n 流程圖
n 流程描述
采購計劃：業務管理中心采購部根據各分支機構的請貨行為，綜合考慮總庫存以及銷售預測等信息，生成缺貨信息，采購部門根據缺貨信息，選擇相應的供應商，生成“采購計劃”，根據“采購計劃”下達“采購訂單”；或者根據庫存信息及銷售狀況預測，直接向供應商下達“采購合同”。
采購訂單：“采購訂單”的生成，既可以根據“采購計劃”自動生成，也可以根據庫存緊急缺貨等情況人工維護生成。“采購訂單”下達後，就是對缺貨信息及采購計劃進行了處理和執行。
進貨票單：“進貨票單”根據“采購訂單”生成，，是在商品到達後開具的單據。“進貨票單”的內容可以根據實際到貨的內容進行修改；“進貨票單”也可以不通過“采購訂單”，直接維護生成；“進貨票單”經審核通過後，作為庫房驗收的依據，審核不通過，返回，對“進貨票單”進行修改、刪除等處理。
進貨入庫單：“進貨入庫單”通過提取“進貨票單”生成，對於沒有訂單的到貨情況，既可以通過壹步入庫的方式辦理入庫，也可以通知采購部門補辦訂貨單據，然後提取“采購訂單”或“到貨單據”生成。
對於到貨數量與訂單不符的情況，可以根據據實際情況做適當的處理。如果到貨數量少於訂單數量，通常情況下可以按照實際收貨數量驗收入庫，對於缺少的部分，既可以要求供應商補貨，完成訂單，也可以直接結案，不要求供應商補貨；對於到貨數量大於訂單數量的情況，如果供應部門同意接收，就可以辦理入庫，不同意接收，就只能按訂單的數量接收，多余部分辦理拒收。
1.1.1.2 連鎖業務采購入庫流程
針對連鎖業務的集中采購流程見下圖所示：
n 流程描述：
采購計劃：業務管理中心采購部根據各分支機構的請貨行為，綜合考慮總庫存以及銷售預測等信息，生成缺貨信息，采購部門根據缺貨信息，選擇相應的供應商，生成“采購計劃”。
“采購計劃”生成後，根據是否由供應商直接配送到分支機構，進行選擇。如果由供應商把商品配送到企業總部物流中心，然後由物流中心在配送給分支機構，就由總部業務管理中心采購部門根據采購計劃向供應商下達“采購訂單”；如果由供應商直接把商品配送給分支機構，總部業務管理中心采購部門制定“集中采購計劃”。
供應商把商品配送到總部物流中心采購流程：采購訂單：總部業務管理中心采購部門根據“采購計劃”制定“采購訂單”，“采購訂單”的生成，既可以根據“采購計劃”自動生成，也可以根據庫存緊急缺貨等情況人工維護生成。“采購訂單”下達後，就是對缺貨信息及“采購計劃”進行了處理和執行。
進貨票單：“進貨票單”根據“采購訂單”生成，是在商品到達後開具的單據。“進貨票單”的內容可以根據實際到貨的內容進行修改；“進貨票單”也可以不通過“采購訂單”，直接維護生成。“進貨票單”經審核通過後，作為庫房驗收的依據，審核不通過，返回，對“進貨票單”進行修改、刪除等處理。
進貨入庫單：“進貨入庫單”根據經審核通過後的“進貨票單”到貨單據生成。對於沒有訂單的到貨情況，既可以通過壹步入庫的方式辦理入庫，也可以通知采購部門補辦訂貨單據，然後提取“采購訂單”或到貨單據生成。
對於到貨數量與訂單不符的情況，可以根據據實際情況做適當的處理。如果到貨數量少於訂單數量，通常情況下可以按照實際收貨數量驗收入庫，對於缺少的部分，既可以要求供應商補貨，完成訂單，也可以直接結案，不要求供應商補貨；對於到貨數量大於訂單數量的情況，如果供應部門同意接收，就可以辦理入庫，不同意接收，就只能按訂單的數量接收，多余部分辦理拒收。
供應商把商品配送到總部物流中心采購流程：集中采購計劃：業務管理中心采購部門根據“采購計劃”，制定“集中采購計劃”，與供應商確定采購數量和單品價格等內容。“集中采購計劃”生成後，經審核通過後，將根據供應商供應商品的品種和門店接收的品種進行集中采購計劃分配，分配結果將作為供應商發貨和分店收貨的依據。
