(壹)計劃性
地質工作是壹項寬泛的社會生產活動，點多、面廣、戰線長，野外工程施工與室內研究並舉，與地質工作伴生的除了礦產資源和能源產品外，我們更關註的是非物質產品財富——地質資料。
地質研究與礦產勘探開發工作有其自身的活動規律。地質礦產工作事業單位或企業每年都是有工作計劃的。單位根據地勘費的下達多少，安排地質礦產工作項目，對下屬單位安排地質礦產工作時都是有年度工作任務書的。在計劃經濟年代，地勘費與地質工作任務多數情況下是吻合的。實行市場經濟後，上級按認證後的投資項目，下達勘探開發任務書，有了任務書，地質資料產生的範圍就確定了。地質資料收集的計劃就有依據了。如某企業下達給二級單位：地球物理勘探兩個二維地球物理勘探項目，壹個三維地球物理勘探項目；下達給鉆井公司：15口探井30000米鉆井工作量，20口開發井45000米鉆井工作量；下達給研究院500萬噸儲量研究任務，六個勘探課題研究項目；下達給采油廠50萬噸油氣產量，三個研究課題等。這些任務很具體，地質資料收集計劃就圍繞這個任務書下達的工作量，圍繞它們的地質工作所應該產生的地質資料做收集計劃。有了收集計劃，收集工作就能有的放矢，及時安排地質資料的驗收人員、整理人員、鑒定工作、入館時間和館藏位置，安排復制資金和分發單位，安排匯交計劃和知會利用客戶。
(二)及時性
地質資料收集專職人員應該有時間“節點”意識。地質信息數據和文件材料產生後，首先掌控在單位的科技人員手中，應當在合適的時間內將其收集到地質資料保管部門，避免延誤歸檔和及時提供利用。什麽時間收集才算及時?地質資料產生後，在生產技術或研究人員手中已處理完畢，相關部門組織了驗收或評審形成了驗收意見書、項目評審報告，生產技術或研究人員根據驗收報告或評審報告要求，進行了修改後，就應整理歸檔。
《地質資料管理條例》第十條規定：“地質資料匯交人應當按照下列規定的期限匯交地質資料：
(1)探礦權人應當在勘查許可證有效期屆滿的30日前匯交；
(2)除下列情形外，采礦權人應當在許可證有效期屆滿的90日前匯交：①屬於階段性關閉礦井的，自關閉之日起180日內匯交；②礦權人開發礦產資源時，發現新礦體、新礦種或者礦產資源儲量發生重大變化的，自開發勘探工作結束之日起180日內匯交；
(3)因違反探礦權、采礦權管理規定，被吊銷勘查許可證或者采礦許可證的，自處罰決定生效之日起15日內匯交；
(4)工程建設項目地質資料，自該項目竣工之驗收日起180日內匯交；
(5)其他地質資料自地質工作項目結束之日起180日內匯交。因不可抗力，地質資料匯交人申請延遲匯交，需經批準，方可延期匯交，延期最長不超過180日”。以上是國家要求資料匯交單位匯交資料的截止時間。
匯交單位還需向自己的下級單位、下屬資料室提出上交要求，必然要提前在匯交期限到達之前接收到下屬單位交來的成果地質資料，且留足檢查驗收時間，才能保證自己向國家及時匯交。如中國石化對其下屬分公司要求：
(1)在勘查許可證有效期屆滿90個工作日前匯交地質資料(比全國地質資料館提前60天)。
(2)在采礦許可證有效期屆滿150個工作日前匯交地質資料(比全國地質資料館提前60天)。
(3)縮小勘查區塊範圍時，在勘查許可證變更前90個工作日匯交被放棄區塊的地質資料。
(4)由勘查轉入采礦的，在辦理采礦許可證前90個工作日匯交該礦區的地質資料。
(5)在勘查許可證或采礦許可證有效期內提前終止勘查或采礦活動的，在辦理許可證註銷登記手續前60個工作日匯交地質資料。分公司對其下屬單位還會提前，以便對自己的直屬下級提交的地質資料進行檢查驗收和修改整理，也才能保證總公司對分公司的上交和匯交時間要求。
需要匯交的地質資料，是在單位資料已經歸檔的情況下進行的。最基層的單位收集了地質資料，需要鑒定、整理、復制、歸檔，所以收集地質資料不及時，最終會影響逐級的上交、匯交時間。更會因此影響資料的及時提供利用，指導礦業勘探開發決策部署，使後續的施工工期的時間因此而後延。
