1，定期更換
“查找和替換”是Office中最常用的功能之壹。打開“查找替換”窗口，可以看到上面有三個選項卡，分別是查找、替換和定位，其中最常用的功能是替換功能。
分別在“查找內容”和“替換為”中輸入內容，即可輕松實現替換的功能。
如果想實現更強大的功能，可以點擊“更多”，會有更多的選項，比如格式、特殊格式等。
2、格式也可以替換
“查找和替換”不僅可以替換文本，還可以替換格式。打開格式按鈕，可以設置字體、段落、樣式等格式，可以用來實現批量格式替換。“查找和替換”可用於高效排版。
3.使用通配符
如果需要查找的內容相似且有規律，可以使用通配符批量快速查找替換。
“查找內容”選項中使用了通配符。如果要使用通配符功能，需要先選中“使用通配符”復選框。
壹般用“？”替換任意字符，用“*”替換壹個或多個任意字符。
例如:
用“小？班級”找到“壹班”、“二班”等等。
用蒲公英*找蒲公英，蒲公英論壇，蒲公英雜誌，蒲公英門戶等。
4.高級替換功能
在“特殊格式”按鈕中，會出現壹個菜單，具有越來越強大的搜索和替換功能，可以實現更復雜的搜索和替換功能。
需要註意的是，選中“使用通配符”復選框後，“特殊格式”菜單會有明顯變化，可以實現的功能也會有所不同。
這裏，在選中使用通配符復選框後，介紹特殊格式菜單中壹些常用符號的含義很重要:
在“查找內容”選項中:
()表達式
{，}頻率範圍
[]範圍內容的字符
[!]沒有。
l手動換行
13段落標記
在替換為選項中:
p段落標記
\n要查找的表達式
(註:所有符號應為英文。)
我相信每個人都會遇到這樣的情況。將內容從網頁或PDF復制到Word後，最大的麻煩就是排版格式混亂，需要花費大量的工時來重新整理和設置格式，比如CFDA法規或電子藥典。
我們舉個例子，看看如何通過“替換”功能實現快速高效的排版。以剛剛發布的《藥品數據管理規範(征求意見稿)》為例。PDF草稿復制到Word後是這樣的(每壹個子句被分成幾行):
1首先要明白段落標記和手動換行符的區別。
我們通常稱手動換行符為“軟回車”，段落標記為“硬回車”(也就是我們通常的回車)。兩者的區別在於，手動換行符只是壹個段落內的換行符，只是和上面壹樣的段落，而段落標記是壹個真實段落的結尾。
在Word中，段落前後的間距可以明顯區分，兩者的符號是不同的。
在“查找內容”和“替換為”選項中分別選擇手動換行符(L)和段落標記(P)，實現替換功能。
2.替換每個子句中多余的“段落標記”。
解釋
1和()是表達式，也是搜索內容的壹部分。
2.第壹個“！”在[]。代表“非”的意思，後面是壹些常用的中文標點符號，表示壹段話的結束。作為表達式，它不會包含在搜索中。
3.選擇“使用通配符”時，“13”是段落標記，{1，}表示1-多個回車符壹起搜索。替換時只替換expression()的內容，即刪除不以上述中文標點符號結尾的段落標記。
3.單獨的章節
說明搜索從“否”字開始，每隔1-5個字跟著“章”字，加上後面的所有內容，作為第壹個表達式，直到找到下壹個“否”字作為第二個表達式，在兩個表達式前插入壹個段落標記，將本章的標題與後面的子句分開。(查找“section”也是如此)