“集中采購計劃”包括三種類型：壹次執行、多次執行、日配。
壹次執行：制作壹個采購計劃，采購計劃執行壹次後就全部完成，不能重復執行，通常用於供應商對非常規品種的配送； 多次執行：制作壹個階段采購計劃，在這個階段，可能需要供應商多次對分店（分支機構）進行配送，但每次分店執行前，都必須由總部下達壹次采購指令（總部可以多次引用此計劃，分店對當次進行確認）。這種配送，壹般用於周轉較快的供應商直配商品。 日配：制定壹個每日（或固定周期）需要向分店（分支機構）配送的計劃，當計劃形成後，可對分店（分支機構）形成驗收單，壹個配送驗收單，在分店是可以無數次執行的，直到總部申明結束為止。采購計劃分配：“集中采購計劃”生成後，根據個分支機構的請貨信息或者庫存信息，把集中采購計劃分解為各個分店需要供應商直接配送多少，將采購計劃分解到每個分店。
集中采購計劃分配對整單采購的商品進行分配，根據對各分支機構的分配情況，會產生三種狀態：處理中、完成、超出。處理中：是指集中采購采購計劃預采購的商品尚未全部分配完，還有部分剩余；完成：是指將集中采購的該商品全部分配完成；超出：是指分配的商品數量超出了集中采購計劃的數量。對各種狀態系統會用各種色標表示，僅起到提示操作人員註意的作用，不影響分配結果的執行。 集中采購計劃分配，可以把集中采購計劃的商品品種全部分配完後進行保存，也可以只分配部分就保存分配結果。 對於分配後的結果需要修改，在尚未完成采購入庫的情況下，可以修改分配結果，重新進行分配。 通過系統可以查看分配的結果：采購數量、已分配數量、可分配數量等信息。供應商直配單據：根據“采購計劃分配”，生成“供應商直配單”，作為各分店“將驗收供應商貨品的憑證”和向供應商形成壹個“配送指令憑證”，成為供應商直配分店和分店接收商品的憑證。
分店到貨驗收：分店根據自己“將驗收憑證”——“供應商直配單”，對供應商實際送達的商品進行驗收，確定品種和數量。
對於到貨數量與“供應商直配單”不符的情況，分店可以根據據實際情況做適當的處理。如果到貨數量少於“供應商直配單”數量，通常情況下可以按照實際收貨數量驗收入庫，對於缺少的部分，既可以要求供應商補貨，完成訂單，也可以直接結案，不要求供應商補貨；對於到貨數量大於“供應商直配單”數量的情況，如果供應部門同意接收，就可以辦理入庫，不同意接收，就只能按“供應商直配單”的數量接收，多余部分辦理拒收。
1.1.1.3 流程優化
采購業務流程大體經過訂單、到貨開票、質量驗收、入庫等環節，為了對采購業務進行管理和監控，還需要在相關的節點增加審核控制環節。采購流程的環節過多，影響采購業務的工作效率，可能耽誤正常的采購入庫業務；流程過少、簡單，雖然提高了業務效率，但是，卻易於出現采購漏洞，供應商選擇、品規、價格和數量的合理性難於控制，所以，各企業需要根據企業的實際采購業務狀況，結合信息系統，制定適合本企業的采購業務流程，既能滿足工作效率的需要，又能滿足管理控制的需要。
用友時空KSOA系統，可以為企業制定個性化的采購業務流程，針對不同的供應商和實際業務可以並存多種采購業務流程，幫助企業優化業務流程。例如，采購業務既可以通過采購缺貨計劃、采購計劃、下達訂單、訂單審核、入庫、結算環節完成采購業務；也可以通過采購計劃、訂單、結算、入庫環節完成采購業務，在訂單環節通過系統設置監控點，由系統完成對采購商品數量和價格的監控，在入庫環節對商品檢驗，不合格商品拒收，合格商品辦理入庫；還可以通過壹步入庫完成采購業務，等等。
1.1.1 采購計劃管理