研究人員有時為了在第壹時間獲取勘探工程信息，直接與生產現場技術人員聯系，獲取如測井曲線類的由設備設施產生的機出圖件與數據，用以對生產壹線的決策與調度指揮，指導後續勘探與開發或安全生產與施工，等不及走正常程序：歸檔後的印刷分發提供利用。這是地質資料管理中收集與其他檔案收集中的“及時性”的特殊之處。這種特殊處理，極大地方便了現場生產指揮要求，也大大地提高了工作效率。但這種特殊，不應當影響施工項目結束或研究課題結題後正常的地質資料接收與歸檔程序。由於這種特殊解決了“等著歸檔後才能利用”帶來的問題，因為研究和決策人員已經在第壹時間獲取了最急用的數據信息資料，但也因為解決了他們資料利用上的急不可耐的緊迫性，消解了生產技術人員事後歸檔的主動性和及時性壓力，從而延緩按時歸檔的內驅力。這是收集人員應當關註理順的工作細節，及時敦促按時歸檔。
(三)完整性
在歸檔前收集時，地質科技文件材料及數據信息的內容和各類簽章手續應當完整齊全。
在歸檔前收集時，根據地質科技文件材料的成套性，保證件數完整齊全。同壹項地質勘探工作是各類施工工程的有機結合的壹個整體，如壹項鉆探工程，涉及鉆井、測井、錄井、固井、測試、試油等子工程，是由六個子工程組成的壹個相互配合的單井整體工程，每個工作環節都串在壹根鏈條之上，每個工作環節上都有地質科技文件材料或數據信息產生，不能疏漏各個環節上的每壹件文件材料與數據。
野外勘探工作和室內研究工作也是壹個整體，野外取得的資料，到室內進行處理、解釋、化驗、分析。最後根據各類資料綜合分析研究，形成結論式的地質工作成果——地質報告。每壹分項地質工作都是壹個子系統，組成的壹個檔號下的地質資料也呈現系統性，容不得哪個環節“掉鏈子”。系統內的資料不完整，直接影響綜合研究結論的準確性，會使地質工作的全貌，整體記錄因此殘缺不全。
為了控制資料上交的完整性和系統性，壹些礦產企業會在工程合同中列出資料清單。在工程質量驗收時，同時驗收資料的數量。當承擔項目方提交的地質資料在質量和數量上不符合要求時，項目承擔方需要根據項目驗收時驗收組提出的整改要求進行整改，直到地質資料上交的數量和質量滿足驗收要求為止。
以下是地球物理勘探二維項目合同中招標的甲方單位向施工的乙方單位所提出的壹份地質資料清單：
A.成果報告
紙質載體：地球物理勘探成果報告、附圖、附件20份及與其相應的電子文件光盤3份。
B.紙質載體的野外原始記錄、相應的電子文件
(1)野外工作(含方法試驗)原始記錄簿(本)及各種計算簿、成果簿、統計簿(如班報表、檢查工作、基點網工作等)。
(2)野外觀測系統。
(3)測量野外觀測手簿、水文點記錄手簿等原始記錄、計算手簿及有關圖件。
C.儀器原始記錄
(1)紙質載體：各種儀器觀測的原始校驗記錄、性能試驗記錄，原始數據體(光盤或磁帶等)及相關圖紙、照相圖紙、底片等。
(2)儀器班報(紙質載體和光盤電子文件)，原始記錄(光盤或磁帶)，SPS數據(光盤或磁帶等)，現場采集剖面，小折射、微測井記錄及成果等各種野外采集原始資料(紙質載體和光盤電子文件)。
D.綜合性成果資料
(1)資料整理、數據處理和解釋推斷過程中形成的各種記錄、成果數據體、圖表(冊)等(如物探工作中的速度譜、時間剖面、時深轉換以及其他特殊處理剖面等)。
(2)技術階段小結、總結，技術專報，為評審匯報準備紙質載體和光盤電子文件，包括多媒體PPT。
(3)收集的並直接作為本項目依據的資料(紙質載體、電子文本或掃描數據文件)。
E.樣品分析資料(紙質載體、電子文本或數據光盤)
(1)采樣記錄簿及采樣位置平面、剖面圖。
(2)樣品登記簿、送樣清單。
(3)分析、鑒定、實驗、測試成果報告及其數據表、曲線圖、照片、底片及其電子數據等。
(4)內、外質檢報告。
F.管理性文件(紙質載體、電子文本或數據光盤)
(1)成果報告最終評審(鑒定、驗收)意見書。
(2)任務書，招標、投標書，發包、承包書，合同、協議書。
(3)調研報告、立項論證材料。
(4)項目計劃、計劃調整或項目撤銷文件。
(5)設計書及其附圖、設計審批意見書、設計更改申請書及審批意見書。
(6)重要技術措施，有關技術指示、專家建議。
(7)技術會議文件。
(8)質量監理、檢查、驗收文件。
(9)項目預、決算文件。
(10)如果該項目或課題成果獲獎或取得專利，還需上交成果獎申報、評審、獎勵文件，獲獎憑證，專利文件等。
該物探二維項目工程驗收時，驗收組對照上述合同清單中的A、B、C、D、E、F、六條及其小項壹致，那麽，該物探二維項目工程的成套地質資料就是具備相對完整和系統性。其他勘探開發項目的地質資料完整性也可以根據合同要求提供的清單進行驗收，以此確定工程項目地質資料驗收的完整性。