（1）工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”，壹式三聯，借款人按規定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經項目主管經理簽字同意，再由財務負責人簽字批準後，方可到財務部辦事處辦理借款手續。
財務人員審核簽字後的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤後才能辦理付款手續。
（2）借款人員完成業務後應在三日內到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規定內容，並經主管經理審批後，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據財務制度規定認真審核，審核無誤後，辦理報銷手續。
（3）借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷後低於備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
二、事業單位備用金收回如何做帳
1、備用金領用時：
借：其他應收款XX人
貸：現金
2、備用金收回現金
借：現金
貸：其他應收款XX人
3、備用金收回票據
借：應收票據
貸：其他應收款XX人
三、備用金的支出方式
想要進行備用金支出，通常需要提前申請或者事後報銷。報銷時，需要將發票送到出納的手中，出納再統壹整理進行沖賬抵消。要是想提前支出備用金，需要填制“備用金借款單”，經過審批後可支取備用金。當然事後仍需要取回發票交給出納人員。
需要註意的是，正常企業的備用金有支出限額，也就是支出備用金申請壹旦超出了規定金額，出納是有權拒絕的。當然了，如果遇到特殊情形，申請者可以讓企業部門領導核準再進行支出。