為了使采購行為更加科學合理，減少人為的因素，防止庫存缺貨和積壓的現象產生，就需要采用信息系統的數據匯總、統計的實時性，及時了解公司所經營藥品的庫存周轉率、藥品銷售趨勢、各單位的藥品庫存狀態、庫存藥品結構等信息，以及市場銷售缺貨信息，生成缺貨計劃，並據此制定和實施采購計劃，及時補充庫存藥品，優化庫存結構。
采購（缺貨）計劃主要根據兩方面的條件生成：
n 手工登記缺貨信息：銷售員在接客戶訂單開票過程中，發現缺貨，及時登記缺貨信息；銷售員事後反饋、登記；供應商供應新品登記；
n 系統自動計算生成：主要根據現有庫存量、月均庫存量、庫存下限、分支機構請貨等指標計算生成采購計劃；或者根據現有庫存量、銷售預測、分支機構請貨、產品ABC分類等信息生成；用戶可以以庫存低於下線補足上線生成、可以根據多日銷售量生成、補足合理庫存生成、按日均銷量生成，也可以利用用友時空KSOA系統的平臺工具制定適合本企業的個性化采購計劃模型。
采購計劃生成後，選擇供應商，下達采購訂單，采購訂單下達後，采購計劃執行即完成。
采購計劃的生成和執行反饋，可以解決采購員查詢庫存商品不便、采購品種結構不合理、缺貨信息傳遞不及時的現象，為采購員提供及時、準確的補貨信息。
1.1.2 采購業務管理、監控
為了實現對采購業務的管理和監控，可以通過多種種方式實現，既可以在采購計劃、訂單、到貨開票、結算等業務節點增加審核環節，通過人工監控采購業務，防止漏洞；也可以通過在系統中設置監控點，自動監控；或者，通過人機結合的方式管理和監控采購業務。
n 制定計劃，從源頭管理監控。通過系統對庫存狀況的分析和人工采集銷售缺貨信息，生成缺貨計劃，並根據缺貨計劃制定采購計劃，從而增強采購的計劃性、及時性，避免商品采購數量的不合理，解決缺貨和積壓現象；
n 供應商的資信管理。通過系統對供應商的證照期限、經營範圍進行管理，對近效期、過期的證照進行警示和攔截，避免采購不合格的商品；
n 流程中增加審核環節，管理控制。審核人員可以通過審核界面直接查看歷史采購價格，調取采購商品的庫存賬，查看庫存數量和歷史采購情況，從而對采購業務進行審核；
n 通過系統對采購數量和價格進行控制。通過在系統中的設定，可以對不符合規定的采購價格以色標或者彈出對話框的形式提示或者攔截；對於采購數量超出庫存上線的業務，也可以通過色標或者彈出對話框的形式提示或者攔截；
n 庫存的預警和報警提示。對於超儲的商品，系統可以通過預警燈、滾動條的形式警示，避免重復采購。
1.1.3 采購退貨業務流程描述
根據GSP管理的規定，需要根據GSP退貨通知，進行退貨業務操作，整個操作流程經過退貨開票、審核、GSP登記、退貨出庫等業務環節。
n 采購退貨業務流程圖：
n 流程描述
當庫房中的商品出現合同或協議中約定的退貨情形出現後，業務管理中心采購部門經過整理匯總可退貨商品後，根據協議與供應商協商退貨。
進貨退出票單：供應商同意退貨後，業務管理中心采購部們開具“進貨退出票單”。“進貨退出票單”可以直接提取“進貨入庫單”生成，也可以人工維護生成。
進貨退出票單審核：業務審核中心根據協議規定的內容，對“進貨退出票單”進行審核，審核不通過，返回業務管理中心對“進貨退出票單”進行修改、刪除等工作；審核通過後，進入采購退出出庫環節。
采購退出出庫確認：經過各項復核通過後，物流中心與供應商辦理退貨手續，在系統中調取 “進貨退出票單”進行“采購退出出庫確認”。
退貨出庫業務完成記賬後，生成相關的商品賬和業務往來帳。
根據企業的實際業務需要，可以利用用友時空KSOA系統提供的平臺工具進行業務流程的修改，適應企業的經營管理需要。
1.1.4 采購退補價管理
