為當月日平均工資的3倍。
4、綜合管理部司機在工作時間之外接送客人按加班計算,其享受如下補貼:送站壹次補貼10元;接站壹次補貼20元,具體接送時間及內容事前或事後要及時到綜合管理部填寫登記表,部門經理簽字確認。
(四)調休
1、加班員工可不領取加班費以調休代替。
2、凡調休的員工均應填寫申請,經部門經理和綜合管理部經理同意審批,副經理及經理級以上人員加班須經執行總經理審批並報綜合管理部備案。
3、調休時間以半年為最小單位。
希望對妳有所幫助，謝謝采納！