當采購價格出現差異後，根據差異結果直接針對供應商開具采購退補價單據，對原采購價格和現采購價格進行確認、調整。
采購退補價單據生成確認後，系統調整庫存商品金額和往來賬金額，庫存商品數量不發生變化。
n 賬務處理流程圖：
n 流程描述：
進貨退補價票單：商品會計中心根據進貨訂單與實際結算的價格產生的差異，可以直接提取“進貨入庫單”或者手工選擇退貨補價商品，對“進貨退補價票單”進行維護。
進貨退補價單審核：對進貨退補價單的商品數量、單價、金額等內容進行審核，審核不通過，返回，並對“進貨退補價票單”進行修改和刪除等工作，審核通過進入下壹環節“進貨退補價執行單”。
進貨退補價執行單：“進貨退補價票單”經過供應商同意後，通過“進貨退補價執行單”提取“進貨退補價票單”或者直接選擇退補價商品，確認進貨退補價。
貨位商品賬頁：商品會計中心對采購退補價確認記賬後，系統對“貨位商品賬頁”的庫存成本和出庫成本進行調整。
購進往來賬頁：商品會計中心對采購退補價確認記賬後，系統根據退補價金額產生“購進往來賬頁”。
1.1.5 采購進貨賬務管理
1.1.5.1 集中采購進貨賬務管理
集中采購是指連鎖總部集中向供應商采購，由供應商向各連鎖分支機構配送商品的采購行為。
n 集中采購進貨賬務處理流程圖：
n 流程描述：
集中采購計劃：業務管理中心采購部門根據分店庫存、分店請貨、總部庫存等綜合信息，制定“集中采購計劃”，與供應商確定采購數量和單品價格等內容。
供應商直配單：“集中采購計劃”生成後，根據各分支機構的請貨信息或者庫存信息，把集中采購計劃分解為各個分店需要供應商直接配送多少，將采購計劃分解到每個分店，並生成“供應商直配單”，作為各分店“將驗收供應商貨品的憑證”和向供應商形成壹個“配送指令憑證”，成為供應商直配分店和分店接收商品的憑證。
集中采購分店驗入單：分店根據自己“將驗收憑證”——“供應商直配單”，對供應商實際送達的商品進行驗收，確定品種和數量，並通過系統提取“供應商直配單”生成“集中采購分店驗入單”，經確認、記賬後生成商品賬和作為往來帳確認的依據。
貨位商品賬頁：分店通過“集中采購分店驗入單” 提取“供應商直配單”確認記賬後，系統生成“貨位商品賬頁”。
集中采購供應商往來確認：業務結算中心通過“集中采購供應商往來確認”單提取各分店的“集中采購分店驗入單”確認與供應商的往來，並生成“購進往來賬頁”。
集中采購分店往來確認：對於需要往來帳管理的分店，業務結算中心通過通過“集中采購分店往來確認”單提取需要管理往來賬的分店的“集中采購分店驗入單”確認與該分店的往來，並生成“分店往來賬頁”。
1.1.6 采購退貨賬務處理
1.1.6.1 集中采購退貨賬務管理
n 集采退貨賬務處理流程圖：
n 流程描述：
集中采購進貨退出單：連鎖分店根據需要退貨的品種、數量開具“集中采購進貨退出單”，“集中采購進貨退出單”既可通過提取原“進貨入庫單”生成，也可手工選擇退貨商品維護生成。
集采進貨退出單審核：業務審核中心可以對“集中采購進貨退出單”進行審核，審核不通過，返回連鎖分店，對“集中采購進貨退出單”進行修改和刪除等工作，審核通過，進入下壹環節“集中采購退出出庫單”確認。
集中采購退出出庫單：連鎖分店提取審核通過的“集中采購進貨退出單”與供應商辦理退貨出庫手續，生成“集中采購退出出庫單”，確認記賬。
貨位商品賬：連鎖分店辦理退貨出庫手續，“集中采購退出出庫單”確認記賬後，系統將自動生成“貨位商品賬頁”，沖減庫存商品數量和金額。
集中采購供應商往來確認：業務結算中心通過“集中采購供應商往來確認”單提取“集中采購退出出庫單”分次確認、記賬。
購進往來賬頁：業務結算中心通過“集中采購供應商往來確認”單提取“集中采購退出出庫單”單，分次確認、記賬後，系統生成與供應商的“購進往來賬頁”。
集中采購分店往來確認：對於需要與分店確認退貨往來賬的情況，業務結算中心通過“集中采購分店往來確認”單提取“集中采購退出出庫單”分次確認、記賬。
分店往來賬頁：業務結算中心通過“集中采購分店往來確認”單提取“集中采購退出出庫單”單，分次確認、記賬後，系統生成與分店的“分店往來賬頁”。
1.1.7 采購結算管理
采購結算，是企業非常重要也非常敏感的管理環節。這裏既涉及對供應商的誠信，也涉及企業內部管理的嚴謹性，如何能公平公正並且在企業可控的工作環境下完成采購結算，是很多企業關註和不斷探索的壹個問題焦點。
針對企業結算中關註的焦點問題，用友時空KSOA系統可以根據用戶的實際結算需求，制定適合企業個性化的采購結算計劃，幫助企業科學合理的進行結算，保障企業的信譽和杜絕結算過程中跑、冒、低、漏現象的發生。
n 采購結算業務流程圖1——入（出）庫前結算：
n 流程描述：
采購票單：供應商供應商品到達或者采購退出業務發生時，業務管理中心開具“進貨票單”或者“進貨退出票單”，相關單據經審核通過後，根據與供應商的協議規定，先行結算。
采購票單逐單結算：業務結算中心根據與供應商的協議，通過“采購票單逐單結算”功能，提取審核通過的“進貨票單”或者“進貨退出票單”進行結算，確認後記賬，生成相關帳頁。
貨位商品賬頁：“采購票單逐單結算”確認記賬後，物流中心提取結算記賬後的“進貨票單”或進“進貨退出票單”，對采購入庫和采購退出出庫確認記賬後生成“貨位商品賬”。
n 采購結算業務流程圖2——入（出）庫後結算：
n 流程描述：
預付款登記：針對需要預付款的采購項目，財務部門付款後，通過系統進行預付款登記，登記預付款的金額，在與供應商結算時通過“進貨勾兌結算單”進行預付款的勾兌。
采購結算計劃制定：用友時空KSOA的采購結算計劃，缺省是按先進先出原則，根據目前未結算集合與商品庫存情況，計算出當前應該進行結算的總額，按采購單順序進行報告，並且由程序給予建議，制定計劃人可以在用友時空系統給予的建議基礎上，結合實際情況進行分析判斷，最後確定壹個采購結算計劃。時空采購結算計劃的計算模型是可以定制的，可以在現場與用戶確定需求，更貼近用戶的計劃要求。
采購計劃審批：當形成采購結算計劃後，要交付公司相關部門或人員進行審批，只有獲得審批後的計劃，才是系統允許實施的計劃；
進貨勾兌結算：在采購結算單據中，可以按采購計劃進行結算、按采購票單逐單結算、進行勾兌結算等。
按采購結算計劃結算：通過“進貨勾兌結算單”調用采購結算計劃中的制定的結算方案，與供應商進行結算； 按金額結算（不勾兌）：在結算時參考雙方往來賬的余額，制定壹個結算額度，而不與商品、單據明細等條件進行勾兌； 自動勾兌：結算時，根據往來余額制定壹個結算額度，系統根據根據單據中填寫的“沖應付款”金額，在未結算的商品明細中進行金額分攤。 按單據勾兌：選擇需要結算的單據，填寫結算金額，系統自動在單據包含的商品明細內分攤金額； 按明細勾兌：選擇需要結算的任意壹筆明細，填寫具體結算金額，系統按照填寫金額結算； 按商品勾兌：指定需要結算的商品，在應付商品明細列表中，按照填寫金額結算； 以銷定結：結算時，根據供應商商品銷售情況分析出可對其進行結算的明細數據供結算。具體根據供應商商品的進貨數量、庫存余額計算出銷售出庫數量作為結算依據。預付往來賬頁：對於有預付款的采購行為，在預付款登記和在采購勾兌結算中使用預付款結算記賬後，都在預付往來賬頁中記錄。
購進往來賬頁：當相關的采購結算單具登記記賬後，在購進往來賬頁中調整相應的往來賬。